Каким ип нужна касса и как подготовить каталог товаров и услуг для печати наименований в чеке

Кто обязан использовать новые кассы

Кассовые аппараты в 2019 году обязаны применять всё больше предпринимателей, но изменения будут постепенными. Нужен ли кассовый аппарат для ИП, работающих на ПСН и на ЕНВД в новом году? До какого числа нужно подключить онлайн-кассу для ИП на ЕНВД? Кто из плательщиков УСН и ОСНО в 2019 году все ещё может работать без ККТ?

В этой таблице мы собрали информацию по срокам и категориям налогоплательщиков, обязанных установить кассы нового образца.

Новый закон не только установил технические требования к ККМ, но и перечень организаций и индивидуальных предпринимателей, которые по-прежнему вправе не применять кассовый аппарат при расчётах наличностью и картой (статья 2 закона № 54-ФЗ от 22.05.03):

• продажа газет, журналов и сопутствующих товаров в киосках при условии, что не менее половины товарооборота составляют газеты и журналы (учёт выручки по этой группе товаров надо вести отдельно);
• реализация ценных бумаг;
• услуги общепита в отношении работников и обучающихся общеобразовательных учреждений, если они оказываются во время учебных занятий;
• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах (за исключением таких торговых мест, как магазины, павильоны, киоски, палатки, автомагазины, контейнеры и других, обеспечивающих сохранность товара), кроме продажи перечня непродовольственных товаров, утверждённом Правительством РФ;
• продажа в киосках мороженого и безалкогольных напитков в розлив;
• торговля квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином из автоцистерн;
• сезонная продажа овощей, фруктов, бахчевых вразвал;
• разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами, кроме тех, что требуют определённых условий хранения и продажи;
• приём от населения стеклопосуды и утильсырья (кроме металлолома, драгметаллов и драгоценных камней);
• реализация изделий народных художественных промыслов самими изготовителем;
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• вспашка огородов и распиловка дров;
• услуги по присмотру и уходу за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• услуги носильщиков на вокзалах и в портах;
• сдача индивидуальным предпринимателем жилья в наем, если оно является его собственностью;
• аптечные организации, расположенные в сельских населённых пунктах;
• ИП на ПСН по некоторым видам деятельности.

Не применять контрольно-кассовую технику могут также организации и ИП, ведущие расчёты в отдалённых или труднодоступных местностях (кроме городов, райцентров, посёлков городского типа), если эти населённые пункты указаны в перечне, утверждённом региональными органами власти. Кроме того, Приказом Минкомсвязи России от 5 декабря 2016 г. № 616 разрешено вместо онлайн-касс применять старые модели ККТ в населённых пунктах с численностью до 10 000 человек.

Но даже когда деятельность предпринимателя вписывается под эти послабления, они не действуют, если ведётся торговля подакцизными товарами или при применении автоматических устройств для расчётов (торговый автомат). Без каких-либо оговорок наличные расчёты без кассового аппарата предусмотрены только при реализации предметов религиозного культа (религиозной литературы) и оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний.

Отсрочку от ККТ получили ИП без работников, если они оказывают услуги или продают продукцию собственного производства. Работать без кассы эта категория предпринимателей вправе до 1 июля 2021 года. Однако, если ИП наймет работника до этой даты, то в течение 30 дней после заключения трудового договора надо зарегистрировать и начать применять ККТ.

Как выбрать лучшую

Решая вопрос, какую онлайн кассу выбрать для ИП, следует учесть специфику бизнеса и некоторые критерии:

• направления деятельности (торговля в розницу, общепит, оказание услуг);
• особенности торговой точки (стационарная или мобильная);
• способ подключения к интернету (проводной, беспроводной);
• программы, необходимые для товарного учета;
• количество магазинов в сети;
• необходимость в дополнительных устройствах (эквайринге, прикассовых весах и т. д.).

Если ИП занимается продажей алкогольной продукции, касса должна обязательно подключаться к ЕГАИС.

Важно! При выборе необходимо проверить, включена ли данная модель оборудования в реестр ФНС.

Самые простые и дешевые ККТ представляют собой автономные приспособления с черно-белым дисплеем и встроенным устройством для распечатки чеков. Подключение к сети возможно проводным методом, через сим-карту или Wi-Fi. В таких кассах не предусмотрено совместимости с ПО для товароучета, данные вводятся вручную.

Самыми лучшими онлайн-кассами для ИП считаются POS-системы — устройства, собранные на основе фискального регистратора с подключением к планшету или компьютеру. Такие кассы совместимы с различным допоборудованием, имеют предустановленные программы, однако и стоят они достаточно дорого.

Ответственность за нарушение законов о ККТ

Ответственность за нарушение законодательства о применении онлайн-касс регламентируется Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (в редакции от 29.05.2019).

Статья 14.5. Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации либо неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники:

2. Неприменение контрольно-кассовой техники в установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники случаях –влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее десяти тысяч рублей; на юридических лиц – от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и (или) электронных средств платежа без применения контрольно-кассовой техники, но не менее тридцати тысяч рублей.

3. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 2 настоящей статьи, в случае, если сумма расчетов, осуществленных без применения контрольно-кассовой техники, составила, в том числе в совокупности, один миллион рублей и более, –

влечет в отношении должностных лиц дисквалификацию на срок от одного года до двух лет; в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц – административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

4. Применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение контрольно-кассовой техники с нарушением установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники порядка регистрации контрольно-кассовой техники, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка и условий ее применения –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от полутора тысяч до трех тысяч рублей; на юридических лиц – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

5. Непредставление организацией или индивидуальным предпринимателем информации и документов по запросам налоговых органов или представление таких информации и документов с нарушением сроков, установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от полутора тысяч до трех тысяч рублей; на юридических лиц – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

6. Ненаправление организацией или индивидуальным предпринимателем при применении контрольно-кассовой техники покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме либо непередача указанных документов на бумажном носителе покупателю (клиенту) по его требованию в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере двух тысяч рублей; на юридических лиц – предупреждение или наложение административного штрафа в размере десяти тысяч рублей.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Частный предприниматель работает на ЕНВД, оказывает компьютерные услуги местным жителям. Надо ли ему применять ОК?

До 1.07.2021 ЧП на ЕНВД вправе обходиться без онлайн кассы. Но по первому же требованию клиента предприниматель должен давать ему доказательство произведенной оплаты — БСО, (товарный чек, квитанцию).

Вопрос №2. Должны ли использовать ОК предриниматели-таксисты?

С 1.07.2021 да. До этого момента они вправе работать без нее и выдавать БСО сообразно старому порядку.

Вопрос №3. Предусмотрено ли законом льготирование для тех, кто обязан перейти на онлайн кассы?

На данный момент этот вопрос решается, проект по нему находится в стадии разработки. Предполагается, что в скором времени узаконят определенную категорию пользователей, которая будет вправе пользоваться налоговым вычетом при первичной покупке онлайн кассы (до 18 тыс. руб. за одну ОК). Скорее всего, закон коснется только тех, кто работает на ЕНВД либо патенте. Ознакомиться с проектом можно на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов.

Вопрос №4. Если закон не обязывает ЧП переходить на онлайн кассу, может ли предприниматель по своему желанию это сделать?

Да, частный предприниматель вправе добровольно завести кассу, например, с целью контроля, причем регистрировать ее в налоговой службе не нужно.

Регистрируем кассу на сайте ФНС

Что нужно для регистрации

1. Квалифицированная электронная подпись. Если вы сдаете отчетность в госорганы через интернет – ваша ЭП подойдет и для регистрации кассы в налоговой.
2. Договор с ОФД. В соответствии с 54‑ФЗ чеки с онлайн‑кассы в налоговую должны передаваться через оператора фискальных данных. Перед тем, как зарегистрировать кассу, вы уже должны определиться, с каким ОФД будете работать – эту информацию надо указать при регистрации.
3. Личный кабинет на сайте налоговой. Если у вас еще нет личного кабинета, его нужно завести.

Подаем заявление

На сайте nalog.ru перейдите в раздел «Учет ККТ».

Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «Заполнить параметры заявления вручную».

Откроется форма заявления для регистрации онлайн‑кассы, которую необходимо заполнить.

В поле «Адрес установки (применения) ККТ» укажите адрес, по которому фактически установлена ККТ. Его нужно выбрать из справочника ФИАС.

Есть вероятность, что в справочнике ФИАС не окажется вашего адреса – лучше проверить это заранее, до начала регистрации ККТ, на сайте ФИАС. Вы можете пройти регистрацию в том случае, если в справочнике есть хотя бы улица, на которой расположена ваша торговая точка. Если нет даже улицы – подайте в администрацию района заявление о включении помещения в справочник ФИАС.

В поле «Наименование места установки ККТ» укажите тип и название торговой точки, в которой используется онлайн‑касса — например: магазин «Ромашка». Если касса установлена в такси, напишите марку, модель и регистрационный номер машины.

В поле «Модель ККТ» нажмите «Выбрать модель». Введите название вашей ККТ в поле фильтрации и выберите модель из списка. После этого появится поле для ввода серийного номера онлайн‑кассы – его можно посмотреть на корпусе или в паспорте ККТ.

Следующий шаг – в поле «Модель ФН» выберите модель фискального накопителя и введите его номер. Заводской номер накопителя указан на коробке или на самом ФН.

ФНС знает все серийные номера касс и фискальных накопителей. Сразу после ввода номера в поле, ФНС проверит по базе наличие такого номера и не закреплен ли он за кем‑то другим. Если система выдаст сообщение об ошибке – проверьте, правильно ли введен номер. Если номер верный – значит ККТ не включен в госреестр.

В поле «Оператор фискальных данных» выберите ваш ОФД из выпадающего списка. Поле «ИНН ОФД» заполнится автоматически.

В списке ниже галочками отметьте, для каких целей используется ККТ. Для большинства организаций все поля можно оставить пустыми.

В списке есть параметр «Контрольно‑кассовая техника предназначена для работы исключительно в автономном режиме». Если вы используете ККТ в отдаленном от связи месте и 54‑ФЗ разрешает вам использовать онлайн‑кассу без подключения к ОФД, поставьте галочку сразу – потом изменить это будет уже невозможно.

Так выглядит полностью заполненная форма заявления на регистрацию онлайн‑кассы:

Нажмите «Подписать и отправить» — заявление будет подписано вашей цифровой подписью и отправлено в налоговую.

ФНС проверит заявление и, если все верно, присвоит ему регистрационный номер. Обычно на это уходит несколько минут. Информацию о том, что регистрация кассы прошла успешно, вы увидите там же – в разделе «Учет контрольно‑кассовой техники». На странице появится таблица со всеми кассами, зарегистрированными на данную организацию.

Вопрос-ответ

Как еще можно сэкономить на онлайн-кассе?

Индивидуальные предприниматели на ЕНВД и патенте, которые установят и зарегистрируют онлайн-кассу до 1 июля 2019 года, имеют право на налоговый вычет в размере 18 000 рублей за каждый аппарат. Он позволит вам компенсировать стоимость покупки или ее часть за счет уплаченных налогов. Подробнее о налоговом вычете вы узнаете в нашей статье.

Сколько стоит фискальный накопитель?

Стоимость фискального накопителя зависит от срока его действия. ФН на 13 месяцев стоит от 6 000 рублей, на 36 месяцев — от 9 000 рублей. Взять в аренду его не получится — закон требует, чтобы накопитель находился в собственности предпринимателя.

Можно ли бесплатно подключиться к оператору фискальных данных?

Стоимость услуг ОФД оплачивается отдельно. Но иногда она включается в цену аренды аппарата — такая опция есть у Сбербанка и МТС Кассы. Также иногда стоимость подключения к ОФД на один или три года включается в цену кассы при покупке с фискальным накопителем или по акции производителя.

Использование ЭЦП в работе с онлайн кассой

ЭЦП — это аналог личной рукописной подписи, применяемый сообразно закону. Целевое назначение ее — идентификация лица, подписавшего электронный вариант документа. ЧП и организации, которые производят расчеты с населением, сталкиваются с необходимостью использования ЭЦП для онлайн касс в ряде случаев:

• регистрация, перерегистрация ОК;
• изменение параметров кассового аппарата;
• закрытие фискального накопителя;
• снятие ОК с учета.

Если у ЧП, организации уже имеется ЭЦП, которую они используют для заверения электронной отчетности, то еще одну ЭП делать не нужно. Эта же действующая ЭЦП может использоваться для онлайн кассы. Запрещается применять одну и ту же электронную подпись для онлайн кассы и ЕГАИС, поскольку это различные системы.

Порядок таков. На сайте избранного центра оставляется заявка, после чего заявителю отсылают список требуемых документов (СНИЛС, коды статистики, карточка с реквизитами банка и др.), которые следует собрать и представить на рассмотрение. Поданные документы с обращением рассматриваются и проверяются. По окончании проверки документов заявителю выдают ЭЦП.

Критерии выбора онлайн-кассы для ИП

Чтобы определиться, какую кассу лучше выбрать для ИП, необходимо знать критерии поиска оборудования. Выделим главные и сведем их в таблицу.

Ответы на частые вопросы

ᐈ Какие нужны документы для регистрации кассы для ИП?

Для регистрации ККТ необходимо заявление. При его заполнении ИП понадобятся данные:

• ОГРНИП и ИНН предпринимателя,
• наименование и заводской номер ККТ и фискального накопителя
• адрес, где будет работать ККТ
• наименование и ИНН оператора фискальных данных

В процессе регистрации появится еще один документ – «Отчет о регистрации». Это первый фискальный документ сформированный ККТ, его также надо отправить в ФНС.

ᐈ Как заполнить заявление о регистрации ККТ?

Порядок заполнения бланка заявления зависит от варианта его направления в ФНС: это можно сделать электронно или, как и ранее, – в бумажном виде (лично либо почтой).

«Электронный» вариант удобен, если у ИП есть «Личный кабинет» на сайте ФНС, но для этого нужна КЭП (заявление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью).

Для заполнения бланка в бумажном виде воспользуйтесь формой выше и образцом для ее заполнения.

При подготовке «бумажного» заявления нужно учесть:

• бланк заполняется отдельно на каждую ККТ, если их несколько;
• нельзя делать исправления, печатать форму на двух сторонах листа;
• при заполнении на ПК – используется шрифтом Courier New размером от 16 до 18 пунктов (это требование учтено в бланке, который размещен в статье), в пустых ячейках и полях можно не ставить прочерки;
• при заполнении вручную – поля нужно заполнять слева направо (т.е. начиная с самой первой ячейки в поле) заглавными печатными буквами, в незаполненных ячейках и полях ставятся прочерки.

ᐈ Как направить заявление в ФНС?

ᐈ Как предпринимателю получить регистрационный номер ККТ?

Регистрационный номер ККТ выдает ФНС не позднее следующего рабочего дня после получения заявления о регистрации ККТ.

ИП получит регистрационный номер ККМ таким же способом, как было направлено заявление: электронно, лично либо почтой.

ᐈ Как сделать отчет о регистрации ККТ и направить его в ФНС?

Сразу после получения регистрационного номера, не позже следующего рабочего дня, надо провести активацию фискального накопителя: фискальный накопитель вставляется в кассу, подключается питание и устанавливается необходимо программное обеспечение кассы – все эти шаги подробно описаны в инструкции к приобретенной ККТ.

В кассе выбираются необходимая операция («фискализация кассы», «мастер регистрации» или др.) и по шагам вводится запрашиваемая информация:

• Ф.И.О. предпринимателя полностью,
• система налогообложения,
• серийный номер ККТ и фискального накопителя – информация есть в технических паспортах и на корпусе (приготовьте данные заранее),
• регистрационный номер ККТ, который выдала налоговая.

Кассовый аппарат выдаст первый фискальный документ «Отчет о регистрации», сведения их этого отчета: дату, номер документа, фискальный признак – надо направить в налоговую электронно либо в бумажном виде.

Срок направления данных в ФНС: не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера ККТ.

ᐈ Как получить карточку регистрации ККТ?

Карточку регистрации кассы налоговый орган выдаст в течение 10 рабочих дней. Если заявление на регистрацию подавалось электронно – карточка также будет направленна в электронном виде.

При необходимости предприниматель может запросить карточку в бумажном варианте. Для этого надо подать в ФНС заявление в свободной форме. Налоговая направить карточку (как правило, почтой) после получения запроса в течение 5 рабочих дней.

Как выглядит онлайн-касса для ИП

Разберемся, какие типы онлайн-касс представлены на рынке и как выглядит онлайн-касса для ИП.

Автономные кассы. В народе — «автономки». Это небольшие кнопочные устройства, которые функционируют и без подключения к сети. Они работают от аккумулятора, поэтому подходят для точек, где бывают перебои с электричеством. Это самое доступное решение на рынке, но не стоит торопиться покупать автономную кассу. Недостатков у устройства намного больше, чем достоинств:

• Маленький объем памяти и экран;
• У некоторых моделей отсутствуют порты для периферии. Это в том числе лишает предпринимателя работать с маркированным товаром: сканер будет просто некуда подключить;
• Сложная процедура загрузки товаров на кассу.

Автономная касса АТОЛ 90Ф

Ньюджеры. Ньюджер — следующее поколение автономных касс и единственное на рынке бюджетное решение, которое не требует доработки рабочего места под требования законодательства. Ньюджер готов к эксплуатации конечным пользователем «из коробки»: купил, зарегистрировал, включил и начал работу. Личный кабинет ньюджера малофункционален, но эту потребность может закрыть оператор фискальных данных. В личном кабинете провайдера ОФД обычно доступны аналитические отчеты по продажам по каждой кассе.
Ньюджер АТОЛ 92Ф Lite

Фискальные регистраторы или принтеры чеков. Аппараты без монитора или кнопок. Они только печатают чеки и отправляют их в ФНС. Управлять такой кассой можно через программы на кассовом компьютере. Это единственное решение рынка, которое предлагает доработать инфраструктуру до требований 54-ФЗ с сохранением всех существующих программ бухгалтерии и товароучета.
Фискальный регистратор ШТРИХ-М-01-Ф

Моноблоки или смарт-терминалы. Это устройства с сенсорным экраном и встроенным принтером чеков. Размеры моноблоков могут быть как небольшими — немногим больше смартфона, так и походить на планшет с диагональю более 11 дюймов. Такой кассе не требуется компьютер: все операции можно выполнять прямо на ней. Часто на смарт-терминале установлен софт от производителя. Он помогает в ведении учета товаров, дает возможность смотреть статистику продаж и контролировать работу продавцов.
Смарт-терминал Эвотор 10

Модели для торговых автоматов. Это специальные модели для вендинга: они встраиваются в корпус машины и управляются с помощью кассовых программ. В вендинговых аппаратах также могут использоваться облачные кассы.
Онлайн-касса для вендинга ПРИМ-21 ФА

Перед покупкой онлайн-касс изучите эти параметры устройства:

Изменения с 1 июля 2020 года, о которых надо знать

Ранее у ИП и некоторых организаций, оказывавших услуги населению, была возможность не пользоваться онлайн-кассой. Но с начала июля эта льгота перестала действовать. Теперь «умная» касса должна быть у:

• организаций и ИП при продаже билетов (проездных документов) в транспорте, в том числе общественном;
• ИП и организаций на ЕНВД, УСН или ОСНО, предлагающих следующие виды услуг:
  • бытовые и ветеринарные;
  • ремонт, техобслуживание, мойка транспортных средств и места для их стоянок;
  • перевозка пассажиров и грузов;
  • распространение наружной рекламы с использованием рекламных конструкций;
  • размещение рекламы на транспортных средствах;
  • временное размещение и проживание;
  • передача во временное владение или в пользование торговых мест и земельных участков для торговли;
• ИП на ПСН, которые оказывают услуги:
  • парикмахерские, косметические, ветеринарные;
  • ремонт и техобслуживание бытовой радиоаппаратуры, бытовых машин, оборудования и приборов, часов, ремонт и изготовление металлоизделий;
  • перевозка пассажиров и грузов автомобильным, водным транспортом;
  • проведение занятий по физкультуре и спорту;
  • прокат;
  • ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования;
• ИП и организаций независимо от режима налогообложения и количества работников, которые работают в сфере общепита и торговли.

Одновременно появились новые льготы. Без онлайн-ККТ до июля 2021 года сможет обходиться ИП без сотрудников, который продает товары собственного производства, выполняет работы или оказывает услуги. Также онлайн-касса не понадобится организациям, оказывающим услуги в сфере образования, культуры, спорта, если они получают оплату по безналу. Впрочем, иногда она будет нужна, если клиент решит заплатить за занятия банковской картой.

Кому нужна онлайн-касса

Всем предпринимателям и организациям, продающим товары и оказывающим услуги населению. Проще назвать исключения — их и рассмотрим ниже.

• С июля 2017 года обязаны применять онлайн-ККТ все торговые предприятия.
• С июля 2018 года — необходимость распространилась на юрлиц, занимающихся продажей товаров, работающих по патентам и вменённым налогам.
  <liС 1 июля 2019 года обязанность использования онлайн-касс распространилась на владельцев торговых автоматов и многих других, в том числе и ИП, ранее выдававшие БСО, а также ИП на ЕНВД и ПСН без работников, которые продают чужие товары, ИП на ПСН и ЕНВД, которые имеют работников и оказывают услуги населению.

На особом положении пока остаются юрлица, работающие в удалённых и труднодоступных районах (перечень определяется в каждом отдельно взятом регионе), а также физлица, работающие по экспериментальной системе налогообложения для самозанятых (пока только в нескольких регионах).

Но, к примеру, применение новых ККТ для расчётов между юрлицом и гражданами, реализующими товары/услуги по налоговому режиму «налог на профессиональный доход», является обязательным.

Срок установки кассового аппарата

Законодательством предусмотрены следующие сроки установки онлайн-касс:

• До 31 марта 2017 года — все ИП, торгующие алкоголем.
• До 1 июля 2017 года — бизнесмены на ОСН за исключением услуг.
• До 1 июля 2018 года — онлайн-магазины, принимающие платежи в электронном формате, предприниматели на ПСН, ЕНВД с сотрудниками, работающие сферах общепита, торговли.
• До 1 июля 2019 года ИП на ЕНВД, упрощенке с определенными видами деятельности.
• До 1 февраля 2021 года — практически все остальные предприниматели.

Все исключения также прописаны в законе. Разрешается вместо установки новой кассы модернизировать старое оборудование.