Деловые письма в 2021 году: как написать, виды и примеры оформления

Структура и содержание

Сколько вузов и компаний, столько и мотивационных писем, но, как правило, motivationletter, цель которого — стать пропуском в университет, обосновать получение гранта или открыть дорогу к стажировке, строится по стандартному плану.

Часть 1. Введение

Классический подход требует изложить в этом разделе информацию о том, на какую программу и кто подает письмо для рассмотрения

Но если учесть, что соискателей обычно много, необходимо подумать о том, как привлечь внимание к своей кандидатуре, и сделать начало таким, чтобы у комиссии не было шансов отложить письмо, не дочитав его до конца

Добиться этого можно, если использовать:

• короткую историю из жизни, яркое событие, связанные с выбором профессии или направленияобучения;
• цитаты известных людей;
• провокационные и нестандартные суждения, которые удивят комиссию своей оригинальностью, главное — знать меру.

Часть 2. Цели поступления

В этой части избитой отписки о получения новых знаний не хватит — об этом пишет практически каждый соискатель. Основная задача — показать здоровую амбициозность своих желаний, направленных не только на зарабатывание денег в будущем. Правильные с точки зрения большинства приемных комиссий варианты формулировок содержат информацию о том, как студент хотел бы, получив образование, изменить жизнь людей или страны к лучшему, какие новаторские идеи он планирует внедрить, освоив профессию.

Часть 3. Движение к цели

Теперь необходимо показать, что у вас есть план действий, и учеба — его неотъемлемая часть. В этот раздел можно включить информацию о том, как конкретно будет выполняться задуманное, и желательно еще в процессе получения образования, чтобы быстрее приблизиться к желаемому результату. Вариантов несколько: найти работу, создать бизнес-план, начать изучать вопросы инвестирования в свой проект, вступить в сообщество профессионалов или установить деловые контакты с будущими партнерами.

Часть 4. Доказательства возможностей

Эта часть — самопрезентация, демонстрирующая достижения, полученные знания, опыт, успехи. Предоставленная информация должна доказывать, что вы движетесь вперед согласно своему плану, уже сейчас получаете промежуточные результаты, уверенно приближаясь к своей цели.

При этом важно отметить, каких знаний и навыков вам не хватает, что планируете узнать, пройдя обучающий курс в колледже, или став стипендиатом программы. Раздел может содержать автобиографическиеданные

Часть 5. Обучение — средство развития

В этой части мотивационного письма необходимо установить прямую связь с предыдущим разделом, показав, как именно вуз и выбранный курс будут способствовать вашему прогрессу, пополнению багажа знаний. Для этого надо показывать осведомленность о том, какие модули входят в образовательную программу, включать в повествование названия дисциплин, фамилии преподавателей, написанные ими книги или научные труды. Изучив этот раздел, комиссия должна убедиться, что абитуриенту или соискателю интересно учебное учреждение, он знает о его достоинствах, достижениях, профессуре, высоких результатах обучения студентов.

Часть 6. Что я могу дать вузу, чем могу быть полезен

В этот раздел включается информация о личных качествах и талантах, чтобы показать, что помимо хороших результатов в учебе вам по плечу и другие достижения. Например,- можно рассказать о наличии определенных навыков, необходимых для участия в спортивной или культурной жизни университета, в студенческих волонтерских программах.

Часть 7. Заключение

Подводя итоги, можно еще раз кратко подчеркнуть свои достоинства, повторно обратив внимание на мотивацию и заинтересованность учиться в конкретном вузе или пройти стажировку именно в выбранной компании

Важно знать меру, и не скатываться до неприкрытой лести или безудержного самолюбования, стремясь представить себя как идеального студента/кандидата — мечту любого вуза/предприятия

При составлении текста важно учитывать лингвистические особенности языка, на котором он пишется. В английском, немецком или французском есть немало устойчивых выражений, особенных формулировок

Хорошо бы перед отправкой мотивационного письма показать его носителям языка, чтобы в случае необходимости внести изменения.

Содержание обращения

После выбора организации, отвечающего за конкретные обязанности, начинаем писать. Обращение должно начинаться со ссылки на Положение: «Согласно пункта Положения об Управлении, в функции Управления входят надзор за соблюдением того или иного вопроса». Здесь следует указать конкретный вопрос, за который отвечает это Управление.

Далее необходимо заявить на несоблюдение или Ваших прав. Потом следует отыскать статью закона и указать в обращении. Каким образом отыскать его? С помощью поиска в интернете. В нашем государстве действует множество разнообразных законов и подзаконных актов. Скорее всего, существует закон, который раскрывает ваш вопрос.

Если нарушаются права в коммунальной сфере, например, отключили водоснабжение на три дня подряд. Набираем в поисковике запрос «Закон о предоставлении коммунальных услуг». И появившемся списке результатов находим Правила предоставлении коммунальных услуг и Жилищный кодекс РФ. Или в магазине отказываются принимать купленный товар обратно. Находим «Закон о торговле».

Также можно воспользоваться системой Консультант плюс через всемирную паутину.
При нахождении закона регулирующего ваш вопрос, и что именно из этого закона было нарушено, можно продолжать писать содержание вашего обращения. Оно будет приблизительно в такой форме: «В силу ч. 1, п. 2 ст. 2 Закона «О предоставлении в собственность земельных участков» земельные участки выделяются бесплатно молодым семьям, возраст каждого из супругов в которых на подачу обращения о предоставлении земельного участка не превышает тридцать пять лет». Составляя документ так, заявитель обозначает нарушенное право.

Следующим моментом будет указание ваших интересов. То есть, необходимо расписать попунктно.

“На основании вышеизложенного просим:

1. Предоставить бесплатно земельный участок.
2. Дать ответ на данное обращение в срок, установленный законом”.

Нахождение службы, отвечающей на нужный вопрос

Для начала следует выяснить службу или организацию, в функции которой входят те или иные обязанности. Когда письмо отправлено не тому адресату, то орган может перенаправить ее для рассмотрения в соответствующую организацию. В этом случае срок рассмотрения обращения увеличивается на тридцать дней

Поэтому важно направить обращение в соответствующую организацию. Каким образом находить, лиц в чьи обязанности входит тот или иной вопрос?

Нужно учесть, что в стране действует 3 системы власти: федеральная, областная (краевая) и местная. О принципах и порядке разделения полномочий указано в Законе о разграничении полномочий.

В стране действует много законов, которые приняты разными уровнями власти. Например, в Московской области действуют одни законы, а в Краснодарском крае другие, но принятые на этом уровне законы не могут вступать в противоречие с федеральными законами. В случае противоречия местного нормативно-правового акта федеральному закону, местный НПА отменяется, а физические и юридические лица имеют право осуществлять свои права по федеральному закону.

Поэтому при обращении в какие-то организации и органы, для начала следует выбрать систему органа власти. Когда вопрос не относится к международному праву и дипломатии, то это компетенция местной власти.

Вся информация о работе органов государственной власти размещается в сети интернет, в том числе службы и отделы администрации. В соответствующих разделах веб-сайтов выложены правовые акты об отделах и управлениях. В них расписаны функции и задачи соответствующих структурных подразделений.

Подача и рассмотрение жалобы в администрацию

Подать жалобу в администрацию можно несколькими способами.

1. Через интернет. Самый быстрый способ. На сайте администрации муниципального образования заполняется специальная форма. Ответ придет или на адрес электронной почты, или на почтовый адрес, указанный в жалобе.
2. Посредством Почты России – направляется заказное письмо.
3. Лично через канцелярию администрации. Уточните на сайте график приема документов и не забудьте захватить документ, удостоверяющий личность подателя жалобы.
4. Кроме того можно на личном приеме у руководителя администрации обозначить свои претензии и «вручить» жалобу (но тоже через канцелярию).

Мнение эксперта
Новиков Георгий Яковлевич
Юрист-практик с 6-летним стажем. Специализируется в области гражданского права. Большой опыт в экспертизе документов.

Если жалоба осталась без удовлетворения? Можно направить жалобу в прокуратуру, губернатору, а также рассмотреть вопрос о возможности подачи административного иска.

Уточняющие вопросы по теме

Моя канализационная труба проходит в земле через двор соседей. Есть документы, техусловие. Соседи требуют, чтобы я убрала эту трубу.

Вы можете согласится с требованиями соседей или отказать им. В последнем случае принудить вас что-то сделать они смогут только через суд, при наличии соответствующих оснований. Обращение с жалобами в администрацию в этой ситуации не поможет.

В центре населенного пункта вырыли котлован под стихийную свалку.

Напишите жалобу по этому образцу.

В нашем дворе соседи держат большую собаку на цепи без вольера, она иногда срывается, что делать в таких случаях

Для начала напишите жалобу участковому.

Нахожусь в статусе детей-сирот. И стою в очередь на жилье с 08. 12. 2008 г. Мне 20 лет и жилье до сих пор не выдано. Посоветовали обратиться в администрацию города, для начала. Позже в прокуратуру и суд. Скажите, как правильно составить письмо в администрацию

Вам нужно обращаться не в администрацию, а в управление социальной защиты. Узнайте ситуацию. После этого можете готовить иск в суд. В прокуратуру смысла обращаться в этой ситуации нет.

Для начала напишите жалобу в администрацию, обосновав ее возможными неудобствами от соседства с магазином. Потом можно писать жалобы на администрацию в Роспотребнадзор и в прокуратуру.

наш сосед не законно установил сливную трубу со своего участка на общественную дорогу, проходящую вдоль других жилых участков в этом районе. Результатом таких действий стало затопление участков и рамыв общественной дороги.

Напишите на него жалобу и потребуйте возмещения причиненного ущерба.

Я проживаю в многоквартирном доме. В доме 4 квартиры в доме 3 собственника, одна квартира по договору соц.найма. Дело в том что у нас конфликт с одним из собственников, они не считаются с соседями и с законами. Собираются перекрывать свою часть крыши не получив на это согласие всех соседей. Что делать в такой ситуации.

Пока он ничего не сделал, а только собирается, сделать вы ничего не можете. Если он совершит неправомерные действия, которые причинят вам ущерб, тогда будете оспаривать их в суде.

Добрый день, соседка установила новый забор внутри частного участка общего пользоания не получив согласия и нарушив нормы СНиП. Могу ли я подать на неё жалобу в администрацию района? И есть ли обоазец написания. Спасибо.

Этот вопрос в компетенцию администрации района не входит. Обратитесь в местную администрацию, к участковому. Если эти меры не помогут, тогда будете подавать иск в суд.

Здравствуйте. Вопрос такой. При строительстве дороги строительная техника повредила асфальтное покрытия заезда на мой участок который делал я за свой счет. Заказчиком этого объекта была Администрация этого района. Как правильно подать заявление (Жалобу) в какой форме? Подскажите

Такая жалоба подается в произвольной форме. Можете взять за основу наш образец. Скорее всего вам предложат решить вопрос с исполнителем работ.

Мнение эксперта
Новиков Георгий Яковлевич
Юрист-практик с 6-летним стажем. Специализируется в области гражданского права. Большой опыт в экспертизе документов.

Добрый день! Наш дом попал под расселение. Застройщик утверждает,что дом признан аварийным,хотя ни комиссий, ни актов мы не видели. Можно ли подать жалобу в администрацию на застройщика? И в какой форме изложить?

Вы можете подать жалобу не только в Администрацию. Но и в прокуратуру Вашего муниципалитета. Кроме того, в данной ситуации можно сходить на личный прием к главе муниципалитета, чтобы обозначить существующую ситуацию.

Жалоба в администрацию города: составление, образец и порядок подачи в 2019 году

Последнее обновление: 12.06.2019

Рассказываем, как правильно составить и подать официальную жалобу в городскую администрацию в 2019 году.

Письмо другу – сочинение-впечатление

Привет, Маруся! Как у тебя дела? Как поживаешь? Что у тебя нового? У тебя произошло что-нибудь интересное?

У меня столько всего интересного произошло. Не знаю даже с чего начать — уж очень много интересных вещей было. Расскажу про самую удачную встречу этого лета. Обязательно жду от тебя ответное письмо. Я сейчас у бабушки на даче, пиши на этот адрес. Укажу обратный адрес на конверте.

Я сейчас такое расскажу!!! Обалдеешь! Это, наверное, самое удивительное, что я когда-либо видел. Это самая невероятная история в моей жизни.

Я вчера видел настоящую летающую тарелку. Честно, я не вру! Настоящая, прямо, как в фильмах. Мы ходили вечером с бабушкой в соседнее село за молоком, там то это и произошло. Мы шли через большое поле. Резко в небе загорелось белоснежное облако. Над нами появилась тарелка. Все небо стало белое-белое, как будто на дворе вовсе и не ночь.

Мы сперва не поверили своим глазам и переглянулись с бабулей. Но нам не показалось — перед нами была настоящая летающая тарелка. Я сфотографировал ее на мобильный телефон, так что я покажу тебе все в школе.

Тарелка была серебристого цвета. Вокруг нее было много горящих огоньков, поэтому она очень ярко светилась. По размеру она была огромная, наверное, как футбольное поле, а может даже больше. Она пролетела над нами примерно за десять секунд, потом просто исчезла, также неожиданно, как и появилась. Бабуля была в шоке, она сразу позвонила всем родственникам и все рассказала. Я тоже маме сразу позвонил. Я в восторге. Это было потрясающе!!!

Наверное, ты мне не поверишь, но это правда! Я теперь я считаю этот день самым удачным. Завтра мы позвоним в передачу про НЛО. Наверное, мы станем звездами. К нам будут приходить из новостей и брать интервью.

Раньше жизнь у меня обычная и непримечательная. Но теперь все изменится — я чувствую. Это история с тарелкой принесет мне удачу! Жизнь наша изменится радикально.

Надеюсь мы скоро встретимся. Я уже жду школьный сезон, очень хочу показать тебе все фотографии. Интересно произойдет этим летом, что-то еще более интересное. Я очень соскучился!

Твой друг Петя.

Координаты отправителя – где их нужно размещать?

Расположите дату непосредственно под адресом отправителя. Последнее нужно указывать внизу страницы. Дата важна по двум причинам:

1. Если вы пытаетесь заставить человека или организацию выполнить задачу своевременно (отправить зарплату, исправить заказ и т. д.), она (дата) даст им временные рамки для работы. Или если вам нужно сохранить копию письма по юридическим причинам, дата абсолютно необходима.
2. Если вы пишете в стиле модифицированного блока, все должно быть отформатировано влево, за исключением даты. При проставлении даты перейдите на центр страницы и поместите дату посередине письма.
3. Поместите запятую между месяцем и годом.

Все эти нюансы будут указывать на то, что отправитель грамотно подошел к задаче об извещении или осведомлении о своей просьбе.

Пример структуры для стажировки

Если вам нужно составить для стажировки мотивационное письмо, пример которого набросан ниже, то вы попали в нужное место. Итак, поехали:

В начале письма ваше имя, место учебы, специализация, на каком курсе и форме обучения находитесь.
«Хочу получить вакансию стажера».
По какой причине хотите устроиться именно в эту фирму.
Что вы можете дать фирме (что умеете, с какими задачами справитесь, какая выгода от вас).
Какой срок стажировки, когда планируете начать

Как вы себе представляете организацию трудового процесса (этот вопрос будет актуален для студента дневного стационара, который физически не сможет находиться на рабочем месте, так как ему в это время нужно учится).
При наличии, предоставить рекомендации.
Выразить признательность за оказанное внимание.
Обратиться с просьбой дать ответ по почте или телефонному звонку, при этом указав номер телефона.
Написать небольшую ремарку: «Если позволите, я позвоню Вам во вторник в первой половине дня. Если Вы в это время будете заняты, то прошу Вас сообщить, когда мне станут известны результаты по моему вопросу».
Вежливо попрощаться.
Подписаться.

Виды деловых писем

К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так:

Принципы разделения деловых писем на виды

Вид 1. По тематическому признаку. Содержание письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения, рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций.

Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:

• Гарантийные письма.
• Письма-инструкции.
• Информационная корреспонденция;
• Письма-напоминания.
• Письма-уведомления.
• Сопроводительные письма.

Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма.

Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста.

1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;

2. Одноаспектное деловое письмо имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и так далее.

Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.

Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем.

Как вести общение с банком?

Самое важное правило, общение должно происходить в письменном виде, никаких устных переговоров и каждую претензию, каждое заявление или письмо пишите в двух экземплярах и сдавайте в банк под роспись принимающего сотрудника, под входящий номер и следите, чтобы была проставлена дата приема, соответственно все отметки должны стоять на вашем экземпляре;
Не у каждого есть возможность поджать письмо лично в банк, но если все же вы сможете так сделать, то лучше придите в отделение банка и сдайте уполномоченному на прием обращений сотруднику. Так вы сэкономите кучу времени;
Не важно куда вы пишете письма, в банк или Роспотребнадзор, пишите их в распорядительном порядке: заявление, уведомление, распоряжение;
Ведите книжку, в которой вы должны записывать, когда и какой документы вы подали в банк, а также краткое содержание данных документов

Это поможет вам не запутаться в своих же бумагах и так вы ничего не упустите из виду;
Очень важный момент! Если вы обращаетесь в банк в письменной форме, то банк вам так же должен отвечать в такой же письменной форме.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

• вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
• содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
• резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

• используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
• чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
• не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
• избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
• пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
• избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
• проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит

Всегда обращайте внимание на тон послания

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

• «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
• «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
• «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Отправка писем с вложениями

В предыдущих разделах я показал, как отправлять письма в популярных сервисах. В этом разделе мы научимся прикреплять файлы к письму. Это могут быть документы, фотографии, музыка и другие файлы.

Все примеры мы рассмотрим на компьютере в браузере Google Chrome.

Один или несколько файлов

В Яндексе

1. Перейдите в ящик Яндекс по адресу mail.yandex.ru. Нажмите  «Написать».

2. Заполните форму, как мы это делали . Чтобы прикрепить файл, щелкните по иконке скрепки справа от кнопки «Отправить».

3. Откроется окошко, через которое нужно выбрать файл.

4. Щелкните по файлу два раза левой кнопкой мыши, и он автоматически прикрепится к письму. 

5. Чтобы добавить другие файлы, нажмите еще раз на значок скрепки. Откроется окошко для загрузки.

Их можно загружать по одному, а можно, зажав клавишу Ctrl, щелкать левой кнопкой мышки по каждому. Таким образом выделится сразу несколько элементов.

Кликните по кнопке «Открыть» и выделенные файлы прикрепятся к письму.

6. Щелкните «Отправить» и письмо с вложениями уйдет по адресу. Вот в каком виде оно поступит:

В Mail.ru

1. Перейдите в ящик по адресу e.mail.ru.

2. Нажмите на кнопку «Написать письмо» и заполните форму, как мы это делали .

Откроется окошко для выбора. Чтобы добавить один файл просто щелкните по нему два раза левой кнопкой мыши. А чтобы добавить несколько – удерживайте клавишу Ctrl и кликайте по каждому из них. Затем нажмите «Открыть».

Файлы успешно загрузились.

4. Кликните по кнопке «Отправить». Сообщение поступит вот в таком виде:

В Gmail.com

2. Снизу, напротив «Отправить», будет иконка скрепки – щелкните по ней.

3. Откроется окошко для выбора.

Кликните два раза левой кнопкой мыши по файлу для его загрузки. Или клавишей Ctrl и левой кнопкой выберите несколько файлов, а затем нажмите «Открыть».

4. Щелкните по «Отправить» и сообщение с вложением уйдет по адресу.

Вот в каком видео оно поступит:

Много файлов (папку)

В предыдущем пункте мы рассмотрели, как отправить один или несколько файлов. Сейчас я покажу, как переслать много файлов. Например, более 30 фотографий или большой пакет документов.

Чтобы не добавлять каждый файл отдельно их можно запаковать в архив. Тогда получится всего один файл, внутри которого будут находиться все нужные данные. Таким образом можно пересылать целые папки.

Мы рассмотрим архивацию (добавление в архив) двумя способами:

• через программу WinRaR
• через архиватор 7-Zip

Используйте ту программу, которая установлена на вашем компьютере.

Если нет ни одной, скачайте и установите 7-Zip с официального сайта. Это бесплатно.

WinRaR

Щелкните по папке с нужными файлами правой кнопкой мыши. Выберите пункт «Добавить в архив».

Откроется окошко с настройкой сжатия. Я рекомендую в пункте «Формат архива» установить переключатель на ZIP, так как этот формат будет открываться без дополнительных программ.

Также можете применить дополнительное сжатие в пункте «Метод сжатия», что немного уменьшит размера архива.

Нажмите OK, и архив будет создан рядом с папкой.

Если его открыть, внутри будет нужная папка с файлами. Теперь зайдите в ящик и прикрепите архив к письму, как мы это делали .

7-Zip

Откройте каталог с нужной папкой. Щелкните по ней правой кнопкой мыши, выберите 7-Zip – Добавить к архиву.

Появится окошко с настройками архивации:

• В пункте «Формат архива» рекомендую установить «zip», чтобы архив без проблем открылся на компьютере получателя.
• Чуть ниже можно задать уровень сжатия.

Полученный файл-архив отправьте по почте как обычный вложенный файл.

Призыв к действию

После того, как основная часть письма готова — сформулирована ваша точка зрения и подкреплена фактами, нужно написать шаги к решению проблемы. Возможно, будет достаточно даже того, что вы проинформировали людей благодаря своему письму. Но вы можете предоставить читателю выбор и возможность поучаствовать в решении проблемы, например:

• Напишите название организации или сайта, где можно узнать больше информации.
• Укажите номер телефона представителей власти или, к примеру, благотворительного фонда.

Не бойтесь писать! Большинство редакторов будут только рады получить хорошо написанное письмо, заставляющее других задуматься. Такие тексты намного интереснее бесконечных пресс-релизов, обезличенных и сухих.

Фото — unsplash.com

Составление делового письма

Структура

Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.

Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).

Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.

Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма

Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.

Обращение

Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».

Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.

Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.

Заключение. Вежливое завершение письма.

Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Стиль и форма

• нейтральную и надличностную форму изложения письма;
• термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
• конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Требования

1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
2. Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
4. Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Как написать любовное письмо

Конечно, любовное письмо должно состоять из ваших собственных слов и выражать чувства, которые находятся в вашем сердце.

Но бывает сложно описать эти чувства так, чтобы они лучше и правильно выразились в письменной форме.

Несколько идей, которые помогут вам:

1. Чтобы любовное письмо было эффективным и значимым, оно не должно быть длинным. Оно просто должно быть искренним, конкретным и подлинным.

2. Помните о цели при написании своего любовного письма. Подумайте о том, что вы хотите выразить, и что вы хотите, чтобы ваш партнер чувствовал при чтении этого письма.

3. Старайтесь не использовать любовное письмо для каких-либо скрытых мотивов или манипулятивных целей. Это письмо должно быть посвящено вашему партнеру и вашим позитивным чувствам к нему или к ней.

4. Начните свое любовное письмо с цели.

   Пусть ваш любимый человек почувствует в начале письма, что вы пишете для того, чтобы выразить свою любовь и благодарность.

   «Сегодня утром мне очень захотелось написать тебе, так как меня переполнили глубокие чувства любви и благодарности за то, что ты моя жена».

5. «Я вспомнил о нашем первом свидании, когда мы прогуливались парком вдвоем, о том, как я сразу почувствовал связь с тобой, о твоей любви к детям».

6. Опишите подробно, что вам нравится в парне (девушке).

   Теперь вы можете показать своему партнеру, что ваша любовь основана на качествах, которые вы видите в нем или в ней. Поговорите в своем любовном письме о некоторых из этих качеств и о том, что они значат для вас.

   «Ты самый добрый, самый сострадательный человек, которого я когда-либо знала, и несмотря на то, что ты великолепен, ты никогда не заставляешь других людей чувствовать себя униженными».

7. Насколько вы стали лучше благодаря своему партнеру?

   После перечисления некоторых из удивительных качеств вашего партнера, дайте ему или ей знать, как вы изменились в лучшую сторону благодаря этим его(ее) качествам.

   «Твое сострадание и доброта сделали меня более любящим, терпеливым и чутким. Твоя честность часто становится моим балластом, когда я теряю хладнокровие».

8. Подчеркните свою приверженность.

   С помощью любовного письма сообщите своему любимому человеку, что вы с ним надолго. Ваше обязательство твердо, как и ваша любовь.

   «Я так сильно тебя люблю и не могу представить свою жизнь без тебя. Я хочу быть с тобой всегда».

9. Закрепите.

   Когда вы напишите свое любовное письмо, скажите своему парню или девушке то, что отражает силу ваших чувств.

   «Каждое утро, когда я просыпаюсь и вижу твое лицо рядом, я знаю, что в мире все в порядке. Ты — любовь всей моей жизни, и ты делаешь меня более счастливее, чем я мог себе представить».

   Если вам нужно больше вдохновения, дальше несколько примеров и стилей любовного письма.

Зачем писать мотивационное письмо на работу

При рассмотрении кандидатов на вакансию, работодатель ориентируется на образование, опыт и мотивацию. Это фундамент, позволяющий соискателю, при высоком качестве этих составляющих, претендовать на любую престижную и высокооплачиваемую должность.

С помощью такого письма вы:

• убедите, что лучше других подходите на вакансию;
• покажете готовность работать и имеющийся опыт;
• объясните пользу для компании, если выберут вас;
• раскроете себя как личность, а не набор полезных навыков.

Сотрудник компании — не просто человек, который выполняет рабочие функции, а единомышленник, товарищ и командный игрок.

Как регистрировать письма и обращения в банке?

• В первую очередь для регистрации письма вам необходимо обратиться в канцелярию данного  банка, или найти секретаря, если не того ни другого нет, то обратитесь к любому из работников, они или сами примут ваше обращение или направят вас к соответствующему специалисту, которые обязан его зарегистрировать. Если вам отказывают, то требует, чтобы вам дали письменный отказ;
• На вашем экземпляре письма или обращения, сотрудник принимающий ваше письмо должен поставить: входящий номер, дату приема, свою фамилию, имя и отчество, а также подпись;
• Можно не писать собственноручно 2 одинаковых заявления, напишите одно, а при подаче в банк, попросите сотрудника снять с вашего обращения копию и уже на данной копии проставить все отметки и передать ее вам, также на копии должна стоять отметка «копия верна», инициалы и подпись заверившего копию лица;
• Бывают случаи, когда банк отказывается принимать ваше обращение, в таком случае вам нужно отправить обращение письмом по почте.