Организация бюджетирования на предприятии

Виды бюджетов

Существует несколько классификаций видов бюджетов предприятий, сгруппированных в зависимости от конкретных целей классификации. Зачастую, мы можем столкнуться с различными группировками.

Например:

• натуральные и натурально-стоимостные бюджеты, включающие в себя, прежде всего, бюджеты натуральных объемов производства;
• бюджеты доходов и расходов, отражающие доходы и расходы предприятия, структурированные по видам и экономическому содержанию;
• бюджеты движения денежных средств, отражающие источники поступлений и направления расходов денежных средств.

Или

• бюджет-брутто — финансовая система построения бюджета, при котором доходы и расходы предприятия представляются в развернутом виде;
• бюджет-нетто — финансовая система построения бюджета, при которой отражаются только сальдо доходов и расходов предприятия.

Или

• финансовые (основные) бюджеты (бюджет прибылей и убытков (бюджет доходов и расходов), бюджет движения денежных средств, прогнозируемый (расчетный) баланс);
• операционные бюджеты (бюджет продаж, бюджет прямых материальных затрат, бюджет управленческих расходов и др.);
• вспомогательные бюджеты (бюджеты налогов, план капитальных (первоначальных) затрат, кредитный план и др.);
• дополнительные (специальные) бюджеты (бюджеты распределения прибыли, бюджеты отдельных проектов и программ).

Мы же в дальнейшем будем пользоваться наиболее простой и понятной классификацией бюджетов предприятия:

• финансовые бюджеты (итоговые):
  • бюджет доходов и расходов (БДР);
  • бюджет движения денежных средств (БДДС);
  • прогнозный баланс — бюджет по балансовому листу (ББЛ).
• операционные бюджеты:
  • бюджет продаж;
  • бюджет прямых материальных затрат;
  • бюджет управленческих (административных) расходов;
  • бюджет коммерческих расходов;
  • бюджет прочих расходов.
• вспомогательные бюджеты:
  • бюджеты налогов;
  • инвестиционный бюджет (бюджет капитальных затрат);
  • бюджет движения кредитных ресурсов.
• дополнительные бюджеты:
  • бюджеты распределения прибыли;
  • бюджеты проектов.

Итак, фактическая цель бюджетирования – разработка итоговых форм бюджета, данные которых позволят получить четкую картину текущей и будущей финансовой ситуации на предприятии с точки зрения оценки трех важнейших показателей: прибыли, остатков денежных средств и результатов финансовых потоков.

Почему именно эти показатели являются важнейшими?

Прибыль позволяет оценить, насколько выгодна нам деятельность фирмы и какова рентабельность бизнеса.

Остаток денежных средств отвечает на вопрос, сможем ли мы в каждый планируемый период расплатиться с кредиторами, выплатить заработную плату, заплатить налоги, и остаются ли свободные денежные средства для дополнительных вложений.

Результаты финансовых потоков необходимы для оценки величины дебиторской (сколько денежных средств нам будут должны) и кредиторской (сколько фирма будет должна) задолженности, каковы будут остатки материалов на складах, какова ликвидность баланса, а также провести прогнозную оценку финансового состояния предприятия.

Таким образом, итоговыми формами, которые нам необходимо получить в результате бюджетного процесса будут являться:

1. бюджет доходов и расходов (БДР);
2. бюджет движения денежных средств (БДДС);
3. прогнозный баланс.

По принятой нами классификации – это основные бюджеты, которые и являются одними из основных результатов бюджетного процесса. Все остальные бюджеты необходимы для составления этих трех основных бюджетов и служат источниками информации для них.

Рассмотрим итоговые формы бюджетного процесса более подробно.

Бюджет доходов и расходов (БДР – прогнозный отчет о прибылях и убытках). Рассчитывают прогнозные значения: объема продаж, себестоимости реализованной продукции, коммерческих и управленческих расходов, расходов финансового характера (проценты к выплате по ссудам и займам), налогов к уплате и др. Большая часть исходных данных формируется в ходе построения операционных бюджетов.

Важнейший результат данной формы – прогнозная величина прибыли и оценка рентабельности предприятия.

Следует учесть, что суть БДР сходна с формой 2 приложения к балансу предприятия «Отчет о прибылях и убытках». Основное отличие в том, что приложение к балансу имеет жестко регламентированную форму, обязательную для отчетночти предприятий. Форму БДР мы можем составить произвольно, как правило, увеличивая количество статей, тем самым, делая бюджет более детализированным.

Состав статей БДР определяется в зависимости от необходимой для предприятия степени детализации.

БЮДЖЕТ ПРОДАЖ

Бюджет продаж относится к вспомогательным бюджетам. Он предназначен для отражения информации о запланированном объеме сбыта, цене реализации единицы продукции и планируемом доходе от продажи каждого вида продукции. Зачастую в бюджет дополнительно включают раздел «График поступления денежных средств» с информацией о планируемых сроках получения денежных средств от реализации.

График поступления денежных средств необходим, если компания может реализовать товар и получить за него выручку в разные отчетные периоды, что не редкость при использовании системы оплаты «авансовый платеж – окончательный расчет».

Обычно планирование осуществляют для календарного года с дальнейшей детализацией по кварталам, месяцам и другим отчетным периодам. В планирование бюджета продаж могут быть вовлечены многие структурные подразделения компании: коммерческий отдел, договорной отдел, отдел сбыта, отдел маркетинга, отдел продаж, экономический отдел, отдел бюджетирования и др.

Порядок формирования бюджета продаж и контроля за его исполнением

Этап 1. Разрабатывают регламент бюджетирования, в котором должны быть определены ответственные структурные подразделения, сроки предоставления информации, сроки формирования бюджета продаж, формы и рекомендации по его заполнению и др.

Этап 2. Собирают данные о состоянии рынка сбыта, его конъюнктуры; анализируют конкурентов (включая потенциальных), их ценовую политику, преимущества и недостатки; оценивают собственную конкурентоспособность и финансовые возможности потенциальных покупателей.

Этап 3. Собирают данные о заключенных и планируемых к заключению договорах на поставку выпускаемой продукции (оказание услуг, выполнение работ).

Этап 4. Собирают данные о фактических объемах реализации предшествующих периодов.

Этап 5. Формируют бюджет продаж на календарный год с детализацией.

Этап 6. Собирают информацию об имеющихся условиях оплаты (или планируемых условиях оплаты в случае еще не заключенных договоров) за товары, услуги или работы.

Этап 7. Формируют График поступления денежных средств как составную часть бюджета продаж.

Этап 8. Ежемесячно (еженедельно, ежеквартально, ежедневно) контролируют исполнение бюджета в части объемов реализации (в натуральном и стоимостном выражении), исполнения покупателями/заказчиками условий заключенных договоров.

Этап 9. Составляют отчет об исполнении бюджета продаж, чтобы выявить отклонения плановых показателей от фактических (как правило, отчеты исполнения бюджетов формируют на ежемесячной основе).

Этап 10. Корректируют бюджет продаж на основании отчета об исполнении бюджета (в случае значительных отклонений фактических показателей от плановых).

Замечания

1. Бюджет продаж можно назвать первым шагом в системе бюджетирования, так как с этого документа начинается любое планирование.
2. На основе информации бюджета продаж формируют остальные операционные планы.

Рассмотрим пример оформления бюджета продаж с детализацией по кварталам (табл. 1).

Раздел «Прогноз продаж» содержит данные о прогнозных объемах продаж каждой номенклатуры выпускаемой продукции (в натуральном и стоимостном выражении) с учетом планируемой стоимости реализации единицы продукции.

В разделе «График поступления денежных средств» представлены сведения о планируемых сроках поступления от покупателей или заказчиков денежных средств за отгруженную продукцию. В данном случае поступления планируются в месяце реализации, то есть условия оплаты не предполагают предоплаты.

Методический этап работ

1. Разработка методологических документов (планирование)

Результат этапа — Подготовлен пакет методологических документов по формированию и консолидации плановых бюджетных данных.

1.1. Обследование

Состав работ — Анализ существующих и требуемых стандартов бюджетирования и отчетности, уточнение рамок проекта и подхода к его реализации.

Результат этапа — Уточненный план работ.

1.2. Разработка стандартов плановой отчетности

Состав работ — Разработка состава форм отчетности и KPI. Разработка бюджетного классификатора, аналитических справочников и форм плановой отчетности.

Результат этапа — Проекты форм отчетности, бюджетного классификатора и аналитических справочников. Комплекты форм бюджетной отчетности и «Методики заполнения плановой отчетности».

1.3. Разработка методики консолидации бюджетных данных и регламента годового планирования

Состав работ — Определение алгоритмов консолидации и статей внутрихозяйственного оборота для исключения. Определение сроков и ответственных за формирование бюджетов.

Результат этапа — Проект методики консолидации бюджетных данных и регламента годового планирования.

Состав работ — Определение дальнейших шагов системы по совершенствованию системы управления подготовка презентационных материалов.

Результат этапа — Рекомендации по совершенствованию системы управления, презентация результатов этапа.

3. Разработка и согласование методических рекомендаций по сбору фактических данных

Результат этапа — Рекомендации по формированию данных об исполнении бюджетов.

Состав работ — Описание экономического содержания бюджетных статей для заполнения фактических данных, разработка форматов и структуры форм план-факт отчетности.

Результат этапа — Рекомендации по предоставлению данных об исполнении бюджетов, альбома форм план-факт отчетности.

Технологический этап – разработка автоматизированной системы (АС)

4. Проектирование АС и согласование дизайн-проекта

Состав работ — Проектирование состава и структуры приложений, форм ввода и импорта данных, расчетов и отчетов.

Результат этапа — Согласованный дизайн-проект автоматизированной системы.

5. Настройка и тестирование АС (подсистемы «Бюджет» и «Консолидация»)

Состав работ — Настройка справочников, форм, отчетов, алгоритмов расчетов плановых данных и консолидации. Тестирование и обучение пользователей системы.

Результат этапа — АС, готовая к проведению бюджетной компании 2007 года, обученные пользователи системы.

7. Документирование АС (подсистемы «Бюджет» и «Консолидация»)

Состав работ — Написание «Инструкции пользователя» и «Инструкции администратора».

Результат этапа — Документация на подсистемы «Бюджет» и «Консолидация».

8. Настройка и тестирование АС (подсистема «Факт») 

Состав работ — Настройка справочников, форм, отчетов, шаблонов загрузки данных, алгоритмов расчетов и консолидации. Тестирование системы.

Результат этапа — АС (подсистема «Факт»), сданная в опытную эксплуатацию.

9.Опытная эксплуатация АС (подсистема «Факт»)

Состав работ — Проведение опытной эксплуатации системы в рамках процедуры сбора факта, доработка документации на систему.

Результат этапа — Передача системы в промышленную эксплуатацию.