Чек-лист встречи с клиентом: от подготовки до проведения

Холодный звонок: Три составляющих успеха

Учитывая преимущества и ограничения телефонного общения, а также влияние различных каналов передачи информации выделяем ТРИ основных составляющих, из которых и складывается результативный холодный звонок:

1. ПОДГОТОВКА	2. НАСТРОЙ	3. ТЕХНОЛОГИЯ
Рабочее место и атмосфера Цель звонка База контактов Информация о клиенте Скрипты и другие шпаргалки	Моя миссия Визуализация своих целей Рефрейминг Телесные техники	Этапы телефонного разговора Техники установления контакта Техника работы с возражениями Техника назначения встречи (4 шага)

Любое действие, нацеленное на результат, должно быть тщательно спланировано и подготовлено.

Подготовка к холодному звонку

Спланируйте 1-2 часа в день на холодные звонки, организуйте пространство, создайте атмосферу.

Четко определите для себя цель, которую вы должны достичь благодаря вашим холодным звонкам!Например, Цель: Назначить 3 встречи.

Подготовьте необходимые материалы для холодных звонков:

• Стол, стул, тишина — обстановка, располагающая к деловому общению.
• База клиентов.
• Ежедневник или планер, ручка, телефон.
• Сценарии разговора: скрипт холодного звонка, основные возражения и контраргументы.

Настройтесь на успех:

• Расслабьтесь и в то же время будьте энергичны. Азарт увлеченного игрока — лучшее состояние для начала работы с клиентом.
• Улыбайтесь.
• Визуализируйте вашу Цель — см. Урок 1. Системный подход в агентских продажах: целеполагание, планирование, анализ.
• Помните, что вы не проситель, а сотрудник крупной иностранной компании, и у вас для клиента есть ценное выгодное предложение. — см. Урок 10. Работа с внутренними ограничениями
• Говорите уверенно и доброжелательно.

Хотите звучать уверенней? Наденьте хороший деловой костюм, осмотрите себя в зеркале, порадуйтесь своему отражению, говорите по телефону, стоя!

Директор одного страхового агентства в свои годы перед походом к важному клиенту заходила в магазин «Лена», меряла несколько шуб и, почувствовав себя уверенней, шла на встречу с клиентом

Цели и эффективность писем о встрече с клиентом

Целью письма о встрече может являться как организация встречи, так и привлечение внимания клиента к вашему предложению. Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют.

Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “холодных звонков”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма. Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.

Советы, которые увеличат шанс на встречу

Увеличить шанс того, что собеседник согласится встретиться, поможет следование ряду советов: 

1. Не давайте человеку гарантии увеличить его доходы в несколько раз и другие подобные обещания. В наши дни серьезные люди относятся к такого рода словам со скептицизмом.
2. Не употребляйте в телефонном разговоре фразы «Мы бы хотели», «Нам было бы интересно» и так далее. Помните, что любого клиента интересуете не вы, а только он сам. 
3. Сохраняйте живую и естественную речь. Во время разговора улыбайтесь, чтобы речь звучала более позитивно. Говорите немного громче, чем обычно, следите за темпом.

И главный совет – больше практикуйтесь. Чем больше холодных звонков сделаете, тем выше шанс, что кто-то из собеседников согласится на встречу, и тем самым попадет в вашу воронку продаж. 

Организуйте обучение менеджеров по продажам в отделе перечисленным тонкостям назначения встречи, и результат не заставит себя долго ждать. Если вы РОП, обязательно настройте прослушку рабочих звонков ваших сотрудников. Это необходимо для контроля качества их работы и оценки того, насколько действия подчиненных соответствуют правилам грамотного назначения встречи. 

Поиск и назначение встречи с потенциальным заказчиком

Вам следует подумать о каждом этапе общения, ведь:

1. Вы будете источать уверенность. Вы докажете, что и ваше время стоит денег. Ведь если вы всегда доступны и можете прийти в любое время – то собеседник может увидеть в вас беспечного и незанятого человека. Человек, который хочет добиться уважения, должен уважать себя.

2. Этап подготовки сократит ваше рабочее время. Вам следует заранее определить удобное время и комфортное место встречи.

3. Вы упростите работу вашего партнера. Так он получит выгодную встречу без забот о времени и месте назначения. Будьте проще и удобнее – предложите собеседнику несколько различных дат, и вы добьетесь одной из них.

Как эффективно назначать встречи с клиентами

Ниже расписан пошаговый алгоритм общения по телефону с клиентом в холодном звонке:

1. Узнайте всю необходимую информацию. Это очень важный звонок. Вы не должны спешить – основательно соберите всю нужную информацию:

1. Кто главное лицо организации.
2. Его имя и основные задачи на данный момент.
3. Где расположен их офис. Время работы.
4. Сроки работы организации. С кем из ваших конкурентов они сотрудничали

Наша жизнь протекает во времена новейших технологий и социальных сетей, где люди делятся большинством информации.

И, сейчас организации также публикуют свои действия и функциональности на странице социальной сети – достаточно забить название компании в гугл.

Так как ни один человек не желает тратить время на разговоры по телефону, вы должны понимать, кто и за что несет ответственность. Ваш труд будет вознагражден. Это лишь часть методов из авторского бизнес-тренинга холодных звонков Спартака Андриешина из «Московской Академии Продаж», который уже проводится более 7 лет и каждый участник смог преодолеть свои страхи перед звонками.

2. Озвучьте ваш критерий успешности. В чем заключается ваша цель? Что является для вас успешным звонком? В случае, когда вы звоните о назначении встречи – запишите точную дату, время и место переговоров.

Видео о тренинге холодных звонков:

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Этапы холодного телефонного звонка

Как построить разговор с клиентом при холодном звонке от начала беседы до ее завершения:

Всегда помните о цели:

Цель холодного звонка — назначить встречу!

Назначить встречу, это:

• Знать время и дату встречи
• Знать место встречи
• Знать участников встречи
• Обговорить цель встречи
• Получить подтверждение оппонента

1. Вступление

• поприветствуйте клиента
• представьтесь: назовите свое имя и компанию с указанием сферы деятельности
• уточните возможность разговаривать

На этом этапе особенно важна энергетика в голосе, т.к. клиент еще не включился в беседу. Однако именно сейчас он принимает решение, стоит ли разговаривать с вами дальше.

Называйте свое имя четко и ясно! Назвав, сделайте секундную паузу. Вероятность того, что клиент вас запомнит, значительно возрастает!

Часто имею дело со входящими звонками и приходится слушать, как продавец бубнит что-то вроде: «Здрасьте, это иванчпрогаикопыта, удобно говорить»? Избегайте этой ошибки.

2. Установление контакта

• Сошлитесь на рекомендацию
• Используйте информацию, полученную в ходе поиска потенциальных клиентов
• Используйте техники «малого» разговора

4. Договоренность о встрече

• Сообщите, сколько времени займет встреча
• Используйте 4-х шаговую технику назначения встречи

4-х шаговая техника назначения встречи:

Предложите на выбор два варианта времени для встречи, используя альтернативные вопросы (или…, или…), таким образом, вы сместите акцент выбора на время встречи, а не на необходимость самой встречи. Сужайте временной диапазон:

• Вам удобнее на этой неделе или на следующей?
• Давайте на этой.
• В четверг или в пятницу?
• В четверг.
• Утром или после обеда?
• Давайте ближе к вечеру.
• Вам удобней в 17 или 18 часов?

5. Завершение разговора

• Уточните адрес встречи,
• Оставьте свой контактный телефон
• Резюмируйте разговор, т.е. еще раз озвучьте все договоренности
• Попрощайтесь на позитивной ноте

Совет практика:

Когда я говорю клиенту, что заношу нашу встречу в ежедневник, еще раз проговорив время и место, и предлагаю ему также записать мой телефон, имя и время встречи — в дальнейшем клиент во время общения проявляет большую заинтересованность, как будто бы он действительно ждал меня.

Выберите, что, по-вашему, является ошибками при разговоре с клиентом:

• Продолжать разговор более 3-х минут
• Продавать страховку сразу по телефону
• Говорить по телефону, что речь пойдет о страховании
• Передавать инициативу при ведении беседы клиенту
• Говорить в режиме монолога более 30 секунд
• Ссылаться на рекомендации
• Спорить с клиентом
• Называть клиента по имени более 2-х раз
• Использовать сокращения и сложные профессиональные термины
• Извиняться за беспокойство или за звонок

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д

Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем

Образец

Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:

Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

• Прежде всего, благодарим Вас за…
• Спасибо за предоставленную возможность…
• Примите от нас искреннюю благодарность за…

Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

• Извините, нам так неудобно, что…
• Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
• Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число.

• В ответ на Ваш запрос от (дата)…
• В соответствии с соглашением на (дата)…
• Согласно договоренности на (дата)…
• Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

5. Причина (предмет разговора).

В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

• Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
• Нас заинтересовало Ваше предложение…
• В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
• Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
• Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

6. Назначение встречи.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

• 15 марта 2018 года в 14:00.
• Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

• Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
• С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
• Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

• Позвольте поблагодарить Вас…
• Благодарим за желание помочь нам в…
• С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
• Спасибо за…

• С уважением…
• Желаем успехов!
• С благодарностью и наилучшими пожеланиями…

Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.

Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.

Организуйте место

Есть три разновидности локации, на которой может проводиться встреча с клиентом:

Территория заказчика. Например, офис компании, с которой вы хотите сотрудничать. Этот вариант для подготовки самый сложный, так как от вас практически ничего не зависит. Лицу, проводящему переговоры, чаще всего в такой ситуации приходится действовать по обстоятельствам и импровизировать. 
Ваша территория. Офис вашей компании, кабинет руководства или специальный зал для переговоров

Важно подготовить помещение, в котором ни вас, ни ваших собеседников никто не будет отвлекать. Переговоры начинайте только после того, как все участники встречи зайдут в комнату

Ни в коем случае не приступайте к обсуждению в коридоре или холле. 
Нейтральная локация. В зависимости от уровня переговоров, это может быть как обычная кофейня, так и крупный конференц-зал, взятый в аренду на определенный срок. Точно не стоит назначать встречу в ресторане – разделяйте деловую встречу и прием пищи. 

Независимо от того, какой вариант вы выберете, локация для переговоров должна быть не многолюдной и тихой. Лучше всего позвонить клиенту накануне встречи и поинтересоваться у него, в каком месте ему будет удобнее встретиться с вами. Обязательно прислушивайтесь к мнению ЛПР и не настаивайте на своем варианте, если в этом нет острой необходимости. Назовите удобную для вас дату и время, но так, чтобы у собеседника не было особого выбора, и создавалась иллюзия того, что он сам выбрал. Например: «Вам комфортнее встретиться в среду в 12:00 часов или в пятницу в 15:00 часов?»

Преодолейте страх перед отказами

Не начинайте звонить с мыслью, что вам все равно сейчас откажут. Если вам отказал один клиент, это не значит, что то же самое сделают остальные. Ваше дело звонить и уверенно разговаривать, интересоваться клиентом и пытаться найти к нему подход. Вы замечали, что если вы делаете несколько звонков подряд, не прерываясь, в каждом следующем ваш голос звучит увереннее. Но стоит вам сделать перерыв, настраиваться на звонки приходится заново.

Роман Павловский
Бизнес-тренер

Как преодолеть страх перед отказами – начать звонить и практиковаться. Все страхи существуют только в нашей голове. Ничего страшного, если вам откажут, это нормальная практика. У начинающего риэлтора будет больше отказов, чем у опытного. Воспринимайте это как тренажер. Отказали – задуматься почему, исправить это в следующем разговоре. Многие боятся изначально и ничего не делают. Так ничего не поменяется.

Николай Лавров
Руководитель Жилищной программы «Переезжаем в Петербург»

Агенты, научившись хорошо описывать свою услугу в первом предложении, думают, что потенциальный клиент должен сразу растаять и влюбиться в их гениальное предложение. А оппонент автоматически говорит: «Спасибо, но сейчас мне это не нужно». И вот здесь срывается большинство звонков, так как агент не пытается работать с этим возражением, уверенный в том, что уже после ТАКОЙ самопрезентации человек может отказаться тогда, когда это ему действительно не нужно. На самом деле, это интуитивная проверка собеседника на профессиональные качества. Когда агент грамотно отрабатывает любое первое возражение, конверсия согласия клиентов возрастает с 1 до 10 из 100.

Телефонные переговоры сложнее живых тем, что ты не видишь собеседника, не видишь его невербальной реакции, которая зачастую гораздо более откровенна, чем слова. С другой стороны, и собеседник вас не видит. Есть несколько секретов звонков.

— Потренироваться перед зеркалом и отработать первые фразы с улыбкой.
— Звонки совершать стоя, так как голос стоящего человека почему-то воспринимается более деловым и звонящий внушает большее уважение.
— Сейчас, после работы гигантского количества всяческих колл-центров, обзванивающих людей по технологии «ковровое бомбометание», люди плохо относятся, когда с ними разговаривают по скрипту. Поэтому мы рекомендуем нашим агентам заучить только первые фразы самопрезентации, а дальше разговаривать от себя, вступая в вербальный контакт с клиентами и налаживая рабочие отношения.

Что нужно взять с собой на встречу с клиентом

Теперь подумайте о рекламных материалах и девайсах, которые понадобятся для переговоров. Что еще должно быть в вашем кейсе либо сумке:

• Ежедневник (органайзер), куда вы будете писать все важные заметки.
• Ручка.
• Личные визитки, которые должны быть емкими и лаконичными.
• Листы бумаги (пригодятся, если вы встречаетесь в кофейне, а собеседник не взял с собой блокнот).
• Бланки договоров, заказов и анкет (потребуются для заключения сделки, если вы правильно презентовали свой продукт).
• Рекламные буклеты и каталоги, чтобы наглядно показать клиенту то, о чем вы говорите и предлагаете приобрести.

Как работать с возражениями клиента

Менеджер еще до звонка должен подготовиться к тому, что с высокой вероятностью у клиента будут возражения. Задача специалиста – аргументированно проработать эти возражения, закрыть их и вывести человека на встречу. Трудностей бывает много, мы рассмотрим самые популярные:

Возражение
Правильное поведение менеджера
Секретарь или другое лицо, поднявшее трубку, отвечает, что нужного человека нет на месте.
Спрашивает, когда лучше перезвонить, чтобы застать лицо, принимающее решение, на месте.
Секретарь спрашивает у менеджера, по какому поводу он звонит и что именно его интересует.
Дает секретарю понять, что звонок очень важен, но при этом не говорит об этом напрямую
Можно ответить фразой подобно этой: «Я звоню по поводу важной информации, которую мне передал Х», где под Х понимается лицо, которое требуется пригласить на встречу.
Клиент не хочет уделять внимание проведению встречи и вместо нее предлагает отправить ему коммерческое предложение на почту.
Объясняет, что он может отправить коммерческое предложение или иную необходимую информацию, но клиенту придется долго в ней разбираться, причем он не сможет разобраться в полной мере. Важно подметить, что всего несколько минут встречи сэкономят клиенту массу времени.
Клиент говорит, что у него сейчас нет времени на разговоры, потому что он занят.
Сообщает, что понимает и не собирается задерживать клиента, но обязательно спрашивает время, когда он сможет перезвонить для повторного предложения.
Клиент сообщает, что у него уже есть партнеры/поставщики, с которыми ему удобно сотрудничать, и в новых он не нуждается.
Просит уделить немного времени и выслушать предложение, которое с большой вероятностью окажется выгоднее условий, на которых клиент работает с нынешними партнерами или поставщиками.
Клиент проявляет заинтересованность в финансовой части вопроса, прямо или завуалированно выражает недовольство стоимостью предложения.
Сообщает о том, что ассортимент предложений достаточно широкий для того, чтобы в нем нашлись позиции, способные в полной мере устроить клиента в плане стоимости
Нужно только встретиться, чтобы подробно рассмотреть эти варианты.
Клиент сообщает о том, что в данный момент его не интересуют услуги компании, либо проявляет излишнюю нервозность.
Не настаивает на дальнейшем ведении разговора, однако обязательно спрашивает собеседника о том, можно ли перезвонить ему позднее, например, через несколько дней или недель, и если можно, то в какое время.. Понимание того как отвечать на перечисленные возражения, придаст менеджеру уверенности в себе и увеличит шанс того, что даже изначально не настроенный на разговор клиент, согласится организовать встречу

Большую роль здесь играют действия продавца, его подача и речь, поэтому одной из задач каждого менеджера должно быть постоянное обучение и самосовершенствование

Понимание того как отвечать на перечисленные возражения, придаст менеджеру уверенности в себе и увеличит шанс того, что даже изначально не настроенный на разговор клиент, согласится организовать встречу. Большую роль здесь играют действия продавца, его подача и речь, поэтому одной из задач каждого менеджера должно быть постоянное обучение и самосовершенствование.

Какие ошибки чаще всего допускают во время встречи с потенциальным клиентом

Все торговые агенты, которые проводят личные переговоры с покупателем, время от времени совершают промахи. От них не застрахован даже самый опытный продавец. Вот самые распространенные ошибки:

1. Раньше времени презентовать продукт или услугу, минуя стадию налаживания контакта и выявления потребностей клиента. При этом человек понимает, что ему пытаются «впарить» бесполезную вещь и испытывает раздражение.
2. Не готовить план беседы, надеясь сориентироваться на месте. Если менеджер не захотел составить скрипт встречи с клиентом, диалог будет не конструктивным, с большими паузами на обдумывание вопросов. В итоге разговор затянется надолго.
3. Не видеть главную потребность собеседника и обсуждать второстепенные нужды, которые мелькнули в разговоре. Подобные беседы похожи на игру в испорченный телефон. 
4. Не слушать говорящего и игнорировать его позицию. Таких людей воспринимают как самолюбивых и прессующих клиента, чтобы получить личную выгоду. Обычно покупатель избегает долгосрочного общения с подобными партнерами.
5. Не завершать переговоры должным образом. Многие менеджеры после беседы прощаются и всё. Они уверены, что дело сделано и следующий шаг – отправить клиенту УТП на свой продукт. В действительности, чтобы добиться результата, нужно обговаривать и контролировать все дальнейшие действия – встречи, звонки и заключение договоров.
6. Выказывать недовольство своему партнеру по поводу отказа, опоздания, того, что встреча с клиентом перенесена и т. п. Люди неохотно поддерживают деловые связи с «обвинителями» и теми, кто торопит их при первом же знакомстве.
7. Часто звонить для подтверждения переговоров (чтобы зря не выходить), навязчиво напоминать о встрече и др.
8. Опрометчиво предлагать собеседнику, готовому к покупке, льготные условия сделки (скидки, бонусы и т. п.). Часто неопытные продавцы переоценивают свои возможности и обещают золотые горы, лишь бы продажа состоялась, чем нарушают ценовую стратегию компании.

Способы назначить свидание мужчине

Чтобы первой пригласить мужчину на свидание, нужно преодолеть страх первого шага. Оценить ситуацию, наличие ответной симпатии со стороны потенциального партнера. Есть несколько вариантов назначения встречи.

Способы приглашения:

1. Вербальный: беседа при личном общении, звонок по телефону.
2. Письменный: записка, открытка, смс.
3. Дистанционный: сообщение в социальной сети либо при помощи третьего лица.

Как сказать о свидании вслух

Вариант для самых смелых и уверенных в себе девушек. Если нет зажатости, психологических барьеров, то лучше выбрать такой. Личный разговор практически не оставляет недомолвок. К тому же, внимательный человек почувствует, как настроен собеседник, его эмоции по отношению к ситуации. Если парень соглашается на встречу через силу, не желая обидеть даму, то это будет заметно.

Приглашайте мужчину на свидание наедине. Лишние свидетели смутят обоих. Вызовут пересуды среди знакомых или коллег. Улучите минутку, когда избранник окажется один.

Телефонный звонок хорош тем, что собеседник не будет вас видеть, а значит не заметит смущения. На звонке стоит остановиться, если вы склонны к вегетативным проявлениям эмоций, таким как покраснение кожных покровов, появление испарины, непроизвольные движения, невротические проявления.

Письменное приглашение для застенчивых

Вариант в виде записок и писем удобен, если женщину страшит отказ. Либо в случае, когда девушка лучше излагает мысли в письменном виде, а при встрече боится растеряться и сказать мужчине что-то не так.

Сообщение в социальной сети также относится к письменной форме приглашения на свидание, если, конечно, вы не решили остановиться на голосовом варианте. Облегчит задачу заранее налаженный в интернете контакт с собеседником.

В любом случае, мессенджеры дают возможность репетиции. Послание можно переписывать много раз, даже отредактировать после отправки. Текст получается взвешенным, выверенным. Но затягивать не стоит. После многочисленных редакций пропадет желание отправлять его вовсе. Способ удобен также тем, что письменный отказ от свидания воспринимается менее болезненно. И при личной встрече к этой теме лучше больше не возвращаться.

Если решились задействовать третье лицо, то выбирайте надежного человека, которому доверяете. Идеально, если кандидат сам изъявляет желание помочь. Заранее обсудите, что будет сказано объекту ваших симпатий, чтобы не попасть в конфузную ситуацию, не быть понятой превратно.

Цель первого разговора с кандидатом

Запомните цель первого разговора с потенциальных бизнес-партнёром: договориться о месте и времени встречи. Вот такая короткая и конкретная цель. Именно в этом и заключается качественный и профессиональный подход при назначении встречи: научиться договариваться только о месте и времени встречи, а уже при личной встрече говорить о деле. Это порядок является очень важным звеном в общей системе. Использование слов при приглашении действительно критично, поэтому обязательно следуйте проверенной методике, предлагаемым примерам. Любое отклонение будет уменьшать вашу эффективность, и ухудшать результат. Чтобы повысить эффективность назначения встречи по телефону, необходимо соблюдать несколько простых правил.

Первая рекомендация: «О встрече договаривайтесь по телефону».

Продумайте гардероб

Внешний вид менеджера играет большую роль во время переговоров. Человека встречают именно по его одежде и в целом стилю, и неосознанно мнение о внешнем виде ассоциируется у клиента с компанией, которую представляет менеджер

Вот почему важно уделить внимание гардеробу: 

• универсальный вариант – деловой костюм с галстуком, рубашкой или водолазкой;
• женщинам тоже стоит присмотреться к костюму, либо к сочетанию блузки с юбкой;
• в одежде должно быть удобно – дискомфорт может повлиять на результат беседы;
• откажитесь от кричащих красок, нестандартных и чрезмерно креативных нарядов;
• уложите волосы, если они длинные;
• позаботьтесь об ухоженности ногтей на руках;
• женщинам стоит отказаться от яркого макияжа – он должен быть нейтральным;
• приведите в порядок обувь, при необходимости используйте сменную пару обуви;
• откажитесь от дешевых аксессуаров и бижутерии – лучше будет вообще без них. 

Идеальный наряд для встречи должен выглядеть серьезно, придавать человеку уверенный вид и при этом не отвлекать внимание ЛПР от переговоров

Для наглядности

Ваш первый телефонный разговор может даже стать ловушкой для вас: часто начинающие менеджеры, решая вопрос, как договориться о встрече с клиентом, за разговором забывают о целях звонка. Рассмотрим такой пример:

«Доброго времени суток, Степан Викторович! Вас беспокоит Александр Мелехин из компании N. Наша компания занимается рекламой. За годы работы в этом деле мы произвели свыше 150 успешных рекламных кампаний. Я полагаю, вы и ваша компания заинтересованы в уменьшении затрат на рекламу? Давайте назначим встречу и обсудим подробности».

А клиент отвечает: «А что конкретно вы можете для нас предложить? Можете рассказать подробнее?»

Это не самое удачное продолжение разговора. У вас еще недостаточно информации о клиенте, но и оставить его без ответа вы тоже не можете. И поэтому вы все же начинаете рассказ об оказываемых компанией услугах.

И тут клиент снова продолжает: «Любопытно. А можно поинтересоваться, как конкретно оно работает?»

В этот момент и проявляется разница между опытным и неопытным менеджером. Первый приложит все усилия, чтобы перевести разговор в плоскость назначения встречи. Неопытный начинает выкладывать все козыри до тех пор, пока не услышит примерно следующее:

«Должно быть, для некоторых компаний это эффективно, но нам такое не подходит».

Не узнав о клиенте практически ничего и выложив информацию о себе, можно убедить его только в том, что в ваших услугах он не нуждается. И уже ничего нельзя с этим сделать, так как клиент владеет большей информацией. А звонок предполагался для того, чтобы пригласить его на встречу. Но в дальнейшем вы с легкостью сумеете избегать подобных ситуаций, используя метод, который носит название «уступ».

Не узнав о клиенте практически ничего и выложив информацию о себе, можно убедить его только в том, что в ваших услугах он не нуждается.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

• получение заказа / оплаты;
• принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
• согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!».

It would be better if you let me know at least about the date in advance.

I look forward to your reply.

Читать дальше: Бесплатное консультация юриста по телефону 24 часа

В данном виде письма для запроса некоторой дополнительной информации могут также использоваться и другие фразы, например:

Английский вариант

Русский вариант

I would be grateful if you could write me exactly where your office (factory, company, the restaurant we are meeting at) is located

Я был бы Вам благодарен, если бы Вы могли указать точное расположение Вашего офиса (завода, компании, ресторана, в котором мы встречаемся)

I would be grateful if, in your reply, you could write me how to get to your office

Я был бы Вам признателен, если Вы в Вашем ответе напишете мне, как добраться до Вашего офиса

I would be grateful if you could recommend a good hotel to me

Я был бы Вам благодарен, если бы Вы порекомендовали мне хороший отель

I would be grateful if you could tell me the distance from the airport to the city center

Я был бы Вам признателен, если бы Вы могли сообщить мне расстояние от аэропорта до центра города

Письмо-отказ от встречи (Letter declining invitation)

Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена.

Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п.

Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Как правильно завершить встречу с клиентом и составить отчет о ней

Итак, вы провели беседу и не смогли заинтересовать потенциального партнера. Как быть? Попробуйте назначить дополнительную встречу и уточните, что бы он хотел узнать еще? Так вы побудите человека еще раз вспомнить ваше предложение. Вы же получите очередной шанс заключить с этим клиентом сделку.

Если разговор прошел удачно, сделайте попытку уточнить, не пора ли заключать договор. Если видите, что рановато, не упорствуйте, просто назначьте следующую встречу.

Кратко повторите важные моменты, которые вы обсуждали, и то, о чем договорились, чтобы все отложилось в памяти. Не стоит намеренно тянуть время, беседа с клиентом должна быть лаконичной

Поблагодарите собеседника за уделенное внимание перед тем, как попрощаться. Это нужно сделать обязательно, даже в случае отказа от покупки.

Какую роль играет составление отчета о проведенных переговорах? Менеджер фиксирует течение встречи с помощью коротких тезисов в своем блокноте. Это позволяет быстро записать всю важную информацию, чтобы обсудить ее с руководителем и сослуживцами.

Чаще всего встречи с покупателем проходят следующим образом: продавец приходит на беседу и разговаривает с будущим партнером. По возвращении в офис он обдумывает все, что сказано, при этом упуская много значимых нюансов, которые по дороге просто выветрились из памяти. В итоге менеджер теряет 50 % информации, которую мог бы своевременно внести в отчет. Конечно же, начальство недовольно.

С позиции руководителя отдела продаж подобные отчеты позволяют оценить работу продавца. Лучше всего использовать такой порядок: после встречи с клиентом менеджер пишет отчет и оглашает результаты на планерке, а начальник делает вывод и оперативно формулирует задание по каждой встрече, намечая краткий план на будущее.