Каким должен быть фирменный бланк организации или ип: правила оформления, образцы

Правила типографики и стиля

Типографика – набор средств, с помощью которых текст становится понятным, интересным, легко читаемым. Цель одна – заинтересовать, стимулировать к прочтению, помочь правильно понять и дочитать до конца. Это набор правил, связанных с использованием шрифтов и других оформительских средств.

Главное — не оформлять текст вручную, что приведет к появлению лишних пробелов, разнообразию межстрочных интервалов, неоднородности шрифтов и пр. В текстовых программах заложены возможности, которые облегчают задачу – стоит использовать их в меру.

Страница делится на три части. Наверху расположена «шапка», где указывается полное название организации. Здесь размещают логотип или товарный знак. Остальной текст «шапки» прописывается мелким шрифтом, должен легко читаться, но не бросаться в глаза.

Главная задача типографики – сделать так, чтобы в тексте ничего не раздражало, чтобы не приходилось перечитывать. Для этого:

• не используйте слишком вычурный шрифт;
• не надо часто менять размер шрифта;
• использовать не более 3-х начертаний шрифтов;
• при смешивании применять контрастные шрифты;
• не использовать фоновые рисунки и фотографии;
• не злоупотреблять подчеркиванием, курсивом, выделением;
• не употреблять только заглавные буквы;
• не забывать оставлять поля слева не менее 20 мм.

Сведения, указанные в «шапке» в соответствии со стандартом, располагаются продольно или в левом верхнем углу.

Пять советов по созданию фирменного бланка

Главное правило при оформлении — руководствоваться характером вашей организации. Подобрали полезные советы — выбирайте, что подойдет именно вам.

Учитывайте специфику бизнеса

Аудиторской компании не подойдет разноцветная заготовка с яркими рисунками, а стилисту — минималистичный дизайн в спокойных тонах. Визуальное оформление должно отвечать стилю бренда и ожиданиям целевой аудитории.

Source: by Paula Rusu

У творческих бизнесменов в арсенале больше инструментов, чтобы выразить характер: вдохновляйтесь готовыми примерами по ваше тематике. Например, барбершоп заменил стандартную шапку листа на стилизованный гребешок, а сомелье «пролил» на бумагу каплю вина.

Раскрасьте

Добавьте немного цвета в деловое общение, чтобы задать тон содержанию.

Предлагаем несколько идей на выбор:

• подумайте, что вы хотите выделить цветом: всю шапку, название бренда или лого;
• используйте яркие контрастные сочетания, если это уместно;
• сделайте контур по периметру страницы: рамка может быть тонкой или жирной, сплошной или пунктирной, яркой или приглушенной, с прямыми или закругленными углами;
• добавьте цвет в футер (нижний колонтитул или «подвал»);
• примените цветовой градиент в шапке или по всему листу;
• подберите цветной фон: он может быть даже темным, главное — чтобы текст на нем легко читался.

Source: by Fusun Cetin Oztan

Добавьте фото или графику

Фотографии больше подойдут творческим брендам, а вот графика — любым видам бизнеса. Возьмите на вооружение такие идеи:

• замените фотографиями верхний или нижний колонтитул;
• разместите зеркальные рисунки или узоры в противоположных углах листа;
• подберите иконки, соответствующие вашему стилю;
• используйте водяной знак: этот прием не «съедает» пространство на странице и придает тексту официальный вид.

Source: by Shwetha A

Работайте с геометрией

Этот экспрессивный прием сразу задает характер, отражает минимализм и лаконичность. Вот как его можно применять:

• создайте наклонную или асимметричную шапку;
• используйте геометрию, дублирующую дизайн вашего сайта;
• «разбросайте» по листу простые геометрические фигуры, связанные с вашей компанией.

Source: by Md Obai Dulla

Не переусердствуйте

Дизайн в первую очередь должен быть функциональным, чтобы не отвлекать внимание от содержания. Помните, что главная цель документа — передать сообщение, а задача визуальных инструментов — ненавязчиво дополнить его

Source: by Sofia Kousar

Как сделать фирменный бланк

Создать шаблон фирменного бланка можно одним из способов:

• Самостоятельно в текстовом редакторе (например, в популярном ворде);
• При помощи специальных программ, в том числе в режиме онлайн;
• Через услуги профессионалов.

Распечатать готовые шаблоны можно впрок большим тиражом в типографии, что обойдется компании в 0,5-1 руб. за экземпляр, или самостоятельно на принтере. В обоих случаях цена будет зависеть от качества бумаги, краски и способа печати (цифровая печать, офсет).

Во всем нужно знать меру, поэтому не стоит гнаться за самым дорогим вариантом. Бланки на глянцевой или слишком плотной бумаге выглядят представительно, но совершенно неудобны в использовании.

В текстовом редакторе

Чтобы самостоятельно сделать бланк на компьютере (например, в программах Microsoft Word или Openoffice Writer), необходимо начать с создания нового документа.

Задаем параметры страницы:

• Формат А4;
• Книжная (вертикальная) ориентировка;
• Верхнее и нижнее поле 15 мм;
• Левое поле 20-25 мм (чтобы документ можно было подшить), правое от 10 до 15 мм.

Далее, создаем шапку. Чтобы ее было сложно изменить, лучше расположить текст в колонтитуле. Наиболее распространено использование только «шапки», то есть верхнего колонтитула, но при желании информацию можно разделить на две части и расположить и в верхнем, и в нижнем колонтитуле.

Печатаем шапку:

1. Логотип, наименование. Для узнаваемости лучше начинать бланк с картинки-логотипа, но если такой нет, придется написать название компании. Сделать это желательно крупным жирным шрифтом (если весь текст будет напечатан шрифтом 12, то наименование можно смело писать шрифтом 18).
2. ИНН и КПП одной строкой, уже маленьким шрифтом (около 10).
3. ОГРН или ОГРНИП следующей строкой (в зависимости от формы юридического лица).
4. Полные банковские реквизиты. Не только номер счета, но и наименование и БИК банка.
5. Контактные данные.

После шапки (или перед нижним колонтитулом) проводим черту в виде сплошной линии по всей ширине листа. Это необходимо, чтобы визуально отделить реквизиты и контактные данные от основного содержания документа.

Титульная страница бланка готова. Остается только разработать стиль для остального документа и придерживаться его при заполнении.

Создание бланка онлайн

Создать свой фирменный бланк можно даже в режиме онлайн. Более того, работать в программах, специально предназначенных для дизайна документов, гораздо удобнее, чем в текстовых редакторах.

Преимущества подобных сервисов заключаются прежде всего в библиотеках готовых решений и шаблонов. Большинство сайтов позволяет создавать бланк не с нуля, а по одному из дизайнов, которой нужно только дополнить собственным логотипом и реквизитами.

Готовый шаблон можно скачать в виде картинки или PDF-документа, или сразу отправить на печать.

Требования к оформлению фирменного бланка

Законодательство не содержит понятия «фирменный бланк», поэтому во многом при создании этой формы компания может придерживаться собственной точки зрения и воплотить любую дизайнерскую идею. Тем не менее, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводится подробное описание требований, которые имеют рекомендательный, а не обязательный характер. Ключевые из них следующие:

1. Текст наносится разборчиво, при этом обязательно наличие таких сведений:

• полное название фирмы;
• адрес – фактический и юридический с указанием индекса и региона;
• организационно-правовая форма (ИП, ООО, ПАО, общественное объединение);
• подведомственность структуры (в случае с бюджетным организациями и органами государственной власти).

1. Формат листа А4 или А5, бумага стандартного качества, белого цвета или с неярким, светлым фоном, цвет которого оставляется на усмотрение дизайнера.
2. Отступы по полям:

• слева, снизу и сверху по 2 см;
• справа 1 см.

1. Если бланк состоит из 2 и более страниц, все они нумеруются – по центру свободного верхнего поля.
2. Бланки могут быть угловыми (в правом или левом верхнем углу) и продольными (по центру или вдоль всей правой стороны), причем к применению рекомендованы угловые бланки, поскольку в этом случае площадь листа используется наиболее экономно.
3. Если бланк предназначен для использования с зарубежными партнерами, а также в субъекте Российской Федерации, в котором наряду с русским используется местный национальный язык, запись в бланке лучше продублировать – для этого создаются специальные формы.

Существуют и другие классификации бланков – нередко такие формы используются не только для организации, но и отдела или конкретного должностного лица, а также для филиала (местного подразделения) компании. Также разделение видов документов связано с их назначением – например, иногда в одной и той же организации создаются образцы фирменных бланков для конкретных документов. Схематично все виды классификации представлены на рисунке.

Оформление бланка: практические рекомендации

С практической точки зрения следует учесть несколько советов, чтобы использование бланка было максимально удобным:

Фоновые изображения на поверхности бумаги применять можно, но если возникнет необходимость отправить документ по факсу, нужно иметь в виду, что они не пропечатаются и могут помешать отражению основного текста.
Опять же с точки зрения отправки по факсу следует учесть, чтобы шрифт был достаточно крупным и читаемым.
Глянцевую и мелованную бумагу лучше не использовать, потому что чернила и синяя печать могут «расползтись» по ее поверхности.
В электронном варианте документа лучше всего вынести всю неизменяемую информацию в колонтитулы (название, контактные данные, платежные реквизиты и т.п.) – чтобы по неосторожности ее невозможно было удалить или отредактировать.

Какие сведения указывают в фирменном бланке

Требования к оформлению документов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Однако применяется этот стандарт в добровольном порядке. Обычно его придерживаются государственные органы и бюджетные учреждения. А коммерческие субъекты, в том числе, индивидуальные предприниматели, могут использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 в качестве ориентира.

Стандарт предъявляет к оформлению документов достаточно жесткие требования: определенный размер шрифта, интервалы между буквами и строками, абзацный отступ, выравнивание по ширине и др.

Что касается титульного листа, то он должен быть оформлен в соответствии с приложением А к Приказу N 2004-ст. При этом предлагается два варианта расположения реквизитов – в углу и продольно по центру.

Верхняя часть титульного листа в обоих случаях занимает 91 мм. Желательно отделить шапку от остального текста чертой или другим графическим элементом. Поля для каждого реквизита распределяются по-разному, в зависимости от типа фирменного бланка – углового или продольного. Ознакомиться со схемой их расположения, а также с примерами шапки можно здесь.

Какие же сведения указывают на бланке ИП? Это открытая информация, часть которой доступна из государственного реестра индивидуальных предпринимателей:

• указание на организационно-правовую форму – ИП;
• полное имя предпринимателя;
• адрес места деятельности (если у предпринимателя нет помещения для бизнеса, т.е. он работает дома или на выезде, указывать место жительства необязательно, потому что эта информация защищена законом о персональных данных);
• контакты для связи (телефон, email);
• сайт (при наличии);
• логотип и торговый знак/знак обслуживания;
• коды ИНН и ОГРНИП.

При желании можно добавить реквизиты расчетного счета предпринимателя, если это не будет сильно перегружать шапку.

Обратите внимание: если документ многостраничный, то титульный лист оформляется только для первой страницы. Остальные страницы распечатывают на обычной бумаге и нумеруют

Чаще всего бланк ИП оформляют на бумаге белого или светлого цвета, но запретов здесь нет. Если для специфики бизнеса это уместно, бланк может быть цветным или многоцветным. Однако цветовое оформление не должно отвлекать от восприятия указанной в документе информации. Стандартный вариант – шапка, где использовано два-три цвета и черный цвет для текста.

Что отображается в документе

Сам документ не имеет унифицированной формы, но в нем обязательно должно содержаться следующее:

• логотип и полное ее название;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• заголовок;
• дата, когда составлен приказ;
• город, где был составлен документ;
• регистрационный №;
• прописана фраза – «В целях оптимизации процесса делопроизводства и обеспечения единобразия при оформлении… (название организации) ПРИКАЗЫВАЮ»;
• текст;
• подпись директора и ее расшифровка.

В самом тексте должны быть указаны примерно такие формулировки:

1. Утвердить и ввести в действие с ..по .. год общий бланк для писем, приказов основной деятельности, служебных записок, а так для прочих видов документов.
2. Документы…(название организации) изготавливать только на бланках, утвержденных п.1 настоящего приказа. Применение других бланков не допускается.
3. Секретарю-делопроизводителю не принимать для согласования, подписания и утверждения должностными лицами …(название организации) проекты документов, изготовленные на бланках форм, отличных от утвержденных п. 1 настоящего приказа.
4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за (собой или другим сотрудником).

Назначение карточки предприятия

Карточка предприятия исполняет роль своеобразной визитки, которую нужно в обязательном порядке предоставить будущим партнерам по бизнесу (контрагентам).

Такую карточку запросит любая фирма при первом контакте с незнакомой организацией, чтобы получить исчерпывающие данные, необходимые для занесения во внутреннюю базу данных или в бухгалтерскую документацию. Это же относится и к транспортным компаниям, которые будет оказывать услуги доставки учреждению.

Если речь идет о предоставлении услуг, то наличие карточки остается необходимым условием, меняется только пакет документации в соответствии со спецификой.

В целом, карточку предприятия нужно предоставить всего один раз, чтобы передать важные сведения об организации, дальнейшие изменения партнеры вносят в личные базы данных. Если происходят какие-либо изменения в данных компании (смена адреса, контактного телефона или расчетного счета), желательно предупредить контрагентов, чтобы они могли своевременно выполнить правки в базе и документации.

Карточка предприятия является основанием выставленных счетов и отправленных товаров, документов, накладных и прочего на имя компании.

Помимо предоставления контрагентам, само предприятие обязано запрашивать подобные карточки у юридических лиц, которые планируют проводить с ним операции по безналичному расчету для выставления счета и оформления сопутствующих документов.

Положение о печатях и штампах в ООО

На законодательном уровне не уделяется должного внимания порядку составления и содержания печати, однако этот недочет можно устранить при помощи составления положения о печатях и штампах в организации. Утверждается указанный документ руководителем предприятия и содержит некоторые особенности оборота атрибутики в конкретной фирме, например, такие как:

1. Отображение на оттиске названия предприятия, места его нахождения, в том числе и на иностранном языке.
2. Возможность наличия других видов штампов — например, в каждом отделе для своевременного оформления необходимых документов. Это очень удобно в том случае, когда первичную документацию оформляет большое количество людей:

• бухгалтерия;
• отдел кадров;
• склад и пр.

Порядок использования всех имеющихся штампов:

• круглая печать изготавливается в единственном экземпляре;
• остальные штампы должны отличаться по форме и содержанию, список документов, на которых допустимо их использование, должен быть четко регламентирован.

Порядок хранения, введения и уничтожения атрибутов.
Указание лиц, ответственных за хранение.
Отображение оттисков печатей и штампов. 

10 простых советов, как сделать бланк привлекательным

С точки зрения дизайна и художественных элементов единых требований не существует и не может существовать. Тем не менее, есть несколько общих советов, которые позволяют оформить бланк более красиво и сделать его привлекательным.

1.      Стремитесь к простоте

С одной стороны, это очевидное требование, хотя на фоне бурного развития современных дизайнерских технологий оно приобретает особую актуальность. Под простотой имеется в виду использование гармоничных художественных мотивов и сочетание небольшого количества (от 1 до 3) цветов. Ошибочно думать, что успех оформления бланка зависит от большого количества элементов или ярких цветов

На самом деле, если обратить внимание на бренды мировых логотипов, их графика в своей основе имеет простые мотивы

Следует учитывать, что и бланк, и товарный знак – это не само содержание, а средство его презентации в наиболее привлекательном виде

Поэтому если применить избыток ярких цветов, рисунков, то сам бланк просто отвлечет на себя все внимание от контента сообщения

К тому же аляповатые расцветки вносят некоторую несерьезность и даже недоверие к фирме – в этой связи не стоит забывать, что этот документ относится к деловой корреспонденции для официального использования.

Вот пример образца фирменного бланка организации с простым дизайном.

2.      Используйте правильный графический редактор

Самые простые и при этом вполне привлекательные бланки можно разработать в обычном приложении Ms Office Word. Тем не менее, существует и множество других программ, которые позволяют эффективно обрабатывать графическую информацию и дают большие возможности выбора дизайна:

• Photoshop;
• Illustrator;
• InDesign.

Словесная формула привлекательности бланка такая: он должен обращать на себя внимание и вызывать желание взять его в руки и прочесть содержание

3.      Расставьте приоритеты

Следует изначально определиться, какая информация должна бросаться в глаза прежде всего и выделять ее всеми возможными методами – более крупным и/или художественным шрифтом, расположением на более видном месте.

В приведенном ниже примере компания хочет выделить свой контактный номер – он напечатан слева крупно, а также товарный знак.

4.      Используйте дополнительные средства индивидуализации

Оригинальность – это всегда эффективное средство для того, чтобы выделиться из общего потока информации. Поэтому использование оригинальной формы, необычного сочетания цветовой гаммы всегда бросится в глаза и создаст более приятное впечатление, чем дизайн традиционной, ничем не примечательного вида.

5.      Оживите рисунок

В потоке ежедневной информации, которая в большинстве случаев имеет регламентированный характер, придание эффекта оживления за счет «очеловечивания» рисунка может оказаться очень плодотворной идеей.

6.      Не забудьте о своем бренде

Разумеется, бланк должен либо напрямую содержать товарный логотип, либо быть похожим на него своими мотивами: цветом и комбинациями графических элементов.

7.      Не экономьте на бумаге

Если чересчур экономить на бумаге, то имиджевые потери могут составить куда большие издержки. Самый правильный вариант – плотная бумага с равномерной, текстурированной поверхностью. Именно такой лист будет приятно взять в руки.

8.      Добавьте спецэффекты

Любые дополнительные средства оригинальности помогут документу выделиться на фоне прочих. В ход идет сочетание контрастных цветов на поверхности с красивыми узорами.

9.      Уделите внимание выравниванию

Несмотря на то, что в большинстве случаев применяют угловые бланки, правила форматирования текста не столь очевидны

Следует уделить им особое внимание. Можно провести опрос среди сотрудников, насколько удачен тот или иной вариант

10. Не «размазывайте» картинку

Бланк – это официальный документ, а не рисунок, поэтому доля художественных элементов не должна превышать четверти.

Какие данные должны быть на фирменном бланке

​Фирменный бланк является одним из основных документов предприятия, поэтому он должен соответствовать всем нормам и требованиям закона, а также содержать необходимую информацию.

Подобно другим официальным документам, бланк состоит из двух частей. Это «шапочка» и основная часть. Как правило, в «шапке» указываются основные данные об обществе или индивидуальном предпринимателе.

К таким сведениям относят:

• полное название общества или ИП;
• регистрационный номер предприятия. В случае с ООО — это ОГРН, для ИП – это ОГРН ИП;
• на бланке общества с ограниченной ответственностью должен присутствовать код причины постановки. У индивидуального предпринимателя такого кода нет, поскольку он не обладает статусом юридического лица. В отношении ИП действует требование об указании в фирменном бланке налогового номера предпринимателя;
• сведения об актуальном расчетном счете компании. Причем указывать следует не только номер банковского счета, но и наименование банка, и его идентификационный код;
• информация относительно действующего юридического адреса предприятия. Сведения должны быть достоверными и не содержать ошибок. Неправильно указанный юридический адрес может не только вызвать повышенный интерес со стороны контролирующих органов, но и лишить предпринимателя выгодного партнерства;
• помимо адресных данных, которые можно использовать для отправки корреспонденции, следует указывать другие контакты. Это может быть электронный адрес, факс или номера телефонов. Информация должна быть актуальной и соответствовать действительности.

Скачать образец фирменного бланка ООО

Чтобы избежать недоразумений, сведения, зафиксированные в фирменном бланке, необходимо время от времени проверять и при необходимости подвергать корректировке. Помимо перечисленных реквизитов, фирменный бланк предприятия может содержать в себе логотип ООО или ИП.

Для чего нужен фирменный бланк организации

Вести деловую переписку и оформлять приказы можно и без использования специальных бланков, однако их использование говорит не только о солидности компании, но и позволяет создать впечатление солидности и серьезных намерений.

Это своеобразный инструмент, демонстрирующий фирменный стиль компании, что наравне с фирменными визитками и конвертами позволяет создать имидж серьезной организации и надежного партнера.

На бланках такого типа оформляются самые разные документы:

• исходящая корреспонденция;
• докладные записки;
• информационные письма;
• приказы;
• договора и многое другое.

Текстовая составляющая в данном случае важна, но дизайн и оформление такого документа также играет свою роль. По этой причине этот элемент должен выглядеть красиво, оригинально, но без излишеств, при этом все детали оформления желательно оформить так, чтобы их было легко заметить, а адресат мог при этом получить всю необходимую информацию.

Создать бланк можно тремя способами:

Фирменный бланк, образец которого расположен на данной странице, может быть выполнен в любом стиле и содержать любые необходимые вам элементы дизайна, однако при оформлении стоит придерживаться определенных правил.

Учредительные документы

Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ и государственных корпораций, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками), за исключением случая, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи.

Хозяйственное товарищество действует на основании учредительного договора, который заключается его учредителями (участниками) и к которому применяются правила настоящего Кодекса об уставе юридического лица (ст. 52 ГК РФ).

Образцы учредительных документов: скачать

• Устав (казачье общество)
• Устав Акционерного общества (торговая система)
• Устав гаражного кооператива
• Устав местной религиозной организации
• Устав народной дружины
• Устав ООО (строительной компании)
• Устав ООО с единственным участником
• Устав ООО Устав политической партии
• Устав потребительского кооператива
•  Устав профессионального союза
• Устав профсоюза
• Устав публичного акционерного общества
• Устав садоводческого (огороднического, дачного) некоммерческого товарищества
• Устав Товарищества собственников недвижимости
• Устав фонда взаимного страхования СНТ
• Договор об учреждении ООО
• Положение о первичной профсоюзной организации
• Положение о совете директоров ООО
• Положение о совете директоров ПАО
• Приказ о реорганизации предприятия
• Протокол общего собрания учредителей об учреждении ООО
• Протокол общего собрания учредителей ООО по вопросу создания филиала общества

Где заказать и сколько стоит дизайн фирменных бланков?

Услуги по разработке фирменных бланков, или уникального фирменного стиля оказывают рекламно-издательские, полиграфические организации, студии дизайна существующие в каждом городе.

Оформить заказ на создание логотипа и бланка можно удалённо, в том числе у иностранных компаний, для этого требуется составить техническое задание, в котором будет указан род деятельности организации, пожелания к цветовой схеме, цель создания фирменного стиля и другие нюансы.

Стоимость работ, в среднем, варьируется от 3 000 до 50 000 рублей за создание нового логотипа и стиля, чем выше стоимость услуги, тем большее количество вариантов на выбор будет изготовлено дизайнером.

Корректировка существующего фирменного стиля обходится дешевле, в зависимости от технического задания составляет от 2 500 до 5 000 рублей.

Добавить презентабельности обычному фирменному бланку способна печать на плотной дизайнерской бумаге. В типографии можно заказать пустые фирменные бланки, с отпечатанной шапкой и заполнять их самостоятельно с использованием офисной оргтехники.

Выводы

Создать заготовку для деловых документов несложно — проверьте все шаги по нашему чек-листу:

• разработайте корпоративный стиль;
• определитесь со стилем бланка (есть ли здесь место творчеству);
• подготовьте заранее все инструменты: текст для шапки, эмблему, фотографии, графику или иллюстрации;
• выберите подходящий шаблон;
• добавьте в него свои элементы и брендируйте;
• сохраните файл: дайте простое имя (например, «Letterhead») и загрузите в папку на компьютере, где сможете легко его найти.

Маркетолог компании Logaster. Отлично разбирается в веб-инструментах, плагинах и графических редакторах. В своих статьях делится рекомендациями и лайфхаками по работе с этими программами. Отвечает за визуальный контент на сайте. Увлекается фотографией.