Как правильно написать деловое письмо

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Подробнее о реквизитах

Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром». В частности, в бланках всегда должно быть:

• наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
• ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
• адрес (юридический и почтовый);
• номер контактного телефона, номер факса и индекс;
• на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
• номер исходящего послания и дата его составления;
• если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.

Образец письма подружке

Привет, Надюш! Так хотелось написать тебе, пока была в поездке.

Мое лето прошло просто замечательно. Вместе с родителями я ездила на море. Кстати, не помню, а ты когда-нибудь была на море?

Каждый день мы ходили купаться. Ты же знаешь, я совсем не умею плавать. Так вот, папа учил меня плавать. Не сказала бы, что теперь это получается у меня прекрасно, но сдвиги все же есть. Не понимаю, как ты плаваешь на спине?!

Я даже боюсь заходить в воду, а ты так спокойно держишься на ней. Ну вот, из-за того, что я очень часто была в воде, это лето запомнится мне навсегда. А как ты провела свои каникулы?

Очень соскучилась по тебе! Надеюсь, скоро приедешь в гости! Жду ответа! Пока!

Как написать письмо в газету: рекомендации

Письмо в редакцию газеты имеет ряд рекомендаций, которые автору нужно учесть:

Обращение к редактору. Письмо следует начать с обращения, например: «Уважаемый (-ая)…», «Редактору газеты …».
Письмо не должно быть очень объемным. В среднем достаточно 200 слов. В популярных изданиях письмо в 600 слов скорее всего не напечатают, а в местных газетах — вполне возможно. Но в любом случае, у емкого, короткого, информативного письма шансов на печать будет больше.
Главную мысль лучше изложить в начале письма, чтобы редактор, а затем и читатели, сразу поняли, о чем пойдет речь.
Письмо всегда пишется от первого лица.
Вы должны четко понимать, какова цель письма, какой у него посыл и призыв к действию. Что должен сделать читатель после того, как прочитает письмо? Что вы от него ожидаете? Представьте это и включите ответ в название письма или в начало текста.
Письмо,состоящее из 200 слов — это немного, но достаточно, чтобы информативно раскрыть основную идею и представить доказательство в подтверждение своего мнения.
Если Вы хотите написать письмо в ответ на вышедшую ранее статью, то лучше это сделать максимально быстро — в течение 2-3-х дней после выпуска, на который вы будете ссылаться.
Будьте вежливы

Неважно, как сильно вы огорчены или злитесь.Чужое мнение, отличное от вашего, тоже нужно уважать. Все мы разные.
Не будьте слишком многословны — пишите короткими и простыми предложениями.
Проверьте письмо на наличие ошибок.

Письмо в газету: используйте факты

Будьте убедительны. Подкрепите свои мысли фактами и доказательствами — 3-5 аргументов будет достаточно. Придется провести небольшое исследование, но это добавит вам авторитета в глазках читателя. Вы можете использовать такую информацию:

• Статистика, опрос, факты из надежных источников (можно воспользоваться проверенными сайтами в интернете).
• Можно ссылаться на события, которые произошли в обществе.
• Использовать личную историю.
• Изучить события, происходящие в мире, и включить их в текст — подкрепить свою идею.

Знаки препинания

В зависимости от того, в какой именно части предложения располагается обращение, подбираются знаки препинания. Используются точки, вопросы, восклицательные знаки, запятые. Основные правила обособления представлены в таблице.

Где расположено обращение	Знаки препинания	Примеры
В начале предложения	Запятая, восклицательный или вопросительный знак	Кум, когда приедешь в гости? Василий! Срочно на работу! Игорь Николаевич? Я вас не вижу.
В середине	Запятые с обеих сторон	На вас, Алексей Петрович, всегда можно положиться.
В конце	Отделяется запятой перед обращением, после — знак препинания, относящийся к основной части предложения	Вам лучше бы отправиться домой, Антон. Как ваши дела, Марья Алексеевна?

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

• Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
• Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
• Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
• Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
• Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

• Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
• Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
• Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
• Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

• Цвет бумаги: белый.
• Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
• Дата оформления письма – это дата его подписания.
• Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
• Адресат – это организация, подразделение или человек.
• В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
• Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
• Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Кто и куда может обращаться

Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.

По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:

• наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;
• наличие у составителя обращения права обращаться с ним.

Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:

• от физического лица к физическому лицу;
• от физического лица к организации;
• от организации к организации.

Посредством писем-обращений можно:

1. запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
2. донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
3. попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
4. попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).

Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.

Тип обращения

После того, как тема и адресат будут определены, следует задуматься о типе обращения.

Официальное письмо следует писать в том случае, если необходимо:

• Проинформировать адресата. Чаще всего информационные письма направляются от нижестоящих к вышестоящим по статусу адресатам;
• Обратиться к адресату с пробой, что подразумевает дальнейшие действия с его стороны. Так обращаются либо к вышестоящему лицу, либо к равному по должности;
• Дать поручение. Такой тип обращения пригоден исключительно для обращения к подчиненному лицу.

Частные лица, обращающиеся в органы власти, предприятия или иные структуры чаще всего используют форму обращения-просьбы.

Общие рекомендации

Посредством жалобы граждане получают возможность воздействовать на чиновников и должностных лиц, нарушающих их законные права и интересы.

Претензия на некачественное оказание услуг ЖКХ.

Последним это хорошо известно, поэтому иногда достаточно лишь сообщить нарушителю о намерении подать заявление в администрацию. Зачастую таким способом можно добиться справедливости и устранить допущенные нарушения.

При составлении жалобы в администрацию города следует помнить, что она должна быть лаконичной и ясной.

Укажите в обращении данные о лице, нарушающем ваши права, отразите ситуацию и сделайте ссылки на соответствующие нормы законодательства.

Не исключено, что вашу претензию будет принимать уполномоченное лицо изо дня в день разбирающее такие заявления, большинство из которых оформлено неправильно или не доработано.

Если вы ответственно подойдете к этому вопросу и грамотно составите жалобу, специалист обязан будет принять документ к рассмотрению.

Коллективная жалоба также является эффективным инструментом по восстановлению нарушенных прав, поэтому при возможности попробуйте подать в администрацию совместное обращение

Следуйте рекомендациям и обращайте внимание на общие правила, таким способом восстановить нарушенные права не составит труда

Посмотрите видео. Как правильно написать жалобу.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Приветственное слово – зачем оно нужно?

Дайте человеку, к которому вы обращаетесь удаленно, возможность почувствовать себя важным и нужным. «Уважаемый господин/госпожа» работает хорошо, особенно если вы знаете имя человека. С психологической точки зрения, называя имя получателя, вы подсознательно заставляете его «влюбиться» в обращение. Он захочет прочесть текст от начала и до конца, вчитываясь по несколько раз в одни и те же важные для вас моменты. Поместите двоеточие после приветствия и добавьте строку между приветствием и телом письма.

Если вы знаете получателя и, как правило, обращаетесь к нему по его или ее имени, вполне нормально использовать только имя, например, «дорогой Кирилл» или «уважаемая Анна». Язык деловых писем не «бракует» использование персональных имен, наоборот, это считается признаком длительного сотрудничества, когда стороны уже могут перейти на ты, но соблюдают все каноны делового стиля.

Как правильно оформить ответ на жалобу гражданина

За годы работы компаний и государственных органов сформировалась определённая схема, которую необходимо соблюдать, чтобы подготовить грамотный ответ на обращение заявителя.

Рекомендуется действовать по следующей схеме:

• Выяснить, в чьей компетенции находится решение вопроса.
• Если заинтересованных в решении проблемы несколько, остальным участникам предстоит направить копию жалобы.
• Когда выявлено, что обращение направлено не в ту инстанцию, бумагу передают организации, обладающей соответствующей компетенцией по решению подобных вопросов. В этом случае заявителя обязательно необходимо уведомить о выполненном действии.
• Происходит рассмотрение доводов, представленных в обращении. Если требуется, выполняется проверка.
• Представитель уполномоченного органа изучает действующие нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы, отраженные в жалобе.
• Готовится мотивированный ответ в соответствии с нормами законодательства. Дополнительно соблюдаются сроки, установленные законом.
• Подготовленный ответ направляется заявителю и иным лицам, на права которых оказывает влияние вынесенное решение.

Вышеуказанный перечень действий может меняться в зависимости от особенностей рассмотрения обращения.

Видео

Существующие разновидности обращений граждан

Виды обращений, которые лица направляют на рассмотрение, отражены в нормах действующего законодательства.

Выделяют:

Предложение. Документ оформляется, если у гражданина присутствует идея по улучшению работы организации

Документ принесет пользу для получателя письма, поскольку дает возможность обратить внимание на проблемы, выявленные клиентом. Соответствующие документы часто используются для совершенствования норм действующего законодательства или функционирования госорганов.
Заявление

Документ обычно направляют, если необходимо исправить допущенные ошибки или обратить внимание на нарушение прав или интересов конкретных граждан. Дополнительно в заявлении можно отразить оценку качества работы организации или должностного лица.
Жалоба. Документ оформляется, если необходимо защитить права и интересы конкретного лица или целой группы граждан.

Продолжение переговоров в электронных сообщениях

В большинстве случаев ваше первое письмо является лишь вступлением. Реальное разрешение вопроса становится ясным только после нескольких подходов. В данной главе я дам несколько советов, которые позволят вам лучше понять вашего собеседника на основе его ответов, помогут вам настроить свой тон и содержание в соответствии с их ответами или аккуратно перенаправить вопросы таким образом, чтобы лучше соответствовать вашим целям.

Итак, вы получили ответ на ваше письмо. Если вас это устраивает, вы можете отправить простое благодарственное письмо, чтобы закрыть вопрос. Если результат не получен, вы продолжите разговор, но теперь у вас есть несколько важных преимуществ.

Во-первых, ответ на ваше письмо задает тон, и вы должны отразить его в том же виде в вашем следующем письме. Если ответ короткий, вы пишете короткое сообщение. Если они используют неофициальные выражения, приветствие и тому подобное, вы делаете то же самое. Установление отношений похоже на танец, где вы хотите быть хорошим партнером. Во-вторых, фирменный бланк или подпись электронной почты могут содержать полезную информацию, такую как номера телефонов на случай, если возникнут задержки в электронных сообщениях или имя автора, к которому можно обратиться уважительно в вашем следующем письме

Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку

В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг. Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их.

Иногда вы получите ответ, который на самом деле вам не поможет, либо получатель неправильно понял ваше письмо, либо просто некомпетентен дать вам правильный ответ. Всегда неприятно чувствовать, что вас неправильно услышали, но будьте вежливы и настойчивы. Имейте в виду, что неправильный ответ все же лучше, чем отсутствие ответа, потому что это приглашение исправить ошибку и продолжить разговор.

Заключение

Совершенствуя свою способность писать электронные деловые письма, вы повышаете качество общения в деловых кругах и в обществе в целом. Чтобы этого добиться, следуйте трем моим советам:

• Пишите кратко. Когда смысл вашего письма ясен и очевиден, вы помогаете читателю быстрее решить ваш вопрос.
• Сотрудничайте с теми, кому вы пишите. Даже когда ваши интересы не совпадают, вы оба хотите, чтобы переговоры были гладкими и приятными.
• Помните, что получатель – это человек со своими чувствами и целями. Относитесь к нему соответствующим образом, и он вам ответит тем же. Это отношение начинается с понимания, поэтому проведите небольшое исследование получателя прежде, чем начнете писать письмо.

Еще один полезный совет. Если вы почувствуете, что боретесь с письмом, достаньте телефон или другое записывающее устройство и запишите себя, просто произнося сообщение, как если бы вы разговаривали со своим коллегой. Затем послушайте, что вы сказали, перенесите это в поле сообщения и начните с этого. У вас есть голос, а хорошо написанное электронное деловое письмо служит для его усиления и концентрации.

Как писать электронные деловые письма?

Электронная переписка между организациями ведется с корпоративного адреса фирмы или сотрудника

В ряде российских компаний действуют запреты на рассмотрение сообщений, поступающих с «неофициальных» адресов.

Фрилансеру или самозанятому также стоит придать электронному адресу «деловой» вид.

Отправлять письмо с незаполненным полем «Тема» – глубочайшее нарушение деловой этики.

Если сообщение носит официальный характер, то важно настроить подтверждение получения его адресатом.

Формируя ответ, полезно убедиться, что в нем сохранена история переписки. Рекомендуется избегать автоматического обозначения ответа в теме (Re:…)

Лучше отобразить содержание (например, «Ответ по срокам выполнения проекта офиса»). У адресата могут быть сотни сообщений. Найти нужную информацию среди всех «Re:…» — затруднительно.

Мы рассказали, как писать деловые письма, показали примеры и образцы их оформления. Следуя данным правилам, вы сможете составлять любую деловую корреспонденцию в соответствии с принятыми стандартами.

Рекомендуем

Как завоевать и удержать клиента?

Многих волнуют вопросы, как завоевать клиентов или удержать старых заказчиков? В этой статье я изложу проверенные способы привлечь клиентов, дам …

Как стать идеальным работником и получать много заказов?

Многие заказчики станут постоянными клиентами, если следовать простым правилам. Давайте разберемся, как стать идеальным работником, которому будут …

Проработка содержания письма

Основная часть письма должна быть разделена на абзацы с отдельным блоком информации в каждом. Порядок абзацев должен соответствовать логике письма. Вне зависимости от цели и темы письма можно расположить абзацы в такой последовательности:

1. Имя отправителя.
2. Тема письма.
3. Приветствие.
4. Суть письма.
5. Просьба, приказ или вопрос.
6. Подпись, способы связи.

Тело письма начинается с приветствия. По правилам, оно пишется на отдельной строке и представляет собой законченное предложение. Есть стандарты обращения, которые приняты в общении с зарубежными партнерами и с соотечественниками:

• «Уважаемые господа» (Dear Sirs, Gentlemen при переписке с иноязычными контрагентами) – если необходимо обратиться сразу к нескольким адресатам;
• «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа», если необходимо обратиться к одному адресату, но отправитель не знает его имени;
• «Уважаемый » – нейтральное допустимое обращение;
• приставки Miss, Mrs в английском языке используются, если необходимо обратиться к женщине и отправитель знает, каково ее семейное положение. Если об этом отправитель не знает, можно использовать нейтральное Ms;
• всегда более эффективно личное обращение по имени или по имени и отчеству, чем обезличенное «Уважаемые коллеги». Даже если необходимо обратиться сразу к нескольким людям, стоит перечислить их поименно.

Чтобы упростить взаимодействие со своим коллегой, работник должен составлять письмо так, чтобы коллега понял его суть. Для этого необходимо составлять письмо в соответствии с такими нормами:

• в одном письме содержится одно дело. Если одному человеку необходимо задать вопросы или дать поручения по нескольким проектам, лучше написать несколько писем;
• суть письма следует отразить уже в первом абзаце. Открывая письмо, человек должен сразу понимать, о чем там идет речь. Лучше отказаться от долгих вступлений. Исключение из этого правила – письмо, которое содержит новую и сложную тему для собеседника. Тогда можно сделать один вступительный абзац. 

Следующие блок письма состоит из вопроса, призыва или приказа. Их лучше вынести в отдельный абзац, чтобы собеседник мог быстро найти их в письме. Подразумевается, что на письмо не нужно отвечать, если в нем нет конкретного вопроса. Конкретными вопросами могут стать такие формулировки:

• «Давайте обсудим»;
• «Все ли здесь правильно?»;
• «Посоветуйте». 

Если задача имеет дедлайн, то срочность должна быть обозначена конкретными датами или временем. Вместо безликого «Срочно» лучше написать «до понедельника», «до 12 часов». 

Как подать

Жалоба в администрацию может быть подана:

1. Лично. Приемные часы каждого чиновника указаны на сайтах администраций. Заявитель вместе с жалобой предъявляет свой паспорт.
2. Через канцелярию администрации. Обратившийся может принести 2 экземпляра жалобы, один с подписью о принятии оставляет себе.
3. Заказным письмом с уведомлением.
4. Онлайн. На сайтах многих администраций есть специальный раздел для обращений. В Москве, например, «Интернет-приемная» действует на порталах каждого района, округа и города в целом.

Дополнительно предусмотрены устные обращения, например вопросы, заданные в ходе прямых эфиров в СМИ, публичных мероприятий и др. Все же желательно подавать именно письменные жалобы. Такие документы юридически значимы.

Важно помнить! Если администрация не смогла или не захотела решить проблему, жалоба и ответ на нее станут основой для заявления в прокуратуру и судебного иска.

Составление документа

Когда-либо всем приходилось претензии и заявления в различные структуры от собственной персоны, но как написать коллективное письмо?

Особых отличий от любого обращения коллективная жалоба не имеет. Составление документа производится в свободной форме, но лучше представить её в печатном виде, так как чтение рукописного текста может быть неудобно для ознакомления при подписании.

Образец коллективной жалобы можно найти на сайте. Принцип и структуру допустимо взять из единоличного обращения. Так как составить коллективную жалобу может единственный инициатор, при написании следует учитывать отличительные признаки такого обращения:

• Написание ведётся от первого лица множественного числа: «мы», «нам», «хотим». Слово «я» употребляется лишь в индивидуальной жалобе, а в данном случае отправитель пишет от лица коллектива.
• Необходимо указывать всех составляющих жалобу лиц.
• Каждый член коллектива, участвующий в выдвижении требований, должен подписаться минимум на двух образцах коллективного письма.
• Необязательно писать адреса всех участников, но следует указать адрес любого лица из состава коллектива, чтобы заявление не сочли анонимным.
• Контактные данные всех лиц, например, номера телефонов, лучше не включать в реквизиты. Достаточно данных ответственного, который владеет наиболее полной информацией.

Инициатору заявления необходимо иметь контактные данные всех участников коллектива, чтобы в случае проверки он мог предоставить информацию о каждом заявителе.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).

Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.

Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.

Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.

Сроки рассмотрения жалоб

Написать жалобу президенту – полдела, потом придется подождать ответ. Закон отводит на рассмотрение всех вопросов и обращений 30 дней с даты отправки. Подробнее об этом сказано в статье 12 ФЗ № 59.

В официальном ответе должны быть указаны принятое по вопросу решение и меры, которые установлены для устранения поднятой проблемы.

Если вы отправили свою жалобу Почтой России, то к месяцу на рассмотрение добавьте срок, в течение которого доставляются почтовые отправления. Задать вопрос президенту, требующий ускоренного рассмотрения, удобнее через электронный терминал.

Если назначенный срок прошел, но вы не получили ответа, причиной этого может быть ошибка в ваших контактных данных или нарушение установленных правил (например, оскорбления в тексте). Чтобы не допускать промедления, перед отправкой запроса ознакомьтесь со статьей 7 ФЗ № 59 «Об обращениях граждан».

*Важно: При отправке письма через сайт Президента для вас будет зарегистрирован личный кабинет, в котором вы сможете проверять стадии рассмотрения вопроса

Заключение

Все письма лично к президенту или его администрации рассматриваются по общим правилам. В каких-то сложных случаях могут быть исключения, увеличивающие или наоборот, уменьшающие время рассмотрения, а также меняющие формат обращения.

При оформлении письма стоит взвесить такой момент как клевета. Нередко заявители обращаются к президенту не для исполнения своего гражданского долга, а чтобы причинить вред чиновникам, к которым образовалась личная неприязнь. Такие дела могут закончиться уголовным преследованием.

Согласно букве закона Управление Президента РФ при поступлении запроса обязано выполнить следующие действия:

1. Обеспечить непредвзятый и объективный анализ обращения, а при необходимости – пригласить/доставить заявителя для непосредственного участия в рассмотрении заявления.
2. Запросить документы и материалы требуемые для обработки письма в других государственных структурах. Исключение – суды, следствие и дознание.
3. Принять соответствующие меры для защиты интересов гражданина РФ, если были нарушены его права и законные интересы.
4. Дать ответы по каждому заданному в письме вопросу, если первые и вторые не противоречат законодательству.
5. Уведомить заявителя о передачи обращения в прочие органы власти, если ответы находятся в компетенции последних.