Задачи и функции закупочной логистики

Принципы построения закупочной логистики

Если рассматривать базовые принципы, которым подчиняется работа отделов снабжения в компаниях, то в этом случае отмечают:

• принцип планомерности, согласно которому завоз материальных ресурсов должен осуществляться согласно плановым графикам;
• равномерность, что означает доставку сырья по истечению аналогичных периодов времени, благодаря чему обеспечиваются приемлемые условия работы;
• принцип оперативности, согласно которому снабжение предприятия сырьем должно осуществляться в зависимости от изменяющегося на него спроса;
• экономичность говорит о том, что поставки сырья следует осуществлять с наименьшими издержками рабочего времени и денежных средств;
• согласно принципу технологичности закуп и снабжение сырьем необходимо выполнять посредством современных технологий.

КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

Именно такие цели и мысли мы пытались учесть каждый раз, когда меняли схему обеспечения на предприятиях и в торговых организациях. Набили множество шишек, нашли много интересных решений, которые могут быть интересны другим предприятиям, организациям или коллективам внедренцев, работающих на поприще ERP-систем. Идеи, которыми мы можем поделиться, не уместно смешивать в одной статье. Уж больно их много..

Поэтому каждому из этапов мы уделили отдельное внимание, описали свой взгляд в отдельных статьях по более узкой тематике: планированию потребности, тендерным процедурам, поставке и т.д

Суть, задачи и функции закупочной логистики

В организации бесперебойной работы предприятия вопросы снабжения занимают приоритетные позиции. Не имеет большого значения, является фирма производственной или торговой. Поставки сырья и комплектующих изделий столь же важны, как стабильность товарного ассортимента на магазинных полках.

Исходя из этого, можно сформулировать основные цели закупочной логистики:

Минимизация цены входящего продукта, включая расходы на логистику по его доставке. «За морем телушка – полушка, да рубль перевоз» – так говорится в поговорке.
Оптимизация качественных показателей. Из скверного сырья и товар получается соответственным. Как гласит народная мудрость, «дешевая рыбка – поганая юшка».
Выбор надежных поставщиков. Нарушение сроков доставки со стороны нерадивых партнеров может повлечь полный коллапс производства

Купеческое изречение «уговор дороже денег» подтверждает важность выполнения обязательств.
Уменьшение объема оборотных средств. На практике, это означает снижение товарно-сырьевых запасов

Их должно быть ровно столько, чтобы предприятие могло пережить случайный сбой графика поставок. Затоваривание недопустимо, как и дефицит.
Интегрирование в общий технологический цикл. Под ним понимается стремление к согласованности действий всех подразделений. Служба снабжения работает на производство, а не наоборот.

Из поставленных целей формируются задачи закупочной логистики. Они состоят в обеспечении трех условий для нормального функционирования предприятия:

1. Соблюдение экономически обоснованного графика закупок.
2. Соответствие объемов запаса оборотных средств насущным потребностям.
3. Удовлетворительное качество исходного продукта (комплектующих изделий, сырья) при его оптимальной стоимости.

На практике, хорошая работа отдела закупочной логистики выражается в отсутствии проблем во время снабжения производства всем необходимым.

ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок — тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.

Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров – также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем «готовить» поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком

Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

Оценка и мотивация менеджера по закупкам

Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.

Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:

• выполнение плана закупок;
• динамика уровня цен на закупленные товары;
• оборачиваемость закупленных товаров;
• процент выполнения заявок на закупку товаров.

В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.

Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).

Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).

Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.

Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты  взаимоотношений с поставщиками, как:

• соблюдение интересов своей компании;
• конфиденциальность информации;
• честная конкуренция;
• отношение к деловым подаркам от поставщиков.

Существуют следующие мнения о допустимости подарков от поставщиков:

1. Закупщики не имеют права принимать подарки, полученные подарки должны быть возвращены.
2. Закупщики могут оставлять у себя подарки рекламного характера, например, ручки, календари, блокноты и др.
3. Закупщики должны сами решать, является ли подарок знаком внимания, доброжелательности или имеет место попытка коммерческого подкупа.

При любом из выбранных вариантов в компании целесообразно проводить беседы с закупщиками, в ходе которых напоминать им о существовании в компании этических норм, объяснять необходимость их соблюдения.

В качестве иллюстрации важности этической стороны закупочной логистики приведем стандарты закупочной деятельности, сформулированные Институтом управления поставками (США) ( Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок

С. 797. ) :

1. В первую очередь соблюдать интересы своей компании.
2. Быть открытым для советов и консультаций коллег.
3. Осуществлять закупки, учитывая только интересы своей компании и разумно тратя каждый доллар.
4. Активно овладевать знаниями о закупаемых материалах и производственных процессах.
5. Работать честно и открыто, отвергая любые формы взяточничества.
   Демонстрировать доброжелательное отношение ко всем, кто того заслуживает.
6. Уважать и требовать уважения от других к своим обязанностям.
7. Избегать конфликтов.
8. По мере возникновения потребности помогать и консультировать коллег.
9. Сотрудничать со всеми организациями и конкретными людьми, которые призваны повышать статус данной профессии.

Управление логистикой закупок

Логистика закупок, как процесс, разделена на девять основных последовательных операций, требующих управленческого вмешательства. В числе которых:

• Определяется требуемая номенклатура первичных продуктов. Операция производится на основе анализа рынка и производственных спецификаций. В торговле определяются наиболее востребованные товарные позиции, за счет которых формируются приоритеты в ассортименте.
• Формулируются качественные требования к покупаемому продукту: сортность, технические параметры, стандарты. Для торговли – типоразмеры упаковки, марки и другие параметры розничных товаров.
• Решается вопрос о целесообразности изготовления требуемой номенклатуры на самом предприятии или закупки у сторонних поставщиков.
• Производится исследование рыночных предложений с учетом совокупности издержек и рисков.
• Выбираются оптимальные поставщики по многокритериальной системе оценки. Если есть опыт сотрудничества с предприятиями, он учитывается. Составляется или обновляется информационная база компаний, предлагающих номенклатурные позиции. Возможны, а в некоторых случаях и неизбежны, поставки одной и той же номенклатурной позиции несколькими партнерами.
• Осуществляются закупки. Предварительно заключаются договоры и разрабатываются логистические цепи.
• Контролируются фактические параметры качества поставок на предмет своевременности, соответствия указанным техническим параметрам, цене и другим договорным условиям.
• Составляется бюджет закупок. Расчеты уточняются и проверяются по признакам конечной экономической эффективности.
• Создается единая макрологистическая система, включающая все цепи.

В идеальном случае, после проведения перечисленных мероприятий, функции материального обеспечения плотно интегрируются в общую систему управления предприятием.

Методы организации процесса снабжения

На практике применяются следующие методы организации процесса закупок:

1. Метод MRP I или «планирование потребности в ресурсах», в соответствии с которым на начальном этапе определяются объем и сроки производства продукции, а после этого рассчитываются сроки и объем сырья для удовлетворения производственных нужд. Также существует метод MRP II или «планирование ресурсов для производства», где ключевую роль играют расчет прогнозных показателей по спросу на сырье, размещения заказа и управления имеющимися на складе запасами. Такой метод позволяет сократить объем ресурсов на складе, оптимизировать материальные потоки.
2. Метод поставки сырья точно в срок, когда ресурсы доставляются небольшими партиями по первому требованию заказчика. Однако подобное решение способствует тому, что возрастают запасы на складах у поставщика. В целом эффективность закупочной логистики при данном методе не возрастает.
3. Метод компанионального регулирования запасов, который позволяет рационализировать процесс поставки. Таким образом, спрос на ресурсы прогнозируется точнее, а также согласовываются количество и время пополнения запасов сырья на складе. В рамках данного метода огромное значение отводится сотрудничеству между поставщиком и заказчиком.
4. Централизация закупочного процесса в розничных сетях. Здесь речь идет о том, что в зависимости от масштабов компании – производителя процесс снабжения сосредоточен на одном работнике либо на едином отделе по закупкам.
5. Категорийное регулирование закупок. В рамках данного метода каждый вид сырья рассматривается как обособленное направление бизнеса, для оценки которого применяются собственные показатели.

Показатели эффективности закупочной логистики

Оценить эффективность процесса снабжения позволяют следующие показатели:

• исполнение договорных обязательств по поставкам;
• частота поставок, представляющая собой временной интервал между каждой поставкой;
• среднесуточная поставка, определяемая как частное от общего числа поставок и количества дней;
• средний период задержки поставок;
• комплектность поставляемых ресурсов;
• коэффициент синхронности поставок, определяемый делением наименьшего и наибольшего процента соблюдения графика поставок;
• показатель связи между поставщиком и потребителем, который позволяет оценить тесноту связи потребителя с тем либо иным поставщиком;
• комплексный показатель, характеризующий выполнение обязательств по поставке ресурсов с точки зрения обозначенного срока, ассортимента и качества сырья.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям – сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье «Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета».

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей – описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия – значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами – обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Конечно, не для всех работ и производственных процессов мы заранее знаем потребность в материалах. Иногда не возможно на этапе материально-технического планирования определиться с точным объемом требуемых ТМЦ или даже с тем, какие ТМЦ потребуются. Во многих случаях эта проблема решается за счет создания текущего оборачиваемого запаса – небольшого запаса постоянно используемых товаров, которые мы всегда имеем в наличии (на сайте можно найти статьи о пользе нормирования запасов, а также о том, какие виды запасов мы рекомендуем для применения на практике).

Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов – на оборачиваемость, аварийных запасов – на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем «заказы» – электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ

При оформлении заказов крайне важно определиться с источником обеспечения, т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ

В своей практике мы используем 5 источников обеспечения. Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов – запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье о планирование потребности в ТМЦ (заказ ТМЦ и источники обеспечения).

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ – это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях.

Модели организации закупочной логистики и снабжения предприятия

Типовой универсальной управленческой структуры для логистики закупок в настоящее время нет. Вряд ли она когда-нибудь будет создана, так как у каждого предприятия есть своя специфика, задающая систему, по которой привлекаются те или иные поставщики.

Практикуется применение двух основных организационных подходов:

1. Первый из них состоит в создании отдельной службы закупочной логистики. Он используется предприятиями с мощной инфраструктурой, потребляющих широкий ассортимент сырья и материалов. Склады разделяются на сбытовые и снабженческие, с подчинением разным руководителям. В большинстве случаев от такого усложнения современные компании уже отказались: контроль запасов в рамках двух подразделений все равно приходится объединять для ведения бухгалтерского учета на предприятии.
2. Второй метод сегодня более распространен. Подчинение отдела логистики закупок проходит по схеме: «генеральный директор – заместители по закупкам и материальным ресурсам – рядовые исполнители». Горизонтальные связи соединяют снабжение со службами производства и сбыта.

На практике, отдел маркетинга, производя анализ продаж, рекомендует наиболее востребованный рынком ассортимент. Исходя из этих данных, руководитель предприятия принимает решения по изменению состава продукции и дает задание производственникам составить заявки на требуемые комплектующие или виды сырья.

https://youtube.com/watch?v=ymt9_1Uuo80

ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков

Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным – график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.