Тайм-менеджмент: как управлять временем

Как составляется цифровая карта рабочих процессов

В системе выделяется несколько ролей, которые могут выполнять неограниченное количество сотрудников. Главная особенность в такой системе в том, что администраторы могут назначать права на те или иные действия, что обеспечивает беспрерывную работу процессов компании.

• Владелец процесса — тот, кто запускает его и отвечает за главные KPI компании. Он инициирует новые отношения с клиентами, задает в системе новый договор.
• Исполнитель процесса фиксирует начало и окончание, пребывает внутри процессов.
• Согласующий процесса ведет промежуточный контроль технической части и бюджета по проекту.
• Контролер процесса, имея определенные показатели по времени и качеству исполнения процессов, проверяет количественные и качественные показатели по всем процессам, управляет обратной связью.

Каждый из этих уровней создает цифровую карту событий, которая в конечном счете и составляет эффективность бизнеса через его процессы. Собственник компании при этом может находиться в любой точке мира, и в любой момент времени видеть целостную картину своего бизнеса.

Таблица № 1. Оценка вовлеченности сотрудников в процессы компании.

Сотрудники 1, 5, 6, имеют низкую вовлеченность в рабочий процесс. Именно их работа являются фокусом для усиления действий и понимания причин низкой производительности, вовлеченности в рабочее время.

Вместе с тем средний и высокий уровни тоже нуждаются во внимании. Высокая степень вовлеченности может связана как с высокой производительностью, так и с неоцененностью потенциала самого процесса.

Таблица № 2 Уровень удовлетворенности сотрудников компании и связи рабочих процессов как показатель вектора движения в функциональном развитии сотрудника.

Вектор движения каждого сотрудника и есть результат того, как развиваются сотрудники. У них есть возможность передвигаться по карьерной лестнице, охватывая больше процессов в компании или совершать горизонтальный переход.

Ролевой подход к процессам — ключевой инструмент

Процессный контроль, а точнее фиксация действий сотрудника выступают фильтром для того, чтобы определять самые эффективные сферы и типы сотрудников. Если сотруднику тяжело иметь высокую степень вовлеченности в процесс, может быть он занимается совсем не своим делом, и ему пора переходить в новую — в более нужную отрасль и заниматься делом для души?

Оптимальный охват рабочего времени сотрудника — на цифровом поле можно проследить все процессы за конкретный отрезок времени — важный показатель вовлеченности сотрудника в процесс, и составлять он должен от 80% общего рабочего времени сотрудника.

В XXI веке практически не осталось недоступных знаний в управлении или сложностей в повышении квалификации. Вместе с тем проблема эффективности и полезного контроля для устойчивого развития — действительно, вопрос, нуждающийся в исследованиях и принятии решений через мягкий контроль и глубинные ценности компаний.

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный

Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

• причину и повод управления временем;
• цель управления временем;
• ценности и принципы управления временем;
• философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Как составляется цифровая карта рабочих процессов

В системе выделяется несколько ролей, которые могут выполнять неограниченное количество сотрудников. Главная особенность в такой системе в том, что администраторы могут назначать права на те или иные действия, что обеспечивает беспрерывную работу процессов компании.

• Владелец процесса — тот, кто запускает его и отвечает за главные KPI компании. Он инициирует новые отношения с клиентами, задает в системе новый договор.
• Исполнитель процесса фиксирует начало и окончание, пребывает внутри процессов.
• Согласующий процесса ведет промежуточный контроль технической части и бюджета по проекту.
• Контролер процесса, имея определенные показатели по времени и качеству исполнения процессов, проверяет количественные и качественные показатели по всем процессам, управляет обратной связью.

Каждый из этих уровней создает цифровую карту событий, которая в конечном счете и составляет эффективность бизнеса через его процессы. Собственник компании при этом может находиться в любой точке мира, и в любой момент времени видеть целостную картину своего бизнеса.

Таблица № 1. Оценка вовлеченности сотрудников в процессы компании.

Сотрудники 1, 5, 6, имеют низкую вовлеченность в рабочий процесс. Именно их работа являются фокусом для усиления действий и понимания причин низкой производительности, вовлеченности в рабочее время.

Вместе с тем средний и высокий уровни тоже нуждаются во внимании. Высокая степень вовлеченности может связана как с высокой производительностью, так и с неоцененностью потенциала самого процесса.

Таблица № 2 Уровень удовлетворенности сотрудников компании и связи рабочих процессов как показатель вектора движения в функциональном развитии сотрудника.

Вектор движения каждого сотрудника и есть результат того, как развиваются сотрудники. У них есть возможность передвигаться по карьерной лестнице, охватывая больше процессов в компании или совершать горизонтальный переход.

Управляйте вашим вниманием

64. Медитируйте.Вот тут65. Прекратите работать в режиме многозадачности.66. Записывайте всё, о чем вам нужно помнить67. Ведите список всего, что вы ждете68. Пользуйтесь «ритуалом записи мозга».69.  Потребляйте продукты, которые помогают улучшить концентрацию.70. Делайте «уборку до первоначального состояния». 71. Замедлитесь.72. Полностью отключайте интернет, когда вам нужно что-то сделать.73. Боритесь с искушениями, заранее репетируя свои поступки. 74. Меньше используйте свой смартфон.в течение одного часа в день75. Ставьте свой смартфон в «автономный режим» (flight mode) между 8 вечера и 8 утра76. Чтобы войти в состояние потока77. Делайте меньше. 78. Смотрите на картинки симпатичных детенышей животных.

С чего начинается управление временем

На самом деле всё сложное – просто. Отложите в сторону горы бизнес литературы, обучающей строить громоздкие механизмы распределения рабочего времени. К ним вы сможете вернуться уже ощутив позитивные перемены, дать старт которым можно прямо сейчас, если придерживаться нескольких правил.

Тайм-менеджмент неразделим с необходимостью вести списки дел. Чтобы делать это максимально эффективно – записывайте всё в одном месте. Это может быть программа для смартфона или ноутбука, или же более привычный ежедневник/бумажный планировщик, но не может быть всё сразу. Начиная пользоваться сразу несколькими инструментами, вы только усложняете себе жизнь и рискуете уже к концу первого дня запутаться в своих записях.
Используйте таймеры и напоминания

Приступив к какому-либо занятию, порой так увлекаешься, что напрочь забываешь обо всём остальном
Это не плохое качество, но уметь переключать внимание нужно. И самый простой способ – использовать таймеры и специальные электронные органайзеры (или же банальный будильник).
Применяйте стикеры
В деловой ежедневник не всегда есть возможность записать большой список покупок

Поэтому используйте стикер для его расширения
Кроме того, если вам нужно не забыть о чем-то важном, его можно приклеить в стратегически правильном месте, где он точно попадётся вам на глаза. К примеру, если вам нужно не забыть с утра поставить стирку, наклейте в ванной на зеркало напоминание для себя
Проснувшись с утра, вы пойдёте туда первым делом и точно его увидите.
Заведите себе правило готовиться ко всему заранее

Собирайте портфель, сумку для тренировки, папку на работу вечером, отнесите в машину упакованные для командировки вещи накануне. Просмотрите календарь с записями дней рождений и других важных событий в начале месяца, подготовьте открытки и подарки заранее, чтобы не думать об этом в последний момент, когда могут навалиться другие дела.
Учитесь порядку. Не в плане чистоты в доме (хотя здесь тоже ничего плохого нет, даже наоборот), а в том отношении, что вы всегда должны знать, где какие вещи у вас находятся. Кладите ключи, кошелёк, телефон, сумку в строго отведённых для этого местах. Если вы так никогда не делали, сначала будет немного трудно себя приучить, но в будущем вы убедитесь насколько это полезная привычка.
Всегда носите часы и анализируйте свои затраты времени. Нельзя контролировать то, что нельзя измерить, поэтому обращайте внимание на время почаще. Это приучит вас реально оценивать затраты на разные виды деятельности и поспособствует тому, что ваши списки дел станут более конкретными и точными в определении временных рамок.
Избегайте многозадачности. Последнее время появилось много работ, показывающих её выгоды, но для человека неорганизованного и незнакомого с большинством постулатов (которые даже с учётом этого не гарантируют высоких результатов) – она может оказаться непосильной ношей. Делайте одно дело за один раз, и всё будет хорошо. Опробовать другие техники вы сможете, когда добьётесь прогресса.
Скажите «нет» прокрастинации. Мы уже писали о некоторых приёмах борьбы с ней, здесь укажем лишь на один аспект, который приводит к потере времени. Никогда не прерывайтесь. Сели делать домашнее задание, писать отчёт или статью для блога – сосредоточьтесь только на нём. Не думайте о том, что предстоит сделать что-то ещё, не отвлекайтесь на другие занятия, работайте строго отведённое на это действие время.
Разрабатывайте запасной план. Наше время не всегда зависит только от нас. Партнёр может опоздать на встречу, вы можете застрять в пробке, дело может требовать для своего решения усилий не только от вас. Постарайтесь предусмотреть такие случаи и занять образовавшийся вакуум другими полезными делами. Например, начните разбираться с почтой или сделайте пару звонков, высвободив тем самым время, отведённое на них в вашем списке позже.
Не переоценивайте свои силы. Несомненно, то, что вам удалось сэкономить 30 минут в день, научившись управлять своим временем, является отличным результатом

Но планировать на него ещё какие-то дела стоит осторожно. Лучше посвятите это отдыху и саморазвитию

Как повысить собственную эффективность

Если вы хотите научиться работать максимально эффективно, то вам следует подойти к решению данного вопроса комплексно. Недостаточно только составлять планы и вовремя решать порученные вам дела.

Так, к примеру, важную роль в нашей продуктивности играет тот образ жизни, который мы ведём

Обязательно выделяйте время для полноценного сна и уделяйте внимание своему питанию. И даже при самом загруженном распорядке дня находите время для физических занятий

Следите за порядком на своем рабочем столе, ведь хаос в вещах нередко порождает и неразбериху в мыслях. Кроме того, так у вас будет уходить меньше времени на то, чтобы найти тот или другой документ.

Прокрастинация — сейчас, позжеНу и, конечно же, не позволяйте себе в рабочее время отвлекаться на социальные сети или общение с друзьями, если в нём нет явной необходимости. Нам может показаться, что отвлекаемся мы всего на минутку. В итоге же интернет и телефон поглощают довольно-таки существенную часть нашего времени. Да и, вообще, избегайте прокрастинации, т.е. постоянного откладывания важных дел. Это может привести не только к жизненным проблемам, но и к психологическим.

Таким образом, при желании, каждый из нас сможет научиться управлять собственным временем. Всё, что для этого требуется — лишь немного желания и силы воли. Положительные же результаты не заставят себя долго ждать.

Продуктивного вам тайм-менеджмента и хорошего настроения!

Методы и техники управления временем

Разработаны техники и методы управления временем. Распространенными методами считаются: матрица Эйзенхауэра и пирамида Б. Франклина.

Матрица Эйзенхауэра основывается на внесении данных в матрицу по 4 характеристикам

К ним относится важное, неважное, срочное, несрочное выполнение действий. Запланированные дела распределяются под выбранными пунктами

Сразу следует выполнять срочные и важные дела. Необходимо помнить о том, что несрочные дела не должны накапливаться.

Пирамида Б. Франклина состоит из распределения главных ценностей человека. На втором уровне находятся цели, запланированные на 10-20 лет, на третьем – пути решения главных целей и проблем, на четвертом – запланированные на ближайший год, а затем на год.

Пирамида Б. Франклина. Фото: kforum.ru

Список дел – это простая и дешевая техника. Заключается в том, что дела записываются, а зачем зачеркиваются по мере их выполнения. Расписание не отличается от первой техники. Единственное, что дела распределяются по времени.

Метод слона основывается на выполнении дел, которые предварительно разбиваются на маленькие задания.

Для выполнения сложных задач используется метод швейцарского сыра. Подразумевает тщательный разбор дел и выполнение в первую очередь тех частей, которые не вызывают трудностей.

Техника Smart позволит сделать недостижимые цели достигаемыми. Для этого каждое дело необходимо распределить по следующим критериям: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность, ограниченность во времени.

Техника Pomodoro распределяет время на выполнение работы и отдых. Из списка дел выбирается задача, а затем устанавливается таймер на 25 минут для осуществления каких-то дел. После этого устанавливается время на отдых. Составляет 5 минут. Так устанавливается попеременный четырехкратный цикл смены времени для работы и отдыха. Затем наступает 30 минутный перерыв.

Для осуществления неприятных задач используется метод лягушки. Основывается на обращении внимания на тех делах, которые вызывают неприязнь. Такие задачи следует выполнять в первую очередь, чтобы сконцентрировать силы на них.

Техника Pomodoro на примере от эксперта

Секретами тайм-менеджмента делится Федор Саблин, Операционный директор Стоя.рус.

Существует знаменитая система Помодоро, по которой рабочий процесс делится на равные временные промежутки, между которыми идет короткий период отдыха. Мы в Стоя.рус предлагаем усовершенствовать эту систему, добавив в нее смену рабочего места и положения тела.

Если человек большую часть рабочего времени находится в положении сидя в своем рабочем кресле, это пагубно влияет на его здоровье и общую продуктивность

Вообще, сидячий образ жизни – штука крайне вредная для организма, поэтому важно уменьшать время проводимое в положении сидя в течение дня

Если же вы работаете по системе Помодоро или любой подобной системе, то попробуйте добавить в это уравнение работу стоя. 1-2 подхода сидя, 1-2 подхода стоя. Это поможет повысить продуктивность и наполовину снизит время проводимое в положении сидя, за что ваше тело вас точно поблагодарит.

Фото: Техника Pomodoro на примере.

Некоторых людей пугает мысль о работе стоя на ногах – кажется, что спина и ноги будут быстро уставать. Это действительно тяжелее, чем сидеть, но полезнее для тела и повышает продуктивность. Мы придумали Стендфит Стоя – устройство для работы стоя с разгрузкой ног и спины, можно использовать его. Некоторые наши клиенты работают именно по такой системе, чередуя работу сидя в кресле и стоя на Стендфите.

Пользуясь такой системой, можно разделить задачи на 2 категории – рутинные для кресла и творческие для Стендфита (или положения стоя). Так вы повысите свою эффективность и сохраните осанку прямой и красивой.

TMetric (Android, iOS, Linux, macOS, Windows, веб)

Лучший недорогой тайм-трекер. TMetric – бюджетный вариант, позволяющий отслеживать время в веб-приложениях, приложениях для десктопа и мобильных устройств. Реализованы отчеты и инструменты для взаимодействий между сотрудниками. Такая разработка подходит для фрилансеров и небольших команд, которым нужно узнать, насколько эффективно выполняются различные задачи.

Учитывается каждая минута, т.к. логируется не только рабочее время, но и перерывы. Строка времени дня визуализируется – заполняется цветом по мере прогресса, учитываются и перерывы.

TMetric содержит широкий список интеграций с другими сервисами (Asana, Basecamp, Bitbucket, Freshdesk, GitHub, Pipedrive, Taiga, Teamwork Projects, Todoist, Trello, Wrike).

Присутствуют отчеты, есть возможность создавать интеграции, но здесь нет инструмента для управления задачами и создания счетов.

Основные процессы внедряли с сопротивлением персонала

В первую очередь, был достигнут максимальный уровень контроля времени сотрудника. Если топ-менеджер приходит и просит разобраться в ситуации полгода, чтобы принимать решения — это прямой убыток собственника. Любая работа должна быть прозрачна и измерима, если она оплачивается.

Если ключевой сотрудник приносит одного большого клиента один раз в месяц, а все остальное свое время посвящает вводным встречам, перекурам и совещаниям, то это первичный признак того, что сам работник не получает удовлетворения, а несчастливый топ-менеджер даже с блестящими результатами на долгосрочном периоде не повлияет позитивно на развитие компании.

Стало намного проще выявлять сбои в цепочках процессов на уровне глубинных ценностей. Если простой одного сотрудника составляет более одного часа (например, простоя строителя), значит либо процессы нуждаются в оптимизации, либо что-то не так с производительностью сотрудника. Процессы должны протекать беспрерывно во времени, что отражается на цифровом поле «началом» и «концом» процесса.

Скорость взаимодействия между отделами внутри управляющей компании выросла в несколько раз, благодаря внедрению инструмента «согласования».

Появилась возможность менять процессы прямо во время внедрения системы, в зависимости от времени их завершения и уровня удовлетворенности.

Прозрачность задач, которые видны были всем сотрудникам цифрового поля, создавала культуру быстрого реагирования, чтобы «статусы не накопились».

Не получилось внедрять систему в кратчайшие сроки, чтобы все проекты были реализованы через нее. К сожалению, высокая степень сопротивления внедрения новой системы, да и просто любой новизны, настолько высока, что приходится задействовать все административные ресурсы и приказы для этого, что тянется во времени в несколько раз дольше запланированного.

Как достигать своих целей с помощью тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент ценен не сам по себе, а как инструмент достижения ваших целей. У многих людей эти цели — финансовые, для других на первом месте стоит самореализация, у третьих — личное счастье. Каждому человеку хочется чувствовать себя счастливым — какое бы значение он ни вкладывал в это слово. Но вместо этого большинство людей вынужденно живут в состоянии “белки в колесе”, когда за сотнями незначительных и мелких дел уходит время — самый ценный и невосполнимый ресурс в жизни любого человека.

Тайм-менеджмент, постановка целей и планирование своего дня помогут справиться с этой проблемой. Если вы хотите большего на пути к своей мечте, если вам актуально понять свою ценность и научиться привлекать в свою жизнь богатство и успех, приходите на бесплатный мастер-класс “Формула изобилия” от Павла Колесова.

Time management

Тайм менеджмент

Понятие «тайм-менеджмент» в переводе в английского означает процесс планирования времени для повышения собственной эффективности. Точнее говоря, тайм-менеджмент представляет собой ряд действий, выполняя которые человек учится контролировать время, значительно увеличивая при этом свою результативность и продуктивность.

Изначально термин «тайм-менеджмент» использовался только в области трудовой деятельности и бизнеса, но пару лет назад он превратился в определяющий фактор, необходимый в любой сфере. В России о контроле времени заговорили в начале ХХ века. Революционер, директор центрального института труда А.К. Гастаев предложил идеи повышения личной эффективности при правильном использовании времени. В 70-е годы впервые используется метод управления собственным временем – «Хронометраж». После этого идеи об управлении временным ресурсом нашли своих поклонников и начали стремительно развиваться. Превратившись в XXI веке в неотъемлемое звено на пути к достижению успеха, тайм-менеджмент сегодня изучается как самостоятельное направление во многих высших учебных заведениях.

Желаемый результат

В каждый момент времени нужно было показывать на планшете владельца компании результаты деятельности компании в виде цифр по четырем ключевым показателям:

1. Сроки по каждому процессу — «начало», «окончание», а точнее суммарный показатель.
2. Влияние сроков каждого процесса на общий результат и его последовательность.
3. Выплаченные деньги подрядчикам, привязанные к срокам и процессам.
4. Оценка качества выполненной работы по каждому процессу.

Решение задачи начали с того, что предложили описать рабочие процессы как есть сейчас, и представили вариант как должно быть в будущем. В общем, ничего особенного с точки зрения консалтинга, но не IT-технологий. Новую экосистему предложили написать в виде «ролевой системы», в которой контроль вводится с помощью идентификации сотрудника и фиксации реперных точек через действия сотрудника на цифровом поле.

В классическом понимании «ролевых» CRM, ERP-систем разделяют несколько главных процессных участников, которые наполняют цифровое поле. Вместе с тем большинство стандартных систем главными пунктами в своей работе считают «ввод данных», интеграцию с другими системами компании, но не процессный подход, который позволяет контролировать время сотрудников.

Подобная информационная система ставит «ролевую модель» процессов во главе системы. В ней важнее не ввод данных, а процесс работы целиком. Каждый процесс охватывает все отделы и ключевых сотрудников компании, включая генерального, коммерческого, финансового директоров, которые выступают в роли контролеров и согласующих.