Правила деловой переписки: примеры оформления

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Виды деловых писем

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которым нужно следовать:

1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

7. Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

Особенности оформления официальных писем:

• Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
• Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
• В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

• В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

• В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
• Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

• Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

  • готовы предоставить информацию;
  • до встречи/связи;

  • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Закажите статью у лучших копирайтеров Биржи

Отзывы:

289 / 5

yrex

9034 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

454 / 3

tasha78

10234 работ
Цена на услуги:
цена не указана
Оформить заказ

Отзывы:

332 /

avec

5871 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

426 / 1

evgenika_

6955 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

771 / 2

stesnyashka

11443 работ
Цена на услуги:
цена не указана
Оформить заказ

Отзывы:

540 / 4

marina048

14839 работ
Цена на услуги:
от 140/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

140 /

volh07

5728 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Отзывы:

317 /

djazzz

3999 работ
Цена на услуги:
цена не указана
Оформить заказ

Отзывы:

296 / 1

vajnii_jas

7298 работ
Цена на услуги:
от 100/1000 символов
Оформить заказ

Оформление письма

Вторая современная норма касается времени ответа. Сейчас наблюдается тенденция стирания границ рабочего дня. Например, официально рабочий день у менеджера по продажам может заканчиваться в 18 часов, но он обязан быть на связи с клиентами круглосуточно. В таком случае на входящее письмо он должен ответить как можно быстрее. Однако если в компании такой обязанности у сотрудников нет, то стандартное время ответа увеличивается до суток. 

Неизменно важным остается оформление электронного письма

Рекомендуется обращать внимание на несколько составляющих письма:

обязательно должен быть заголовок. В заголовке необходимо отразить ключевую тему письма. Он должен быть лаконичным, чтобы сотрудник или его собеседник легко нашли переписку и не отправили ее в спам;
комментарии к документам

Если к письму прикреплены дополнительные документы или картинки, необходимо их прокомментировать
Так снижается вероятность того, что собеседник не обратит внимание на файлы;
чтобы сохранить логику переписки, чтобы каждое сообщение было ответом на предыдущее письмо, важно использовать цитирование. Если история переписки большая, можно оставить в качестве цитат только ключевые моменты для понимания сути;
необходимо деление на абзацы, использование маркированных списков;
в конце письма необходимо оставлять свою подпись
Тогда собеседник сможет быстро найти письмо и отправителя при необходимости

В настройках почты можно сделать так, чтобы подпись автоматически проставлялась в каждом письме. Тогда пользователю останется только прописать свой вариант подписи. Обычно в него входят фамилия и имя, название компании (включая логотип) и должность, рабочие контакты;
придумывая почтовый адрес, следует отказаться от шифрования в нем даты рождения, использования шуточных прозвищ и разговорной формы имени. В почтовом адресе достаточно указывать фамилию, имя и название компании. 

Оформление делового письма на бумаге

Если требуется отправить письмо не по электронной почте, а по факсу или в обычном конверте, необходимо соблюдать другие правила оформления. Обращение к получателю должно располагаться в верхнем правом углу. Допускается обращение по фамилии, имени, должности человека в компании. 

В печатном отправлении необходимо прописывать тему. Она формулируется, исходя из содержания письма, и прописывается в середине строки под обращением.

Если к печатному письму прикрепляются документы, это необходимо указать. Напоминание о дополнительных файлах пишется в левом нижнем углу страницы. Чуть ниже – подпись отправителя и дата написания.

Любопытно, что для ответа на печатное письмо дается больше времени. Оптимально ответ должен быть отправлен в течение двух недель. Если ответ будет составляться дольше (например, нужно сделать расчеты или собрать информацию), об этом сообщают отдельно.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Определение делового письма и основные виды

Деловая переписка — один из способов общения между партнерами

Понятие деловое письмо — обращение, которое направлено участником деловой переписки партнеру. Цели обращения могут быть разными, начиная от отправки коммерческого предложения, завершая выражением благодарности.

Гарантийное

Для предоставления адресату гарантий в отношении намерений партнера направляется гарантийное письмо. Обязательным требованием с составлению такого вида обращения является наличие полной информации об отправителе, юридическом адресе компании, банковских реквизитах. Также в тексте письма обязательно должно быть слово «Гарантируем».

Коммерческое предложение

Этот тип деловой переписки применяется в случаях, когда нужно направить потенциальным партнерам предложение о сотрудничестве. Чаще всего в тексте письма содержатся условия, к письму прикладывают прайс или печень предоставляемых услуг.

Коммерческое предложение — вид переписки, который предназначен для презентации услуг или товаров

Оферта

Это классический вид коммерческого письма. Оферта предназначена для отправления официального предложения партнеру по поставкам. Различается твердая оферта, и без обязательств. Для первого случая характерно точное изложение условий сделки. Второй предназначен для предоставления информации о принципиальной готовности к сотрудничеству.

Извещение

Документ, который сообщает о предстоящем событии, отправке груза. Текст должен содержать конкретные даты, суммы, время.

Рекламация

Этот вид представляет собой претензию, которая высказывается к стороне сделки, нарушившей обязательства по договору. В тексте будет содержатся требование о возмещении убытков.

Сопроводительное письмо

Письмо готовится для сопровождения прилагаемых к нему документов, бумаг. В нем содержится сообщение об отправке перечисленных документов, их количество.

Подтверждение о получении

Такой вид используется в деловой переписке только в качестве ответного обращения, он содержит в себе подтверждение какого-либо факта.

Напоминание

Текст включает в себя информацию-напоминание о необходимости выполнения договоренности, принятых на себя обязательств.

Требования к документам

Хотя в деловодстве предусмотрено несколько видов служебных писем, правила оформления являются одинаковыми. Они довольно простые, поэтому у работников предприятий не возникают сложности по их составлению

Важно пользоваться только четкой структурой, ставить подпись руководства, а также указывать цель составления документации

Структура

Создание делового документа

Текст формируется по схеме, позволяющей легко понять суть обращения. Письмо состоит из следующих частей:

Введение, содержащее цель и причины составления письма. В нем оставляются важные сведения о событиях или решениях, принятых руководством компании. Доказательная часть. Здесь описывают основания для предъявления претензий или выкладывают важную информацию о каком-либо мероприятии. Заключение. Делают выводы относительно предоставленной информации, выдвигают требования или предложения, а также указывают просьбы или приглашения

Внимание! Разрешается включать в документ только заключительные выводы, без дополнительных объяснений

Необходимые сведения

К служебным письмам относятся разные деловые документы, рассылаемые другим компаниям или гражданам. Поэтому их содержание может быть разным. Но в любом случае,документ должен быть оформлен согласно стандартного шаблона и включать в себя обязательные элементы:

• дата составления документации;
• порядковый номер;
• ссылки на другие бумаги, к которым прилагается письмо;
• правильное наименование документа;
• название фирмы, являющейся составителем;
• инициалы руководителя, ставящего подпись в конце текста;
• адрес и ФИО получателя.

Письмо обязательно заверять подписью начальника

Регистрация

Письма являются деловыми документами, поэтому отправители и получатели обязаны осуществлять их грамотную регистрацию. Этот процесс является обязательной процедурой деловодства и здесь есть свои правила:

1. Регистрация может осуществляться любым структурным подразделением фирмы или же секретарем.
2. Правила процесса приводятся во внутренней локальной документации предприятия; обычно назначается ответственное лицо, которое занимается составлением бумаг, поэтому в его должностных инструкциях указываются правила регистрации исходящих и входящих писем.
3. Если нормативный акт отсутствует в фирме, но регулярно приходится составлять много таких документов, то целесообразно формализовать порядок, на основании которого делаются, оформляются, подписываются и отправляются письма.
4. Регистрация выполняется в специальном журнале, созданном для фиксации деловых документов.

Если компания отказывается формировать нормативные акты, регулирующие правила составления и регистрации деловых бумаг, то ответственное лицо пользуется стандартной процедурой. Для этого заводится журнал, в который включаются реквизиты каждого письма. Приводится дата их отправки, требования и иные важные пункты.

Виды информационных писем

Существует множество видов информационных писем. Они создаются для того, чтобы проинформировать получателя. К этой категории относятся:

1. Информационное письмо — обычно несет информацию официального характера, разъясняя суть законодательных или нормативных актов.
2. Сообщение — с его помощью получателю рассказывают об информации, которая актуальна и вызовет интерес у получателя. Оно может быть инициативным или присланным в ответ.
3. Сопроводительное — дополняет или поясняет направленные документы.
4. Напоминание — сообщает о том, что получатель должен выполнить определенные обязательства.
5. Извещение — сообщает о мероприятиях, которые скоро будут проведены. Обычно направляется множеству участников, чтобы пригласить их. В нем  говорится не только о времени и дате проведения, но и рассказывается о целях, теме, условиях. Этот тип делится на 2 подвида:
   • Уведомление — передает информацию официального характера. Часто  публикуется в СМИ.
   • — направлена на то, чтобы оказать положительное влияние на потенциальных участников или покупателей.

Рис. 3. Структура делового письма

Просьба и предложение

Письмо-просьба или предложение создаются, чтобы оказать стимулирующее действие, побудив человека совершить конкретное действие. В этой категории выделяют несколько видов:

• Просьба. Его цель — побудить к действию или дать важные данные для автора. Требует ответного письма.
• Запрос. Требует получить официальные данные, подтверждающие документы. Требует письма в ответ.
• Предложение. Вносит предложение возможному клиенту, партнеру или сотруднику. Оно бывает инициативным или посланным в ответ.
• Заявка. С его помощью выражается желание стать участником мероприятия или подтверждается согласие на продажу товара или оказание услуг. Не требует официального ответа, но нуждается в реакции получателя.
• Заказ. Выдвигает определенное предложение покупателю в соответствии с четкими условиям. Чаще всего посылается в ответ на письмо-предложение.
• Приглашение. Посылается, чтобы пригласить желаемых участников мероприятия. Часто составляется на определенном бланке.

Требование и претензия

Такие письма направляются юрлицам или физлицам тогда, когда они не выполнили свои задачи или обязательства, или это было сделано не так, как было оговорено:

• Письмо-требование — направляется для стимуляции получателя выполнить свои обязательства, если есть предположение, что в процессе будут нарушения или если они уже возникли.
• Письмо-претензия — содержит заявку о том, что были не соблюдены основные положения договора, и отправитель требует компенсировать убытки.

Гарантия, подтверждение, рекомендация

Содержание этих писем понятно из их названий:

• Гарантия — это послание, которое становится подтверждением, что обязанности организации будут исполнены согласно договоренности. Они могут быть отправлены и физлицам, и юрлицам.
• Подтверждение — отправляется получателем с информацией о том, что важные бумаги или другие ценности были им получены. Такое же сообщение дается в ответ на приглашение на мероприятие.
• Рекомендация — отправляется физлицу для того, чтобы оно могло пройти обучение или получить рабочее место.

Этикетные письма

К этой категории относятся послания, которые выражают поздравления, соболезнования и т.п.
Рис. 4. Классификация официальной перепискиЭтикетными называют письма:

• Поздравление — отправляют в связи с радостным значимым событием;
• Благодарность — физлицу или юрлицу, чтобы сказать “спасибо” за услуги или действия;
• Соболезнующее — отправляется адресату в случае бедствия, гибели, ЧП с выражением соболезнований;
• Извинение — отправляется в случае неправильно выполненной услуги и т.п.

Практически для каждого вида письма есть утвержденная форма, требования к составу, содержанию, использование шаблонных фраз, норм обращений. Каждая организация обязана придерживаться этих правил.

Приветственное слово – зачем оно нужно?

Дайте человеку, к которому вы обращаетесь удаленно, возможность почувствовать себя важным и нужным. «Уважаемый господин/госпожа» работает хорошо, особенно если вы знаете имя человека. С психологической точки зрения, называя имя получателя, вы подсознательно заставляете его «влюбиться» в обращение. Он захочет прочесть текст от начала и до конца, вчитываясь по несколько раз в одни и те же важные для вас моменты. Поместите двоеточие после приветствия и добавьте строку между приветствием и телом письма.

Если вы знаете получателя и, как правило, обращаетесь к нему по его или ее имени, вполне нормально использовать только имя, например, «дорогой Кирилл» или «уважаемая Анна». Язык деловых писем не «бракует» использование персональных имен, наоборот, это считается признаком длительного сотрудничества, когда стороны уже могут перейти на ты, но соблюдают все каноны делового стиля.

Секреты относительно оформления листов для писем

Красивое оформление письма не обязательно должно занимать много времени, можно значительно сократить этот процесс. При этом, если полностью отсутствует художественный талант, то решить проблему украшения конверта и листа все равно можно.

Для этого стоит использовать готовые или полуготовые шаблоны для писем. Можно приобрести специальный набор для красивого оформления письма с любой тематикой.

Сделать заготовку легко самостоятельно, если использовать обычную переводную бумагу. Достаточно выбрать рисунок и копировать его на подготовленную поверхность. Подойдут также декоративные штампы и печати.

Как работать с деловой перепиской

Первое правило работы с любой деловой перепиской — стараться всегда отвечать на письма. Причём нужно делать это при первой возможности. В некоторых фирмах принято отвечать на письма круглосуточно, в других — только в рабочее время. Если речь идёт об обычной деловой переписке, то время ответа значения не имеет. Если требуется срочный ответ, фирмы обычно созваниваются, а затем уже занимаются оформлением документов о сотрудничестве или внесением изменений в работу.

Если речь идёт об электронной деловой переписке, то здесь лучше ответить как можно скорее. Если уже есть точное представление, что написать, то можно сразу создать документ и отправить его. Если же требуется время для принятия решения, то достаточно написать, что письмо получено и находится на рассмотрении. Если вы пишете отказ, просите скидку или изменение условий, постарайтесь аргументировать свой ответ. Можно вписывать свои пожелания, дополнительные идеи, вносить или просить уточнения. Главное, всё делать в доброжелательном вежливом стиле с соблюдением правил деловой переписки, этикета.

Также стоит помнить, что все деловые письма обязательно регистрируются. Если вы отправляете что-то, то делаете запись в специальном журнале и прикладываете копию письма. Потом она подшивается к другой исходящей корреспонденции и отправляется в архив. Примерно так же обстоит дело со всеми входящими письмами. Для них существует отдельный журнал. Одно и то же письмо регистрируется дважды: один раз как отправленное в одной фирме, а другой — как входящее в журнале адресата. Это помогает избежать недоразумений в деловой переписке и быстро найти доказательства в случае возникновения споров и претензий.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

• для основного текста – 14;
• расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

• интервал между строками – 1;
• выравнивание текста производится «по ширине»;
• переносы расставляются автоматически;
• расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Структура всех деловых писем

У всех видов деловых писем есть чёткая структура:

1. Заголовок или тема письма. Человек, который держит ваше письмо в руках, видит его в электронном виде, должен сразу понять, кому оно предназначено и с какой целью написано. Никакой интриги — всё должно быть предельно ясно. Например, «Деловое сотрудничество с компанией N», «Коммерческое предложение от компании N», «Приглашение на конференцию».

2. Приветствие

Здесь очень важно соблюсти вежливость и деловой стиль. Идеально, если вы знаете имя и отчество человека, который будет читать послание, например, руководителя фирмы

Если эти данные вам неизвестны, используйте вместо имени должность лица, которому пишите. Например, «Уважаемый господин технический директор». Если же вы пишете команде людей, то либо обращайтесь к их лидеру (например, директору, начальнику отдела), либо используйте фразы «Уважаемые партнёры» или «Уважаемые дамы и господа». Поэтому старайтесь избегать сокращений слов, непонятных аббревиатур и других формулировок, которые будут неуместны.

3. Обрисовка цели письма. В 1-2 предложениях выскажите всё, что является сутью вашего обращения.

4. Основная часть письма. Здесь можно писать рекомендации, просьбы, высказывать претензии, предлагать варианты решения проблемы или же излагать всю необходимую информацию, с которой вы решили ознакомить адресата.

5. Выводы. В этой части письма вы можете подвести итог всего сказанного, особенно если ваше послание было длинным и затрагивало несколько тем. Либо вы можете написать лишь «Жду ответа по данному вопросу» или высказать свои пожелания.

6. Подпись. Вы можете начать с фразы «С уважением» и указать своё имя. Не забудьте вписать свои реквизиты и другую контактную информацию для успешного сотрудничества в будущем.

Основные правила переписки

Основные особенности ведения деловой переписки заключаются в её точности, лаконичности и грамотности. То, как сегодня излагается информация в интернете, не всегда соответствует правилам делового общения. В таких письмах нет места сленгу, словам, имеющим двоякое толкование, неточностям, ошибкам, опечаткам.

Среди основных правил делового письма следует отметить следующие:

#1. Даже если адресат — ваш хороший знакомый, и вечером вы будете вместе с ним смотреть футбол за бокалом пива, это не повод обращаться на «ты». Обращение всегда должно быть вежливым, формальным — только «Вы».#2. Если вы используете терминологию, то делайте это правильно. Недопустимо делать ошибки в терминах — это выдаёт вашу некомпетентность и негативно отражается на репутации всей фирмы. Если вы сомневаетесь в значении слова, замените его другим, более понятным. Или же получите консультацию специалиста, который знает, что означает термин.#3. Постарайтесь упростить письмо. Не используйте сложные конструкции, предложения, которые трудно понять с первого раза. Не используйте сложные термины. Если же термин употребить нужно, но вы сомневаетесь, что адресат его знает, обязательно дайте краткую расшифровку. Это поможет избежать недопонимания и казусов, которые могут сказаться на вашем сотрудничестве негативно.#4. В деловом письме всё должно быть предельно чётко и ясно. Нельзя, чтобы оставалось даже малейшее недопонимание после его прочтения.#5. Не старайтесь вложить в одно письмо максимум возможной информации. Сфокусируйтесь на 1-2 темах и раскройте их полностью. Например, если это коммерческое предложение, уместно в нём будет рассказать о вашем ассортименте, ценах, скидках и акциях, а вот излишние подробности (состав продукта, особенности упаковки и транспортировки) лучше опустить, если это не имеет принципиальной значимости. Иначе вы рискуете сделать письмо слишком перегруженным и сложным. В некоторых случаях можно отправить два письма, например коммерческое предложение и приглашение на выставку, если в коммерческом предложении много позиций и их описаний.#6. Если деловая переписка ведется через электронную почту, обязательно используйте не личный, а корпоративный ящик. Отправляйте своё письмо в теле электронного сообщения. Гораздо выгоднее выглядит вариант, когда само письмо оформлено отдельным файлом в формате картинки, pdf или doc. #7

Перед отправкой важного письма ещё раз просмотрите его на предмет ошибок и опечаток. Можно отложить текст на время и вычитать через несколько часов: так намного проще найти проблемные места и исправить их

Сегодня переписываться по рабочим вопросам можно в том числе и с помощью телефона — в современных смартфонах и планшетах есть все необходимые для этого приложения. Но в этом случае будьте крайне осторожны: T9 уже стал причиной многих случаев недопонимания, в случае ошибки ваши старания будут перечёркнуты.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Необычное сочинение

На школьных уроках по русскому языку и литературе в старших классах иногда предлагается весьма интересное задание. Учитель предлагает детям написать сочинение в виде письма. Используя такой эпистолярный жанр, можно избежать шаблонных фраз и строгих рамок. При этом школьнику предоставляется возможность дать полет своей фантазии, оставаясь при этом в рамках заданной темы.

Конечно, письмо – это прежде всего свобода мысли. Однако перед составлением данного сочинения не помешает продумать его план. Это позволит четко изложить на бумаге свои мысли и не запутаться в излагаемых тезисах. Такое письмо станет понятно не только человеку, которому оно предназначено. Его основную идею поймет и любой читатель.

Привлечение надзорных органов

Обычно происходит так, что выявить того, кто отвечает за функцию трудно. Организация не регистрирует ваше обращение или не может найти обращение. Как поступать в подобных прецедентах? Здесь можно обращаться за помощью в надзорные органы (Управление Роспотребнадзора, Ростехнадзор, прокуратура).

В письмах с надзорными службами важно опираться на направленные ранее обращения в соответствующие органы (региональные органы, муниципалитет и прочее) и ответы от этих организаций. По Закону «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» организация должна ответить по фактически поставленным в обращении вопросам

В случае неправомерной дачи ответа, можно направить жалобу в надзорные органы, сославшись на ранее поданные обращения и попросить наказать правонарушителя. Надзорный орган привлечет правонарушителя к ответственности и заставит исправить обнаруженное нарушение.