Опись документов по форме ф 107. образец и бланк

Перечень отправленного

Простая возможность заполнить бланк описи вложения ф 107 онлайн и распечатать есть на сайте Почты России. Ф.И.О. следует указать полностью во избежание спорных моментов.

Табличная часть состоит всего из четырех столбцов, поэтому заполнить онлайн опись вложения почты России не составляет сложности. В три основные столбца таблицы, в форме списка вносят названия предметов, их количество и объявленную ценность. Приведем основные рекомендации по их заполнению:

В первом столбце проставляется номер по порядку.

Во втором перечисляются названия отправляемых документов или наименования ценных вещей, если речь идет о бандероли или посылке.

В третьем вписывайте ценность. Если реальную ценность определить трудно, достаточно поставить условную сумму (например, один рубль). Отправитель определяет стоимость самостоятельно.

Количество дозволяется указывать относительно как экземпляров документов, так и содержащихся в них листов (если последние не прошиты и не пронумерованы), сделав соответствующие объясняющие пометки.

Для добавления строчек необходимо нажать на значок «+» под таблицей нужное количество раз.

После того как форма 107 полностью заполнена, следует скачать бланк описи вложения (ф 107) для печати и предъявления в почтовом объявлении. Для этого нажимаем синюю кнопку внизу.

Если вам привычнее классическое описание, скачать бланк описи для почты России 2019 в Word тоже можно. Заполнять ее дозволяется от руки. Сделать это придется дважды или под копирку: форму подают в двух экземплярах. Один останется у отправителя, другой почтовый работник запечатает в конверт.

Как правильно заполнять бланк формы 107?

При оформлении описи, надо иметь ввиду, что бланк оформляется непременно в 2-х экземплярах. Один – отсылается в конверте совместно с корреспонденцией, а второй, с печатью отделения связи, в котором отображается дата отсылки, вручается автору послания.

Опись вложения составляется на бланке (форма 107), в котором требуется записать следующее:

1. Строка «Вложения в». Здесь отображается вид послания.
2. Куда. В данной строке отображается адрес учреждения, куда должно быть отослано письмо.
3. Кому (на имя). Здесь записывается название учреждения-получателя
4. Далее размещен список вложенных документов в виде таблицы, состоящей из 4-х колонок:

• № № п/п. Здесь ставится номер записи в возрастающем порядке.
• Наименование предметов. Заполняется название документа.
• Количество предметов. Отображается число листов в документе.
• Объявленная ценность, руб. Записывается сумма оценивания бумаг.

1. Ниже таблицы в графе «Общий итог …» заполняются суммарные итоги в соответствующих колонках.
2. В графе Отправитель отображается Ф.И.О. или название предприятия и ставится подпись отправляющего письмо.

Если ячейки остаются пустыми, можно ставить прочерки. При недостаточности места для перечисления вложенных бумаг, список можно оформить на следующем листочке бланка и выполнить отметки, к примеру, «Лист 1 из №», «Лист 2 из №» и т.д. Итоги по количеству и сумме требуется написать общие, на все вставленные в конверт бумаги.

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа

Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Куда отправляется и как?

Направление сопроводительного письма может осуществляться следующими способами:

• Внутри организации.
• С помощью курьерской службы.
• С помощью почтовых организаций (внутри нашей страны – «Почта России», за рубежом – соответствующие службы других стран).
• По электронной почте (как составить сопроводительное письмо в электронном виде?).

Важно! Внутри организации письмо может распространяться внутренней рассылкой. Адресатом же может быть:

Адресатом же может быть:

• контрагент по договору;
• должностное лицо;
• иной обратившийся субъект, которому необходимо предоставить документацию.

Полный перечень адресатов составлен быть не может, поскольку ситуации с отправкой могут быть самые разные.

Различные сопроводительные письма имеют свои нюансы оформления. Читайте о том, как составить такой документ к декларации, к резюме, к коммерческому предложению и к различным актам, а также в ФСС, в ПФР и в различные компании.

Как правильно заполнять бланк формы 107

Чтобы опись была на руках у отправителя и получателя, естественно, ее необходимо заполнять в двух экземплярах. Оба они должны быть заверены штампами почтового отделения. Один из документов вкладывается в посылку, что позволит получателю без проблем сверить сохранность всех предметов. В том случае, когда какая-либо графа остается незаполненной, нельзя оставлять ее пустой. Здесь необходимо ставить прочерки, чтобы посторонний человек не смог вписать что-нибудь без вашего ведома. В некоторых ситуациях наоборот, информации бывает настолько много, что вся она не вмещается в один бланк. Здесь разрешено продолжать вносить данные во вторую форму. Однако необходимо ставить пометки: «Лист 1» и «Лист 2». Парные формы также должны иметь по две копии. Таким образом, заполненными должны быть четыре бланка.

Если при заполнении вы допустите ошибку, нет смысла ее исправлять. Такой документ будет считаться недействительным. Придется писать информацию на новом бланке.

Обязательные пункты описи вложения:

• порядковый номер документов;
• количество вещей в посылке;
• наименование;
• цена каждой пересылаемой вещи;
• общая цена посылки в рублях;
• общее количество;
• данные отправителя;
• подпись.

Обратитесь к работнику отделения, который выполнит определенные действия:

• Сравнит идентичность данных в экземплярах;
• Ознакомится с отправляемыми предметами и списком описи;
• Убедится, что ценность посылки соответствует сумме вложенных предметов;
• На всех копиях заполненного бланка проставляется оттиск и подпись;
• Одна копия документа упаковывается в посылку, вторую отправитель получает на руки.

После этого, на конверте указывается надпись, свидетельствующая о том, что ценность этого письма официально зафиксирована. Именно такая сумма будет возмещена в случае утраты отправления.

Не стоит забывать, данная услуга является платной. Потребуется заплатить 4 процента от объявленной ценности посылки.

Опись для постоянной сохранности

В архиве находится огромное количество документов, требующих непрерывного хранения. Оформление описи данной категории бумаг имеет нюансы.

Особенности образца оформления

1. Колонка «период сохранности» отсутствует, так как срок не ограничен.
2. Номер присваивается по порядку. Новая документация пронумеровывается в порядке поступления.
3. В большинстве случаев присутствует пояснение, примечание, в котором отмечено обоснование объединения в единую группу, сфера применения бумаг, назначение, и т.д.
4. Когда документация сдается в национальный, региональный архив, опись оформляется в 4-х экземплярах. Для коммерческих организаций архивирование производится в соответствие с установленными в компании правилами.

Что такое опись вложения в ценное письмо? Описание бланка и правила его заполнения.

В России для того чтобы отправить ценное письмо нужно оформить еще некоторые дополнительные документы. Это обычная практика. Одной из таких бумаг является опись вложения в ценное письмо. Для чего она нужна и что вообще представляет собой такая бумага? Об этом лучше рассказать подробно.

Обязательная гарантия

Люди давно привыкли, что посредством почты можно отправить друг другу все что угодно. Речь идет не только о послании личного характера или поздравительной открытке. Отделения связи принимают у населения и организаций для передачи также посылки или бандероли. Для правильного оформления каждого из этих 3 видов отправлений необходимо предварительно составить перечень того, что находится у них внутри.

А что делать, если речь идет о ценном письме? Процедура в этом случае должна быть аналогичной. На месте отправитель должен составить опись вложения в ценное письмо. Этот документ выполняет две функции. Во-первых, он полностью описывает содержимое отправляемого конверта. По ней адресат всегда может проверить, дошло ли до него послание в полном объеме.

Во-вторых, опись вложения в ценное письмо позволяет определить денежный эквивалент содержимого. Это пригодится в том случае, если вдруг передаваемые документы или иные бумаги не дойдут до адресата и будут утеряны по пути следования.

Процедура отправки

Отправка ценного письма осуществляется по утвержденной инструкции. Для такой работы обязательно понадобятся: передаваемые документы, конверт, ручка и дополнительные бланки. Процедура включает в себя несколько несложных шагов:

• Сначала гражданин должен собрать все бумаги, которые ему нужно будет отправить.
• После этого их нужно сложить в конверт, а затем заполнить его с лицевой стороны по всем правилам.
• Потом необходимо составить опись вложения в ценное письмо в двух экземплярах, и поставить личную подпись на каждом из них.
• После этого подготовленные бумаги нужно передать работнику почты для дальнейшего оформления. Он должен первым делом внимательно сверить оба экземпляра описи между собой, чтобы между ними не было никаких расхождений. Затем один бланк следует вложить в конверт. Он будет передан адресату вместе с содержимым. Второй остается на руках у отправителя.

Если конверт при получении окажется вскрытым, то с помощью описи можно будет удостовериться в том, что все передаваемые бумаги находятся на месте.

Форма документа

Приказом Федерального государственного унитарного предприятия «Почта России» №114-п от 17.05.2012 года утвержден внешний вид, который должна иметь опись вложения в ценное письмо. Бланк указан в нем как форма 107. Он состоит из нескольких частей:

• наименование документа («Опись»),
• три строки («вложение в», «куда», «на имя»),
• таблица, состоящая из четырех столбцов (№ п/п, наименование и количество предметов, а также их ценность),
• строка «общий итог ценности»,
• подпись отправителя,
• подпись работника отделения связи, который проверил бланк.

Каждую строку гражданин должен заполнить от руки, а затем внимательно проверить, чтобы не было ошибок или расхождений между экземплярами. Во избежание недоразумений лучше не допусках грамматических или иных ошибок. Любые неточности могут привести к конфликтам в момент получения такого письма. Внизу на документе после основного текста должна стоять печать того отделения связи, которое приняло данную корреспонденцию.

Правила заполнения

Если отправитель не знает, как правильно заполнить опись вложения в ценное письмо, образец можно взять у работников отделения или посмотреть на стенде. В принципе, такая работа не должна вызвать особых затруднений. Необходимо просто поочередно вносить информацию в каждую строку:

• В первой графе необходимо отметить, что оформляется «вложение в ценное письмо».
• В следующей строчке — полный почтовый адрес. Причем он должен совпадать с тем, что указан на конверте.
• Далее нужно указать Ф. И. О. адресата, так как именно на его имя придет письмо.
• После этого в каждую строчку таблицы внести данные обо всех отправляемых документах, указывая их название, количество и приблизительную ценность. Надо понимать, что именно эти деньги будут выплачены в случае утери. Если же, по мнению отправителя, документ не имеет ценности, то в соответствующей графе нужно поставить прочерк.
• Подсчитав общую сумму, необходимо расписаться и передать бланк работнику отделения.

Времени на это потребуется не много, зато отправитель будет иметь некоторую уверенность. Большинство организаций пользуются услугами Почты России. Отправление писем в налоговые органы обычно производится с описью вложения. Такие письма называются ценными. Но опись вложения можно также отправлять и с посылкой.

Как правильно заполнять бланк формы 107?

Для отсылки ценного послания можно использовать два способа заполнения вложенной описи:

• Оформить бланк, используя Интернет-связь, с последующей распечаткой его на принтере.
• Распечатать пустой бланк или получить его в почтовом отделении и оформить список вручную.

Любой вариант заполнения является равнозначным, так как после заполнения бланка, отправитель обязан лично расписаться в нем.

Конечно, первый вариант удобней, так как на почту отправитель приносит посылку с уже заполненной и распечатанной описью в 2-х экземплярах, а при заполнении в отделении почты, придется дважды записывать данные.

 Рассмотрим более подробно, как оформить вложенную опись на сайте «Почта России»:

1. Вначале надо будет зарегистрироваться на сайте. Для этого, после входа на сайт понадобиться заполнить форму и щелкнуть мышкой по кнопке «Далее».

2. В открывшейся странице нужно будет выдрать пункт «Письма» или «Отправить посылку»
3. После выбора вида отправления откроется страница, в которой понадобиться заполнить соответствующие поля формы в пункте «Шаг 1. Откуда, куда и что» и выбрать способ доставки в пункте «Шаг 2».
4. Затем на этой же странице, ниже, нужно будет поставить галочки в соответствующие поля в пункте «Шаг 3. Дополнительные услуги».

5. После заполнения всех данных всплывает окно с расчетными данными и нужно будет нажать на кнопку «Заполнить бланки».

6. После нажатия на указанную кнопку открывается форма 107, которую надо будет заполнить, внеся все нужные данные, с указанием:
   • Ф.И.О. отправителя или наименование фирмы.
   • Названия предметов, с отражением их количества.

Например, при отправке налоговой декларации в ИФНС, рекомендуется оформить бланк следующим образом:

• Если отправитель отправляет оригинальный документ, то так нужно и написать: «Оригинал налоговой декларации».
• Если же отправитель отсылает копию договора о выполнении услуг, то следует отразить: «Копия договора о выполнении услуг»

При наличии множества вложенных предметов, можно воспользоваться дополнительными бланками.

Преимуществом заполнения ф.107 через онлайн является то, что в этом варианте, после заполнения поля с оценкой послания, система сама подсчитает, сколько придется заплатить отправителю за услугу.

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

• название учреждения либо его структурных подразделений;
• номера фондов и индексов дела;
• заголовки документации;
• даты их составления;
• число страниц в деле;
• дополнительные примечания.

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.

Действия работника на почте при приеме письма

Сотрудник почтового отделения во время приема отправления:

1. Сравнивает данные, указанные в обоих экземплярах.
2. Сопоставляет ФИО (или наименование, если получатель – юридическое лицо) и адрес с реквизитами адресата, указанными на ярлычке самого отправления.
3. Сравнивает отправление с описью.
4. Сопоставляет итоговую сумму вложенного перечня с объявленной ценностью, указанной на ярлычке – эти цифры должны совпадать.
5. Ставит печать с индексом отделения и подпись.

Когда получатель придет на почту за посылкой, он может вскрыть ее в присутствии работников и сверить общий перечень с полученными предметами. Если обнаружилось несоответствие, составляется акт. Он перенаправляется в вышестоящую инстанцию. Почта России отводит на подобные разбирательства максимум два месяца.

По окончании расследования адресату (либо отправителю) выплачивается стоимость пропавших предметов.

Услуга по заполнению формы 107 описи вложения может быть полезна как физическим, так и юридическим лицам. Она служит дополнительной гарантией сохранности посылаемых бумаг или вещей. В случае потери нескольких предметов или всей посылки отправителю выплачивается компенсация в размере объявленной ценности. С другой стороны, 4% взимается при отправке в качестве страхового взноса.

Опись вложения доступна в любом почтовом отделении. Она оформляется по форме 107. Далее можно и образец заполнения.

Post Views: 222

В чём плюсы отправления почтой?

Самое главное — дата, которая будет стоять на штампе (ставит сотрудник почты, когда принимает) будет означать дату принятия декларации.

То есть, отправляя письмо почтой, можно не волноваться, что оно будет долго идти до отделения налогового ведомства. Сколько бы оно не шло и где бы ни задержалось, всё равно вы уже не опоздаете с подачей отчётности, если отправили письмо вовремя.

Этот же вариант подходит более всего, если до конца срока сдачи декларации остался один день. Вы просто отправляете отчёт почтой и не беспокоитесь за сроки. Потому как, напомним, за не вовремя поданные документы, предпринимателю грозит штраф и пени.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Опись документов образец 2021

Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к . Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

При передаче документов в ФНС также потребуется их опись. Как правильно ее составить, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Регламент вручения отправления с описью вложений

Для отправлений с описью существует следующий регламент:

1. Такие отправления вскрываются перед выдачей адресату.
2. Вложенные предметы сличаются с описью.
3. Если в ходе проверки, наличие предметов в отправлении соответствует описи, то акт на вскрытие отправления не составляется. Оправление выдается адресату в обычном установленном порядке.
4. Если при вскрытии, наличие предметов в отправлении будет соответствовать описи, но адресат откажется от получения отправления, то сотрудник почтовой службы должен составить акт о вскрытии отправления в 2 экземплярах, как ему предписывает Порядок оформления дефектных отправлений. В составляемом акте, сотрудник указывает, что адресат отказался получать отправление, и что отправление будет перезапечатано и направлено назад отправителю. Такое отправление направляется назад отправителю с этим актом об отказе адресата, второй экземпляр акта подшивается к текущей внутренней почтовой отчетности и проведение проверки по такому случаю не предусмотрено.
5. Если в ходе вскрытия и сличения предметов с описью, обнаружится их нехватка или хотя бы частичная порча содержимых предметов, то акт о вскрытии дефектного отправления составляется в 3 экземплярах и проводится внутриведомственная проверка.
6. Если при получении адресат отказывается от вскрытия отправления сотрудником почты для сличения содержимого с описью, то на почтовом извещении, заполняемом при вручении отправления он должен написать, что он отказался от вскрытия и претензий к почтовой службе не имеет. То, считается, что почтовая служба свои функции выполнила, и никакие претензии уже предъявляться не могут.
7. Для ценных отправлений с описью и наложенным платежом, существует схожий порядок выдачи, но они выдаются только после оплаты получателем стоимости наложенного платежа и услуг по пересылке. Но до внесения оплаты получатель отправления имеет право узнать адресную информацию об отправителе. Оплата наложенного платежа оформляется в обычном порядке, как и по другим отправлениям с наложенным платежом. После оплаты необходимой суммы получателю выдается чек-квитанция об оплате и вручается адресованное ему отправление. Акт на вскрытие отправления не составляется.
8. Если при вскрытии сотрудником почты отправления с описью и наложенным платежом, были обнаружены предметы в дефектном состоянии, то составляется акт о вскрытии дефектного отправления и сумма наложенного платежа до вскрытия не уплачивается. Если получатель отказывается получать такое отправление после вскрытия сотрудником почты, то оформляется возврат почтового отправления.
9. Для отправлений с описью и объявленной ценностью и наложенным платежом, в случае отказа получателя от вскрытия и проверки такого отправления, он ставит свою подпись и удостоверяет свое согласие на почтовом извещении на выдачу отправления, что претензий не имеет.
10. Если при вскрытии сотрудником почты отправления с описью вложений и наложенным платежом, подтверждается его целостность, но получатель отказывается оплачивать полную стоимость наложенного платежа и услуг по пересылке, то сотрудник почты должен составить акт о дефектном почтовом отправлении в 2 экземплярах. В акте указывается, что получатель отказался от отправления и отправление перезапечатывается в присутствии адресата и отправляется обратно отправителю с экземпляром акта. А второй экземпляр акта подшивается к текущей внутренней почтой отчетности. Внутриведомственная проверка в данном случае не проводится.
11. Для ценных отправлений с описью и наложенным платежом, при выявлении сотрудником почты, в момент вскрытия частичной или полной недостачи, порчи или замены описанных предметов — составляется акт о дефектных отправлениях в 3 экземплярах. Затем проводится внутриведомственная проверка.
12. Для ценных отправлений с описью и наложенным платежом, в случае отказа адресатом от получения отправления после вскрытия сотрудником почты – оформляется возврат почтового отправления.
13. После выдачи адресату ценного отправления с описью и наложенным платежом, отправление обратно не принимается и уплаченные им деньги не возвращаются.
14. Частичная выдача предметов из отправлений запрещена.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

• название организации (если архив — сторонняя организация);
• номер описи;
• дату описи;
• наименование сдаваемых на хранение документов;
• период, к которому относятся документы;
• срок хранения документов;
• количество листов;
• расположение документов (номер папки, дела или короба);
• Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Опись заполняется также при передаче больничных листов на оплату в ФСС. Как заполнить опись представленных заявлений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Как правильно заполнить бланк

Если вам необходимо отправить посылку или письмо с ценными документами, можно воспользоваться двумя способами.

1. Можно опись вложения заполнить онлайн.
2. Можно распечатать бланк или взять его в отделении и заполнить вручную.

Каким способом вы воспользуетесь, не имеет большого значения, потому что в самом конце документ вы подписываете лично, и сомневаться в его подлинности никто не будет.

Однако с точки зрения экономии времени первый способ — заполнить онлайн бланк описи вложения (ф 107, бланк) — лучше. Потому что в отделение необходимо принести два одинаковых списка: один останется у отправителя, а другой вышлют адресату. Если вы заполняете перечень вручную, то придется дублировать записи. А когда вы заполняете список на сайте, то при скачивании для дальнейшей печати получаете два совершенно одинаковых перечня, которые останется только подписать.

Рассмотрим детально, как как заполнить опись вложения онлайн. Переходим по сайт Почты России и попадаем на такую страницу:

Начинаем заполнять построчно:

• ФИО или наименование организации;
• наименование предметов;
• их количество;
• объявленная ценность.

Обратите внимание, что наименования предметов желательно указывать полностью и корректно. Если вы отправляете в ИФНС налоговую декларацию, то желательно так и написать:. если это копия договора об оказании услуг, то надо указать

если это копия договора об оказании услуг, то надо указать

Другие подробности — допустим, дата составления декларации или вторая сторона договора — не нужны. Исключения составляют облигации государственных займов и лотерейные билеты. О них сообщают номера, серии, номинальную стоимость и даже сумму выигрыша, если билеты выигрышные.

Если вещей много и строк не хватает, можно использовать дополнительные листы.

Многих интересует, как оценивать пересылаемые вещи и документы и обязательно ли объявлять какую-то ценность. Это делается по желанию, причем отправитель указывает любую стоимость. Возможно, один оценит копию договора об оказании услуг в 1000 рублей, а для другого налоговая декларация и на 10 рублей не потянет. Кроме того, не исключено, что кто-то просто не хочет, чтобы получатель увидел стоимость предметов. В таком случае для адресата поля с объявленной ценностью допустимо оставить незаполненными. В целом же объявленная стоимость используется для расчета компенсации ущерба отправителя, если выяснится, что какой-то документ или предмет не доставлен.

Но вернемся к заполнению формы. После того как вы перечислили всё содержимое и указали ценность каждого документа/вещи, необходимо подсчитать общую ценность. Еще один плюс онлайн-сервиса — он сам посчитает сумму.