Плюсы и минусы аутсорсинга

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Как и в любом деле, в пользовании услугами аутсорсинга можно найти свои плюсы и минусы. Давайте кратко их рассмотрим.

Преимущества аутсорсинга

Оплачивая услуги аутсорсинга персонала, компания-заказчик получает конечный результат

Ей не нужно выстраивать работу с кадрами, решать какие-то проблемные моменты — все это ложится на плечи исполнителя — аутсорсинговой компании.
Аутсорсинг дает возможность сократить расходы на персонал, а высвободившиеся финансовые ресурсы направить на что-то более важное, например, модернизацию или расширение предприятия, прием в штат большего количества профильных специалистов для увеличения прибыли.
Услуги аутсорсинга персонала — это возможность получить квалифицированную помощь в тех сферах, которые не касаются основного направления деятельности предприятия.
При использовании аутсорсинга руководителю компании не придется тратить много времени на «слежку» за сотрудниками, нет необходимости применять мотивацию и стимулирование персонала.

Недостатки аутсорсинга

1. При аутсорсинге возникают риски некачественного оказания услуг. Всегда есть вероятность того, что работа будет выполнена недобросовестно, что может оказать негативное влияние на всю деятельность компании, привести к каким-то дополнительным, ненужным расходам. Но надо понимать, что такие риски всегда будут и при использовании труда штатных сотрудников.
2. У руководителя меньше рычагов влияния на сотрудников аутсорсинговой компании, работающих по договору, чем на собственный штатный персонал. Их сложнее стимулировать качественно выполнять свою работу, единственный инструмент для этого — договор аутсорсинга, условия которого они, как правило, соблюдают.
3. При использовании услуг аутсорсинга в компании возможна утечка конфиденциальной информации. Сотрудникам, работающим по договору аутсорсинга, станет известна информация, составляющая коммерческую тайну предприятия, которую они могут, например, продать конкурентам. Например, это может быть клиентская база, какие-то уникальные разработки и технологии.
4. Из предыдущего пункта вытекает вероятность недобросовестной конкуренции: конкуренты, зная секреты вашей фирмы, смогут выстроить свой бизнес так, чтобы он превосходил ваш.

Преимущество: простота масштабируемости и быстрый путь к зрелому анализу

Помимо возможности приобрести навыки анализа данных, аутсорсинговые услуги могут помочь организации быстро выстроить аналитическую инфраструктуру, создать которую своими силами весьма затруднительно или вообще невозможно.

«Анализ данных стал естественной составляющей при ведении бизнеса и сегодня представляет собой нечто большее, чем совокупность хранилищ данных и бизнес-анализа, – указал директор Gartner по исследованиям данных и их анализу Йорген Гейзенберг. – Однако предприятие не всегда в состоянии справиться своими силами с тем уровнем масштабируемости и сложности, который требуется. Чаще всего организации обращаются за внешней поддержкой при отсутствии внутренних ресурсов, позволяющих удовлетворить растущий спрос».

Еще одним фактором может стать стремление сократить затраты при приобретении аналитических услуг, поскольку их поставщики зачастую используют уже имеющиеся у них аналитические ресурсы — фреймворки и ускорители.

«Использование технических наработок провайдера, будь то организация хранилища данных, автоматизация и внедрение роботизированных процессов или применение облачных инструментов, может стать большим плюсом, – добавила Клоуз. – Передача анализа данных поставщику услуг аутсорсинга способствует переходу на такие инновационные решения, которые в настоящее время предприятием даже и не рассматриваются».

Достоинства и недостатки аутсорсинга

Говоря о привлечении внешних ресурсов для процессов малого бизнеса, стоит понимать, что такой формат на практике имеет свои плюсы и минусы. Зная их, вы сможете решить, какие виды деятельности можно доверить сторонней организации, а что лучше оставить штатным специалистам.

Основные преимущества заключаются в следующем:

• Возможность сфокусироваться на основном виде деятельности, отсекая дополнительные процессы.
• Получение более квалифицированных услуг. Как правило, внешние специалисты, работая с несколькими компаниями, имеют больше опыта, а также интенсивнее занимаются саморазвитием и образованием, что необходимо для поддержания собственной конкурентоспособности.
• Гарантии получения результата. Если аутсорсер не выполняет свои обязанности в сроки и на должном уровне, на него возлагаются штрафы.
• Экономия денежных ресурсов на оплату труда. Нет необходимости выплачивать заработную плату, премиальные и другие виды выплат. Аутсорсер берет оплату исключительно за объем работ.
• Снятие социальной ответственности при расторжении договора. При смене сотрудника нет необходимости отчитываться перед центром занятости и выплачивать компенсации.
• Снижение налоговых обязательств. Штатные сотрудники с позиции налоговых служб расцениваются как положительно влияющие на уровень прибыли, тогда как аутсорсинг услуги – это прямые расходы в деятельности предприятия.
• Отсутствие проблем с невыходом сотрудников (отпуска, больничные). В таких случаях, как правило, аутсорсер обязан предоставить специалиста на замену.
• Возможность быстрой реорганизации производственных процессов и трансформации бизнеса. Чем меньше сотрудников в организации, тем выше ее мобильность и способность адаптироваться под динамичные изменения рынка, просто отказываясь от ненужных услуг или быстро приобретая новые.

Недостатки аутсорсинга:

• Зависимость от условий контракта. На штатного специалиста можно возложить широкий перечень функций и обязанностей, без изменения тарификации заработной платы, тогда как аутсорсер работает строго в рамках условий договора.
• Сложность поиска специалиста, глубоко понимающего особенности бизнеса. Штатному сотруднику не нужно объяснять особенности отрасли, что позволяет ему принимать наиболее оптимальные решения.
• Необходимость раскрытия конфиденциальных данных и бизнес-секретов. Передача внутренних данных сторонней организации повышает риски кражи ценной информации конкурентными организациями.
• Сложность оценки потенциала сотрудников привлекаемого подрядчика. Доверяя работу компании аутсорсеру, вы полагаетесь на стороннее мнение о квалификации привлекаемых специалистов, что не всегда совпадает с вашими стандартами.
• Возможность возникновения конфликтных ситуаций между внутренними и внешними специалистами. При заказе услуг специалистов у компании аутсорсера (особенно при частичном аутсорсинге) штатные сотрудники могут расценить действия руководителя как низкую оценку их профессиональных способностей.
• Вероятность образования простоев. Если, к примеру, на аутсорсинг вынесен ремонт производственного оборудования, ожидание приезда мастера при возникновении поломки может надолго остановить процесс, тогда как штатный сотрудник, находясь постоянно на месте, быстро решил бы проблему.
• Необходимость постоянного контроля процесса.

Анализируя возможности, которые предоставляет аутсорсинг, что это такое простыми словами сформулировать не сложно. Фактически – это отношения между работодателем и исполнителем не на правах трудового договора, с вытекающими из него обязательствами, а на условиях партнерского соглашения, избавляющего от целого ряда формальностей и дающего дополнительную степень свободы для обеих сторон.

Как перейти на аутсорсинг — пошаговая инструкция для начинающих бизнесменов

С чего начинать и в каком направлении мыслить? Составим примерный алгоритм.

Шаг 1. Проводим анализ деятельности компании

Несмотря на то, что у аутсорсинга множество преимуществ, далеко не для всех он приемлем. И первым делом нужно определить — нужен ли он вам? А для этого нужно досконально проанализировать обстановку на предприятии.

Это значит:

• определить цели и задачи перехода на аутсорсинг;
• просчитать, во сколько обходится содержание штатной службы;
• просчитать, во сколько будет обходиться аутсорсинговое обслуживание;
• сравнить показатели и сделать выводы.

Чем тщательнее вы проведете анализ деятельности компании, тем точнее сможете определить необходимость перехода на аутсорсинг.

Шаг 2. Выбираем компанию-аутсорсера

От этого в первую очередь зависит успех всего предприятия. Составьте список требований к аутсорсеру. Затем изучите рынок и остановитесь на нескольких компаниях, которые максимально соответствуют вашим запросам.

Независимо от критериев, которые вы определили, серьезная фирма-аутсорсер должна иметь:

• хорошую репутацию;
• стаж работы;
• солидных клиентов;
• положительные отзывы;
• лицензии;
• страховку.

Проведите переговоры, уточните условия сотрудничества и уже потом определяйтесь с выбором.

При выборе компании лучше обратиться к специалистам, у которых можно получить хорошую консультацию. Желательно, чтобы такая компания работала в разных юридических направлениях и имела солидную репутацию.

Мы рекомендуем обратиться к порталу «Правовед.ru». Здесь вы получите ответ на любой вопрос в сфере юриспруденции либо сможете заказать развернутую консультацию. Большое количество юристов, сотрудничающих с сервисом, дает возможность выбрать специалиста, который вам подойдет.

Ежедневно на сайте Правовед.ру находятся в онлайне более 700 консультантов. Ждать ответ вы будете не дольше 15 минут.

Шаг 3. Разрабатываем условия договора

За основу контракта об аутсорсинговом сотрудничестве берется стандартный договор на оказание услуг. Вы предоставляете подрядчику список функций, которые передаете на аутсорсинг, и обсуждаете детали.

Будьте внимательны при:

• определении сроков;
• описании ответственности обеих сторон;
• определении размера и порядка оплаты и т. д.

Особо советуем предусмотреть такой пункт, как пролонгирование (продление), а также условия расторжения договора. В спорных ситуациях ваши права должны быть максимально защищены.

Обсудите также методы работы партнера, использование технологий и приемов.

Шаг 4. Подписываем соглашение о сотрудничестве

При этом обязательно должен присутствовать ваш штатный юрист или приглашенный, если штатного нет. Его присутствие обеспечит оформление договора в соответствии со всеми правовыми нормами. Это будет залогом успешного сотрудничества.

Помните, что контракт обязательно должен содержать раздел о соблюдении конфиденциальности и передаче информации в случае, если вы расторгаете соглашение в одностороннем порядке по причине невыполнения партнером своих обязательств.

Шаг 5. Переходим на новый формат работы

В новом для вас формате сотрудничества первостепенная цель — достичь взаимопонимания с партнером. Вам нужно постараться максимально точно предоставить информацию об обстановке на предприятии, а подрядчику — полностью вникнуть в нее.

Это нужно будет сделать и тем сотрудникам, которые в той или иной степени будут взаимодействовать со специалистами аутсорсера. Чем быстрее вы достигнете взаимопонимания, тем быстрее увидите результат нового сотрудничества.

Шаг 6. Организовываем систему контроля за подрядчиком

Это вполне естественно — вы имеете право быть в курсе того, как продвигается процесс, и должны видеть результаты. Еще при составлении договора вам нужно определить, когда и в какой форме подрядчик будет предоставлять отчетность.

Пример графика предоставления отчетности индивидуального предпринимателя на ЕНВД с сотрудниками:

Регулярность выполнения этого требования позволит вовремя выявлять ошибки. Ведь основных причин, по которым возникают проблемы в аутсорсинговом сотрудничестве, всего две. Это либо неправильное планирование, либо несоблюдение аутсорсером своих обязанностей.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Система аутсорсинга для компании имеет положительные и отрицательные моменты по сравнению с лицами, принятыми в штат по трудовым договорам.

Основные преимущества

К ряду преимуществ относится:

• передача или разделение с исполнителем ответственности за неосновной участок работы;
• наличие высококвалифицированных специалистов в области предоставления услуг у аутсорсера, постоянное обеспечение нормативной литературой в аспекте выполнения работ (информационной базы по законодательству и своевременной информации при изменениях – у аудиторских фирм и юридических компаний);
• сокращение численности штата и снижение расходов по фонду оплаты труда и взносам на обязательное социальное страхование;
• возможность концентрирования на главном, а не трата времени и энергии на второстепенные моменты, не являющиеся «коньком» бизнесмена;
• оплата устраивающего конкретного результата, а не трудового процесса со сложностью формулировки вариантов депремирования, созданного трудовым законодательством;
• экономия на производственных мощностях и площадях, поскольку рабочие места создаёт исполнитель и обеспечивает производственным инвентарём и офисным помещением.

Существенные недостатки

К минусам относится:

1. Отсутствие прогнозирования. Например, если бухгалтерию передать на аутсорсинг – это лишить предприятие элементарного просчёта на шаг вперёд. Ведь не имеет значения по финансам совершение сделки в последний день текущего месяца или в первый день следующего, а для платежей в бюджет может быть сногсшибательная разница. А если последний день оказывается завершением квартала или целого года? А изменения в законодательстве? Любой грамотный бухгалтер просчитает, к чему нововведение приведёт в цифрах и рассмотрит возможность перейти на иную систему налогообложения, чего не сделает ни одна аудиторская фирма, сводя готовые документы.
2. Отсутствие комплексности. Отдел кадров наряду с юристом и бухгалтером рассмотрят вопросы о дате принятия нового сотрудника, выгодной для организации, учтут договорные моменты, касающиеся перехода права собственности, определяющие дату возникновения обязательств по платежам в бюджет. Фрагментированный аутсорсинг, предполагающий ведение юридической и экономической части разными фирмами, этих нюансов не учтёт.
3. Нехватка рычагов влияния. Если трудовой персонал можно премировать или лишать премии, налагать дисциплинарные взыскания, то аутсорсинговые организации – это самостоятельные компании, предполагающие продолжение сотрудничества или отказ в случае недовольства. В отличие от штатных сотрудников работников аутсорсера нельзя не только направить на курсы повышения квалификации, но и провести аттестацию сертифицированными комиссиями, полагаясь только на веру и имидж компании.
4. Принятие решения при форс-мажорах. Специалистов собственной компании можно привлечь к работе в выходной день, установить не нормированность в связи с чрезвычайными обстоятельствами, отозвать из отпусков, а стороннюю организацию только просить, что чревато потерей времени и скоростью выхода из кризисной ситуации.

Взаимодействие сотрудников в организации изначально предполагает работу в команде, исключённую в схеме работы аутсорсинга. Обратная сторона – груз ответственности внутри организации, при аутсорсинге – за пределами компании-заказчика.

Как перейти на аутсорсинг: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Выбор сферы для аутсорсинга

Это важнейший шаг. Требуется проанализировать деятельность своей компании и понять, какие непрофильные виды деятельности наиболее сложны в управлении, показывают наименьшую эффективность, какие партнерские предложения имеются на рынке. У крупных уходят клининговые, транспортные, ремонтные подразделения и общепит. У небольших фирм нередко с момента основания на аутсорсинг передаются бухгалтерские, юридические, IT-функции. Торговые сети первым делом ищут возможность аутсорсинга персонала.

Шаг 2. Выбор партнера (аутсорсинговой фирмы)

Главный критерий выбора – репутация на рынке и наличие собственных ресурсов – кадровых, финансовых, производственных и т.д

Например, для логистического оператора важно иметь собственные склады, обширный парк транспорта, обученный персонал и т.д. Также важна готовность конкретной компании взять требуемые заказчиком объемы

Если у аутсорсера уже есть несколько клиентов, на которых только-только хватает ресурсов, дополнительная нагрузка может стать фатальной для заказчика.

Желательно выбрать минимум 3 варианта аутсорсеров, а лучше 5 (не во всех городах это возможно). Крупные компании и государственные организации выбирают партнеров через тендеры.

После того, как варианты выбраны, начинаются переговоры с представителями каждого из них. Обсуждаются все нюансы: объемы услуг, сроки, ресурсы, формы и способы оплаты и так далее.

Шаг 4. Заключение договора

Договор аутсорсинга – это по сути своей договор возмездного оказания услуг. Гражданский кодекс РФ (ст.160-161) требует для такого документа обязательно письменной формы. В договоре должны быть следующие положения:

• Наименования сторон и основания, на которых действуют заказчик и исполнитель.
• Предмет договора – перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсинговая фирма.
• Объем оказываемых услуг (если он может быть заранее определен) или порядок определения этого объема.
• Цена договора. Может быть выражена в твердой сумме или в пропорции либо дается отсылка к прайс-листу аутсорсера.
• Права и обязанности каждой из сторон.
• Способы контроля за деятельностью аутсорсера.
• Ответственность каждой из сторон за невыполнение своих обязательств. Здесь должны быть подробно описаны штрафные санкции.
• Порядок разрешения споров.
• Срок действия договора. Чаще всего его заключают на год с возможностью пролонгации.
• Порядок внесения изменений в договор и его расторжения.
• Прочие условия.
• Реквизиты сторон, подписи и печати.

Шаг 5. Внесение предоплаты (если предусмотрено договором)

Размер предоплаты обычно прописывается в договоре. Иногда оплату разбивают на части, если та деятельность, что отдана на аутсорс, подразумевает исполнение в несколько этапов.

Шаг 6. Контроль исполнения договора

Обычно для отслеживания результатов деятельности аутсорсера используются собственные контролирующие органы, текущий контроль осуществляют руководители смежных подразделений компании.

Шаг 7. Оплата услуг по договору

На этом этапе оплачивается либо оставшаяся сумма, если была внесена предоплата, либо вся сумма, обозначенная в договоре.

Сколько стоит аутсорсинг

Стоимость услуг аутсорсинговых фирм или отдельных специалистов зависит от города и вида услуг. Есть три типа оплаты сторонних исполнителей:

1 За выполненный объем работ. Оплата работ и услуг производится по факту их выполнения, необходимый объем или результат указывается в договоре. Вот пример прейскуранта компании, предоставляющей бухгалтерские услуги более чем в 80 городах РФ. В графе «город» выбираем «Санкт-Петербург» и получаем:

В IT-аутсорсинге оплата берется либо за каждый обслуживаемый аппарат (рабочую станцию, ноутбук, МФУ и т.д.), либо абонентская плата за определенное количество машин. В областях центральной России в месяц за обслуживание сервера берут 2000-8000 рублей, обычной рабочей станции (компьютер + монитор) – 600 – 1500 рублей, принтера – 400-700 рублей.

Разброс в ценах обусловлен разницей в количестве выездов к клиенту, объеме работ по каждому аппарату и т.д. Соответственно, годовая стоимость аутсорсинга IT-отдела в компании с 30-50 рабочими станциями, сервером и десятком периферийных устройств обойдется примерно в 500 – 800 тысяч рублей. Проектирование сетевой инфраструктуры начинается от 6000 рублей за проект.

2 Почасовая оплата аутсорсеров. Этот способ характерен, например, для аутсорсинга персонала. Вот прейскурант компании, предоставляющей персонал для предприятий различного направления в центральных и северо-западных регионах РФ (за исключением Москвы и Санкт-Петербурга – там расценки существенно выше):

Для отдельных специалистов – свои расценки: дворник – от 150 руб/час, повар – от 300 руб/час, сварщик – от 320 руб/час и так далее.

3 Оплата за отработанный период. Применяется там, где невозможно заранее четко определить сколько времени займет выполнение той или иной задачи. К примеру, стоимость аутсорсинга юридических услуг по представительству в арбитражных судах в Москве составляет от 600 рублей в час и практически до бесконечности, в зависимости от уровня компаний, заказывающих и предоставляющих услуги. При этом оплата рассчитывается исходя из того, сколько времени фактически заняла подготовка к судебным заседаниям и нахождение юриста в стенах суда.

Формирование стоимости и целесообразность

Формируя цену на услуги, многие компании при постоянном сотрудничестве предоставляют скидки. Оплата осуществляется на основании подписанного сторонами акта выполненных работ. В зависимости от формулировки механизма оплаты выделяют два типа аутсорсинга:

1. Оплата по результату за конкретный объём выполненных работ, подразделяющаяся на:
   • ежемесячную фиксированную сумму;
   • сформированную конечную стоимость на основании количества произведённых единиц.

1. Оплата времени работы. Форма актуальна для внутреннего аутсорсинга, поскольку реально произвести хронометраж времени работы мерчендайзера или работников по уборке помещения.

Проводя сравнение оформления по схеме аутсорсинга с созданием штатной должности следует оценить оплату услуг и сопоставить с затратами компании, включая:

• заработную плату с начислением платежей на обязательное социальное страхование (пенсионное страхование -22 %, медицинское – 5,1 %, соцстрах по временной нетрудоспособности – 2,9 %, соцстрах от несчастных случаев на производстве – в установленном проценте фондом в зависимости от класса опасности деятельности):
• амортизацию оборудования, ремонт, модернизацию и сопутствующие расходы на материалы;
• аренду производственных площадей и офисных помещений;
• затраты на производственный инвентарь и оргтехнику.

Оценивая целесообразность аутсорсинговых услуг, следует руководствоваться имиджем компании вместо дешевизны, уровнем ответственности, прописанном в договоре, наличием или отсутствием финансовых санкций и их размерах при ненадлежащем выполнении обязательств, регламентированных действий при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Виды аутсорсинга в России, получившие широкое распространение – это сфера информационных технологий, подбор персонала и бизнес-процессы, включающие предоставление бухгалтерских, юридических и консультационных услуг. По степени значимости конкретной услуги каждая компания должна сопоставить риски, взвесить существующие «за» и «против» и принять грамотное управленческое решение.

2021 zakon-dostupno.ru

Виды аутсорсинга

В зависимости от конкретно предоставляемых услуг и места предоставления выделяют следующие виды аутсорсинга:

1. Производственный – передача части обособленного промышленного цикла специализирующейся на данном направлении компании. Первый пример аутсорсинга этого вида известен с 30-х годов 20 века благодаря Генри Форду, прибегшему к услугам компаний для изготовления запчастей и комплектующих изделий для автомобилей. Сейчас компании в сфере производства техники и телекоммуникаций прибегают к аутсорсиноговому обслуживанию большей части производственного процесса.
2. ИТ-аутсорсинг – это передача функций по обслуживанию процесса компьютеризации и автоматизации, включающего:
   • ремонт и обеспечение работоспособности техники (компьютеров, принтеров, сканеров);
   • поддержка и установка программного обеспечения (создание, сопровождение и модернизация используемых программ).

1. Бухгалтерский – передача первичных документов для сведения в учётные регистры и формирование финансовых показателей деятельности, включающий:
   • организацию и ведение бухгалтерского и аналитического учёта;
   • сдачу отчётности в налоговый орган, статистику и страховые фонды;
   • предоставление информационно-консультационных услуг в финансовой сфере.

1. Юридический – аутсорсинг организации юридической компанией в правовой области, содержащий:
   • обслуживание в сфере составления договоров с контрагентами и трудовых соглашений с наёмным персоналом;
   • возможность юридического сопровождения «под ключ», начиная от открытия компании, реорганизации при необходимости, ликвидации и закрытия.

1. Транспортный – передача сопровождения грузов, включая транспортные услуги, экспедирование и охрану от места нахождения заказчика до прибытия в исходную точку.
2. Аутсорсинг персонала – передача кадровым агентствам функций по подбору сотрудников, включая узкоспециализированные профессии. Актуален для крупных компаний и предприятий с высоким коэффициентом текучести кадров, когда руководство не может позволить себе потерю времени на поиск работников.

Перечень вышеприведённых аутсорсинговых услуг не является исчерпывающим. Коммерческий рынок предлагает всевозможные услуги, начиная от уборки помещений до организации бизнес-процессов любого уровня. Постоянная основа, продолжительный характер взаимодействия и выполнение второстепенных для организации функций входит в понятие аутсорсинга.

В зависимости от места исполнения переданных функций услуги подразделяются на два вида аутсорсинга:

1. Внутренний – это выполнение предусмотренного договором спектра обязанностей на территории заказчика. Например, уборка помещения не может технически проводиться на другой территории, как и услуги мерчандайзинга, поскольку выкладка товара предполагается в торговом зале предприятия розничной сети, а не на складе.
2. Внешний – это непосредственное выполнение работы на территории аутсорсера. В частности бухгалтерские или юридические услуги не нуждаются в проведении на территории заказчика по сути.