15 most effective and proven time management techniques

Тайм-менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• нет расписания работы на день
• помощник руководителя не в курсе его распорядка дня
• телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности
• управляющий не умеет распределять обязанности
• работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости
• работники не соответствуют своим должностям
• сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы
• нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата)

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм-менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм-менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

Методы и техники

С некоторыми методами тайм-менеджмента мы уже успели ознакомиться. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если есть задача, которую вы совсем не хотите выполнять, скажите себе: “Я позанимаюсь ей всего 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное”. Как правило, этого времени хватает, чтобы втянуться и уже не останавливаться.

Принцип Парето

Согласно этому принципу 20 % наших дел приносят нам 80 % результата, а остальные 80 % дел – всего 20 % результата. Наша задача – разобраться, какие именно дела самые продуктивные, и сфокусироваться на них.

Закон Паркинсона

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер

Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Метод “Канбан”

“Канбан” переводится с японского как “карточка”. Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для стикеров и разделите ее на три столбца: Нужно сделать, Делаю и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите по столбцам. В процессе выполнения задач перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски с карточками, можно использовать какой-нибудь сервис по организации дел типа Trello.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает

Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину

Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

В чём подвох приложений для мобильных устройств

Если вы проводите рабочий день за компьютером, то вы знаете, насколько удобно планировать время на большом экране. Программы для планирования времени для Windows учитывают эту особенность. Рабочая область таких приложений состоит из нескольких панелей. Это позволяет видеть на одном экране всю требующуюся информацию.
Однако часто возникает ситуация, когда у вас нет доступа к компьютеру. Например, вы выехали в город или отправились в командировку. В этом случае вы устанавливаете программу для планирования времени на Android или другие платформы: iPhone, iPad.
Следует понимать, что программы для мобильных устройств часто обладают меньшим набором функций, чем программы для настольных компьютеров. Может так получиться, что в мобильной версии можно лишь просматривать расписание, но не редактировать его.
Эту особенность следует учитывать при поиске подходящего инструмента планирования.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану

То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели

И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Топ самых популярных методов планирования

Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.

Матрица Эйзенхауэра

В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:

Важно и срочно — сделать. Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки

Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе

Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.

Важно и несрочно — эта категория скорее о саморазвитии, которое необходимо для личностного роста. Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека

Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека. Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер

Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер. Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач

Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.

Неважно и несрочно — на первый взгляд кажется, что эта категория в принципе не нужна. Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать

Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

Экономика образования

Дисциплина и структура: как правильно вести ежедневник

Метод Парето

Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.

Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.

Метод OKR

OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.

Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.

Фикс-тайм методы

Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.

Экономика образования

Техника Pomodoro: как управлять временем

Метод декомпозиции

Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.

Готовимся к переговорам

Распределение времени на различных уровнях иерархии управления

1. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе, это сократит время на дорогу из офиса и в офис со встреч.
2. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента её начала, и закажите пропуски на это мероприятие. Её могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое встречается – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем.
3. Проинформируйте всех участников об информации из п. 2. Если организатор — вы, попросите подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести встречу более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те – где с вопросами сразу приносят решения для их обсуждения или утверждения.
4. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре (время для подготовки, встреча, дорога на встречу и с неё, подготовка протокола). Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней.
5. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса.
6. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока у вас свежи итоги встречи, это позволит грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах.

Что такое корпоративный тайм-менеджмент?

Корпоративный тайм-менеджмент – это управленческая технология повышения операционной эффективности за счет внедрения стандартов экономного и результативного расходования бюджета рабочего времени сотрудников компании.

Технология была создана на основе симбиоза подходов к тайм-менеджменту основоположника российской школы ТМ Глеба Архангельского. В ее основе лежат управленческие стандарты, внедрение которых позволяет компании снизить транзакционные издержки и минимизировать потери времени в целях повышения производительности труда и операционной эффективности бизнеса.

Практика корпоративного-тайм-менеджмента развивалась постепенно, и в результате анализа потерь времени с последующей разработкой соответствующих стандартов в нескольких десятках компаний были выделены пять направлений, в которых тайм-менеджмент приносит наиболее ощутимый результат. В результате компании получали выигрыш во времени порядка 7-10% от фонда оплаты труда (ФОТ), повышение степени удовлетворенности персонала, улучшение командного духа, благодаря чему появляется синергетический эффект, влияющий на качество производимых компаний продуктов и услуг, что, в свою очередь, влияет на доходность бизнеса.

Так, основными стандартами корпоративного тайм-менеджмента (выжимка из лучших практик внедрения в компаниях в виде памяток А4, внедрение которых достаточно для 95% случаев для того, чтобы получить бизнес-эффект в экономии фонда рабочего времени компании порядка 7-10%) являются:

• Стандарт корпоративных коммуникаций
• Стандарт планирования
• Стандарт управления задачами
• Стандарт рабочих мест
• Стандарт организации и проведения совещаний

«Семь навыков» Стивена Кови

«Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови — одна из лучших книг по тайм-менеджменту. Она обязательно должна стать частью домашней библиотеки.

Советы автор брал из своего опыта. Они проверены на практике многими известными деловыми людьми по всему миру. Большинство крупных компаний также знакомят своих сотрудников с теорией эффективности Стивена Кови.

О чем говорит Стивен Кови?

Будьте проактивным. Это означает, что нужно не бояться  ответственности за свою жизнь, решения и поступки, не зависеть от обстоятельств или окружения. Самостоятельно решать проблемы, идти на риски и проявлять инициативу. Проактивные люди добиваются высоких результатов.
Начинайте действовать, видя конечную цель

Очень важно понять, что для вас является самым важным, определить высшие цели, личную миссию. А дальше ежедневно необходимо вначале делать те дела, которые имеют значение для достижения ваших целей

Понимание миссии определит для вас верное направление, благодаря которому вы сможете правильно расставить приоритеты.
В первую очередь делайте важные дела. Главное значение уделяйте тем задачам, которые важны для достижения ваших целей. Старайтесь концентрироваться не на самом срочном, а на самом важном деле. Так вы быстрее придете к своим целям.
Действуйте по схеме «выиграл/выиграл». Это взаимовыгодное сотрудничество. Для достижения такого уровня взаимодействия с партнерами вам нужно быть внимательным к другим, к их интересам, мнению.
Попробуйте сначала понять, а затем быть понятым. Осваивайте эмпатию, пытаясь понять собеседника, а не высказывать свою точку зрения или переубедить. Попытайтесь понять человека, увидеть его позицию, прежде чем оценивать ситуацию по-своему и предлагать свои мысли. Для этого нужно быть открытым, внимательным к окружающим.
Достижение синергии. Это сотрудничество и сплоченность в команде, во взаимодействии с другими людьми. Командная работа позволяет получать более эффективные решения, чем индивидуальная.
«Затачивайте пилу». Этот навык состоит в постоянном контроле и прокачке четырех основных состояний вашей личности: физического, духовного, интеллектуального, социального. Это ваши личные и основные ресурсы.

Старайтесь ежедневно заниматься физическими упражнениями для укрепления тела и развития выносливости. Повышайте интеллект хорошими книгами, ведите дневник. Регулярно фиксируя свои мысли, постепенно добьетесь четкости и ясности мышления.

Развитие личной эффективности начните с поиска своих принципов и целей, определите свою миссию. Найдите свою уникальность, последовательно двигайтесь к намеченным целям. Результаты непременно появятся.

Прочитать описание и приобрести книгу можно здесь.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования – записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества – социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация – это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто – это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Time Management Tools

Need a little extra help. These time management tools are your new best productivity pals. 

Tip #15: Use apps to block out distractions.

Use your computer and phone’s «do not disturb» functions when working on focused tasks. Tools like Self Control or Freedom can be used to block distracting websites. Use these to block distracting websites like social media or news sites.

Tip #16: Use time management apps.

The best way to manage your time is to know where your time is going in the first place. Time management apps will allow you to monitor your progress and figure out your procrastination patters. Starting a timer can help increase your focus and works as a signal to your brain to switch into work mode.

We would recommend the free application Toggl Track, which is easy to use and available on most devices. It also offers comprehensive reporting so you can easily see your procrastination patterns. There are also many paid time tracking applications available such as , Harvest, or Time Doctor. 

Tip #17: Minimize your open windows. 

Channel your attention by working at only one monitor and opening only one window. Going offline might also be an option, but let’s not go that far.

Tip #18: Organize your email.

• Create actionable labels like URGENT, WAITING, NEEDS ACTION.

• Use filters to automatically assign labels to incoming mail based on sender or some other information/keyword they contain.