Срок хранения актов уничтожений документов с истекшим сроком

Нарезка бумаги и уровень секретности шредера: какой тип измельчения документов выбрать?

Эти два параметра взаимосвязаны между собой. Тип нарезки, в свою очередь, зависит от расположения и движения ножей. Есть несколько типов нарезки (то на какие «кусочки» режется бумага):

Перекрестный или «фрагменты»	Продольный или «полоска»	Крошка
Это популярный вид измельчения. Одни лезвия режут лист вдоль, а другие периодически обрезают идущие полосы поперек. Получается разрез внахлест. За один раз можно пропустить через шредер не менее 5 листов. Измельченная бумага напоминает мелкую «кашу».	Продольные или параллельные шредеры имеют невысокий уровень секретности. При желании уничтоженный документ можно восстановить. Лезвия разрезают документ вдоль по всей длине, и на выходе получаются длинные полоски. Преимуществом этого устройства является высокая пропускная способность – за 1 раз можно уничтожить до 10 листов и скорость измельчения выше.	Эти уничтожители самые медленные, поскольку один и тот же фрагмент бумаги может разрезаться по нескольку раз. Затем измельченные частицы пропускаются через сетку. На выходе получается мелкая пыль.

Размер фрагментов уничтоженного документа определяет уровень секретности шредера. Эксперты выделяют несколько степеней измельчения бумаги шредером:

• 1-2. Размер частиц – 2000 и 800 кв. мм. Обычно документ разрезается на полосы 6-12 мм и превращается в бытовой мусор. Но такие бумаги восстановить можно. Поэтому чаще всего низкий уровень секретности используется для устаревших копий, которые не представляют ценности.
• 3-4. Площадь фрагментов – 320 и 160 кв. мм. Используется перекрестный тип нарезки, когда лезвия движутся перпендикулярно друг другу. Такой шредер применяют для уничтожения конфиденциальных документов и бухгалтерской отчетности.
• 5-6. Размер частиц – 30 и 10 кв. мм. Тип измельчения, чаще всего – крошка. Документы не подлежат восстановлению. Эту оргтехнику используют для ликвидации бумаг под грифом «секретно».

Уничтожение документов шредером

При офисном уничтожении документов восстановить бумаги позволяет инновационная технология Unshredder. Путем сканирования и компьютерной графики программа формирует фрагменты или полоски в единое целое. Наиболее простое решение — использование промышленного шредера, оснащенного блок-контейнером объемом 13-300 л, машинка одновременно уничтожает 7…85 листов шириной 210…450 мм. Класс секретности — S1…S6.

Степень производительности определяет выбор портативных, стационарных офисных и высокомощных промышленных приборов для уничтожения документов, правильно подобранный аппарат позволит измельчить бумагу требуемым способом:

• продольную нарезку узких полос длиной листа;
• поперечное измельчение документов в крошку;
• нарезку бумаги по параметрам, заданным на экране шлифмашины;
• уничтожение документов из плотной бумаги.

Соберите бумаги в опечатанный контейнер (металлический, пластиковый, картонный) со шредер-мешком. В назначенное время специалист прибудет для изъятия и транспортировки бумаг в переработочный цех или проведет утилизацию на вашей территории, подтвердит действия Актом. Остатки утилизированных бумаг подлежат смешению, прессованию под высоким давлением и отправке на целлюлозные фабрики Москвы (типа ООО «Старстеп») для переработки сырья.

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

Механическое измельчение (шредирование)

Самый популярный и дешевый способ уничтожения архивной документации.

Явными преимуществами метода являются:

• невозможность восстановления ликвидированных документов;
• высокая скорость измельчения бумаги;
• сравнительно невысокая стоимость аппаратов и самой процедуры.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

Сжигание имеет и недостатки:

1. Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
2. Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
3. В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Закапывание

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю.

Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства. Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов

Но они мало распространены

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Мобильный шредер

Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Способы уничтожения документов

Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:

• нарушение конфиденциальности;
• утилизация неполного комплекта носителей.

В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:

• полное соблюдение засекреченности данных;
• отсутствие лишних трат;
• получение прибыли от макулатуры.

Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.

Измельчение (шредер)

По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.

Достоинства данного метода:

• единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
• не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
• шредер уничтожает сверхсекретную информацию.

Сжигание

Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.

Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:

• чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
• если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
• с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.

Советуем почитать: Способы сокращения и потребления отходов

Закапывание

Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.

Мобильный шредер

При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.

После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.

Химическая обработка

Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.

Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.

Ответственность за нарушение условий хранения

Хранение и уничтожение документов должно производиться в соответствии со сроками и правилами, предусмотренными законом.

Важно! Организации, должностные и физические лица, нарушившие требования законодательства об архивном деле, несут ответственность (ст. 27 закона № 125-ФЗ)

Виды ответственности:

1. Гражданско-правовая. На основании ст. 15 Гражданского кодекса РФ о возмещении убытков.
2. Административная. Представлена Кодеком РФ об административных правонарушениях:
   • ст. 13.20 за нарушение правил хранения архивных материалов;
   • ст. 13.25 за неисполнение АО, ООО и др. организациями порядка и периодов хранения;
   • ст. 15.11 за грубое нарушение требований к бухучету: отсутствие первички и (или) регистров бухучета и т. п.А также ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения.
3. Уголовная. На основании ст. 284 Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ) за нарушение правил обращения с бумагами, содержащими гостайну, и ст. 325 УК РФ за уничтожение дел из корыстной или иной личной заинтересованности.

Обратите внимание! Нарушение срока хранения чаще всего выявляется в ходе выездных проверок или по факту отказа в представлении документов в ответ на запрос. ***

***

Для утилизации материалов с истекшим сроком хранения необходимо создать комиссию, которая проведет экспертизу ценности, составит акты и описи, предусмотренные требованиями закона. Все бумаги должен подписать руководитель компании. Только после этого возможно уничтожение информации, которое осуществляется физическими (измельчение, сжигание, воздействие химическими реактивами) или программно-техническими способами (стирание, перезапись на компьютере). При уничтожении электронных, секретных, бухгалтерских и содержащих личные сведения документов необходимо учесть некоторые нюансы, однако сам порядок остается единым. За нарушение периодов хранения законом предусмотрена гражданская, административная и уголовная ответственность.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как составляется акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Составляя акт на уничтожение бухгалтерских бумаг, экспертная комиссия должна тщательно проверить их на соответствие требованиям по сроку хранения. Исходя из норм законодательства, занесению в акт подлежат исключительно документы, чей срок хранения закончился до первого января текущего года. Другими словами, если бумага, подлежащая хранению в течение пяти лет, была сдана в архив в 2014 году, то она может быть включена в акт только в 2020 году.

Акт на уничтожение формируется в произвольной форме, но в обязательном порядке должен содержать в себе сведения об уничтожаемых документах, включая сроки сдачи в архив и сроки окончания хранения.

Каждый член комиссии, а также руководитель организации должны поставить свою подпись в акте, который в дальнейшем заверяется печатью.

Способы избавления от бумаг могут быть различны: сжигание, уничтожение ручным способом, шредирование, сдача в макулатуру.

Приняв решение ликвидировать документы методом сжигания, компания в обязательном порядке должна убедиться, что она не нарушает норм пожарной безопасности. При больших объемах имеет смысл обратиться в организации, занимающиеся переработкой.

Кроме того, организация может заключить договор с пунктом приема макулатуры и сдать бумаги туда. Этот способ наиболее выгоден компании, поскольку позволяет получить дополнительные финансовые ресурсы, которые пойдут в дальнейшем на ее нужды. Сумма, вырученная организацией, зависит от веса бумаг и цены за килограмм.

Члены комиссии могут просто разорвать документы или шредировать. На усмотрение комиссии мелкие кусочки могут быть подвержены сжиганию или действию химических веществ с целью их растворения. Однако применение химикатов невыгодно компании, поскольку требует от нее денежных затрат.

Что такое шредирование

Под шредированием понимается измельчение бумажных документов, вышедших из документооборота, с помощью специальной техники — шредера. С английского слово «шредер» (shredder) переводится, как «измельчитель, кромсатель». Им пользуются юридические и частные лица, правительственные организации и все, кто тем или иным образом имеет дело с документацией.

Технология шредирования применяется как на территории предприятия заказчика, так и в цеху компании, оказывающей услуги по утилизации бумаг. Схема работы и в первом, и во втором случаях приблизительно одинаковая:

• Сортировка документов.
• Измельчение с применением шредера.
• Смешивание полученных полос или кусочков бумаги.
• Прессование, то есть получение однородной массы.
• Отправка на целлюлозно-бумажные комбинаты для переработки.

Специальное оборудование позволяет за один час измельчить до 3,5 тонн бумаги. Уровень производительности и объем резервуара для отходов выбирается индивидуально, исходя из объема заказа, типа документов и других параметров.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Из чего состоит документооборот организации

Бухгалтерские бумаги являются ответственностью бухгалтера с момента поступления и до момента ликвидации или отправки в архив. Поскольку документы на любом предприятии всегда представлены в большом количестве, то порядок их хранения должен быть верно организован. Это касается не только бумажных носителей информации, но и электронных.

Группирование бухгалтерских бумаг предусматривает:

1. Локальные, сформированные внутри организации для ее деятельности.
2. Исходящие, сформированные внутри фирмы для сторонних компаний.
3. Входящие. Это часть документов, которая создана за пределами компании.

Порядок взаимодействия с документацией одинаков на всех предприятиях:

• Поступление. В этот пункт входит и создание собственных актов, и передача их от стороннего лица.
• Внесение записей, разнос по счетам.
• Контроль правильности заполнения.
• Отправление на хранение.

Для хранения бухгалтерских бумаг может быть создано отдельное структурное подразделение или выделено место в бухгалтерском отделе.

Хранение бухгалтерских документов, изъятие и порядок их уничтожения регламентируются законодательными актами РФ, в частности:

1. Налоговым кодексом РФ, который в статьях 23, 24, 89 устанавливает временные сроки хранения.
2. Федеральным законом «Об архивном деле в РФ», выпущенным 22 октября 2004 года.
3. Приказом Минкульта РФ № 558 от 25 августа 2010 года.
4. Постановлением Росархива.

Порядок проведения процедуры

Порядок уничтожения документов условно делится на этапы. Сначала выделяются бумаги, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Если они не отсортированы по годам, то начинают с этого. Как правило, это работа архивариуса или секретарей.

Когда документы подготовлены, комиссии нужно провести их экспертную оценку. Экспертиза ценности документов подтверждает то, что проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, они не несут никакой ценности для предприятия и в них не содержится важная информация, касающаяся того или иного дела.

После оценки следует составление специального акта. В нем перечисляются все документы, которые нужно ликвидировать. Когда уже есть акт, можно осуществлять саму процедуру утилизации бумаг. После ее проведения акт необходимо завизировать комиссией.

Что касается способов уничтожения документов, то их в настоящее время существует несколько:

• Шредирование – самый популярный и простейший способ
• Сжигание в специальных печах – наиболее экологичный и безопасный
• Выездная утилизация – проводится специализированной компанией

Но, это возможно только при условии, что архивные документы не секретны, и у них закончился период хранения.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, шредерным методом используют организации, которые имеют у себя стационарный установленный шредер.

Установка дает возможность одновременно уничтожать 7-85 листов документов. Шредерная машина может быть емкостью от 13 до 300 литров. Классификация шредеров основана на технике измельчения бумаг, которую они осуществляют.

• Плоскорезы – режут листы тонкими полосами, которые сбрасываются потом в специальную емкость.
• Крошители – измельчают документы в крошку. Такие установки проводят уничтожение архива, состоящего из секретных бумаг, а также уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
• Шлифмашины – оборудованы специальным экраном, который дает возможность регулировать ширину измельчаемых листов.
• Промышленные – задействуются для измельчения очень плотной бумаги.

Шредеры могут проводить измельчение документов полосами, имеющими ширину 3,9-6 миллиметров, или крошкой с диаметром менее 0,5 миллиметров. Размер бумажных частиц зависит от степени конфиденциальности информации на бумажном носителе.

флешки, диски, дискеты.

Работники организации, занимающейся утилизацией документов, запечатывают бумаги в специальную емкость, составляют договор о хранении с заказчиком и доставляют контейнеры с документацией на место уничтожения.

На предприятии бумаги погружаются в печь, где полностью уничтожаются. После этой процедуры заказчик получает акт утилизации. Такой метод утилизации документов наиболее надежный и конфиденциальный.

При выездной утилизации сотрудники специализированной компании выезжают в организацию заказчика для уничтожения бумаг на месте. Для осуществления операции задействуется промышленный шредер, установленный в грузовой машине. Он способен измельчить до двух тонн листов за один час.

Такая форма утилизации документов не считается полностью надежной. При большой необходимости и желании измельченные листы можно восстановить. Поэтому для секретных носителей информации такой метод не подходит.

После измельчения бумажные отходы прессуются, после чего следует их вывоз на место последующей переработки.

А если компания продолжает работать, что с ней будет?

Понятно, что приведенный выше пример призван показать, что даже ликвидируемым и банкротящимся компаниям не стоит брать и просто уничтожать архивные документы. Но даже для компаний, которые продолжают деятельность, и не собираются вступать в такой конфликтный процесс, как банкротство, могут быть проблемы из-за преждевременного уничтожения документов.

О возможных последствиях уничтожения документов, отраженных в судебной практике, мы писали на «Клерке» уже давно.

А тут приведем пример, что было с компанией, нарушившей правила хранения архивных документов (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ)

В ходе плановой выездной проверки предприятия было установлено, что главный бухгалтер поначалу хранил всю архивную документацию у себя дома. А после — в подвале гаража. В итоге, гараж залило, документы были испорчены. Предприятие оштрафовали на 200 000 рублей.

Есть другой пример. Постановлением заместителя начальника отдела ГИТ в Саратовской области № 7 от 12.10.2016 г. ООО «Евро-Пласт» признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ (по факту ненадлежащего хранения трудовой книжки и ее утраты), и ему назначено административное наказание в виде штрафа в размере 44 000 рублей. Суд это наказание подтвердил.

При этом, есть и судебная практика, в которой подтверждено, что проверяющие органы не имеют права штрафовать из-за отсутствия документов, если они уничтожены по истечении их срока хранения. Об этом говорится в постановлении ФАС Уральского округа по делу №А47-5018/2008, постановлении ФАС Северо-Западного округа делу № А05-8773/2008.

Как оформить акт при уничтожении бухгалтерских документов в электронной форме

Руководствуясь ст. 5 ФЗ № 125, можно утверждать, что для определения порядка хранения и уничтожения бухгалтерских документов не имеет значения, на каком носителе они составлены. Другими словами, правила уничтожения одинаковы и для бумажных носителей, и для электронных файлов. Таким образом, электронные файлы:

• не могут быть уничтожены организацией самопроизвольно. Для них также должна быть создана комиссия и составлен акт;
• не подлежат уничтожению, если они могут потребоваться в суде;
• могут содержать секретные сведения;
• должны быть уничтожены совместно со всеми возможными копиями.

ФЗ № 402 предусматривает для документов на электронном носителе период хранения, равный пяти годам. Действие периода хранения начинается с первого января года, следующего за годом их последнего использования.

Электронные носители значительно упрощают порядок хранения бухгалтерской документации, поскольку позволяют вместить большие объемы на маленьком предмете. Такими носителями могут выступать карты памяти, диски и другие запоминающие устройства.

Внешние носители подлежат уничтожению совместно с информацией, содержащейся на них. Порядок уничтожения и способы ликвидации аналогичны порядку, применяемому для бумажных носителей. Это может быть сжигание, механическое или химическое уничтожение.

По отношению к электронным файлам могут быть использованы специфические методы, такие как стирание или повторная запись. Возможность применения этих методов закреплена приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 года.

Таким образом, уничтожение электронных бухгалтерских документов происходит следующими способами:

1. Механический. Этот метод включает в себя любые способы физического и химического воздействия на носитель с целью его повреждения. К нему относятся сжигание, применение химических веществ, разлом и т. д. Данный метод позволяет получить визуальное подтверждение факта уничтожения носителя и, соответственно, информации, которая на нем хранилась.
2. Метод размагничивания. Для уничтожения файлов этим способом используют магнитное поле, которое, воздействуя на внешние носители, приводит их в неисправное состояние. Использоваться этот метод может только в отношении внешних носителей: флешка, диск, дискета, кассета и др.
3. Стирание данных. Применяется в том случае, когда сведения хранятся не на внешних носителях, а, например, в компьютере. Он позволяет уничтожить бухгалтерские файлы без уничтожения носителя информации. Порядок проведения процесса уничтожения должен контролироваться программистами или независимыми специалистами. Они подскажут, как стереть и сам документ, и его возможные копии.

Порядок уничтожения электронных бухгалтерских документов должен быть подтвержден соответствующим актом.

Как уже отмечалось, порядок уничтожения и сроки его проведения устанавливаются экспертной комиссией.

Комиссия по уничтожению документов

Учреждениям с большим документооборотом при создании архива целесообразно одновременно организовать специальную комиссию. При ее оформлении начальник должен руководствоваться приказом Росархива №2 «Об утверждении постоянно действующей комиссии».

В состав включаются не менее трех сотрудников, знающих делопроизводство и понимающих важность сохранения конфиденциальности. Комиссию обычно возглавляет один из заместителей руководителя предприятия

После председателя вторым по значимости признается экспертный секретарь. Им становится заведующий архивом, а при его отсутствии — ответственное за архивные документы лицо. В совете иногда участвуют главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Хранение отчетности в городском архиве требует включения в комиссию его представителя. В засекреченных структурах в нее назначают руководителя службы безопасности и работников с доступом к конфиденциальной информации.

Работа экспертной комиссии

Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

• отбор бумажных носителей на архивное хранение;
• определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
• проведение экспертизы ценности;
• контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;
• сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
• продление периода хранения.

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Акт о выделении документов к уничтожению

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

Выделение документов сопровождается следующими действиями:

• сортировка документации;
• выборка бумажных носителей с истекшими сроками хранения;
• полистный просмотр дел с целью нахождения материалов для постоянного хранения;
• составление описи и включение отобранных бумаг в акт об уничтожении.

Приказ об уничтожении документов

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Сроки хранения

Документы, скапливающиеся на фирме, можно отправить на хранение в специальные организации, заключив с ними соответствующий договор.

В случае самостоятельного ведения архива разрабатывается нормативно-правовой акт, описывающий подробные условия и порядок хранения всех видов рабочей документации. Для этого создается соответствующий отдел либо же каждая структурная единица отвечает за хранение своих бумаг: кадровые — в отделе кадров, в бухгалтерии — различные счета, договора и прочая бухгалтерская документация. Второй вариант используется в основном в коммерческих организациях и фирмах с небольшим штатом сотрудников.

Правила регулирования

Для рационализации хранения создается упорядоченный архив с определенным порядком приема, учета и обеспечения сохранности бумаг. Сроки для каждого вида устанавливаются в соответствии с законодательством.

Так, нормативно-правовые акты, регулирующие все «бумажные дела» включают в себя следующие постановления:

• закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
• правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
• приказ Минкультуры № 558 (о типовых управленческих документах);
• приказ Минкультуры № 1182 (о сроках хранения);
• постановление ФКЦБ № 03−33/пс (о документах АО).

Отдельное подразделение для ведения архива оборудуется в случае большого объема документации. Все деловые бумаги предприятия делятся на следующие виды в зависимости от регламентируемого времени хранения:

• постоянные;
• временные (менее 10 лет) — эта разновидность, как правило, не сдается в архив, а хранится в каждом структурном подразделении отдельно;
• временные со сроком хранения более 10 лет;
• личные дела сотрудников организации.

Рекомендуем: Лабораторный анализ сточных вод предприятия К постоянным документам относятся бумаги, содержащие сведения о политике фирмы и основных направлениях ее деятельности, участии в культурной и научной деятельности. Кроме них, в этот список также входят документы, регулирующие права и обязанности всех сотрудников, клиентов и партнеров организации, правила взаимодействия и другие сведения, представляющие ценность для предприятия.

Особенности перечня

Все указания по поводу сроков и правил хранения определенного вида документации содержатся в таком законодательном акте, как Перечень. Он играет важнейшую роль в организации и оформлении дел. К тому же при проведении проверок к этому акту обращаются специальные экспертные комиссии. Перечень является основным документом, регулирующим архивацию документации в различных по форме собственности организациях. Для кадровых документов перечень содержит 2 специальных раздела:

1. «Трудовые отношения» — это седьмой раздел, фиксирующий организацию и нормирование трудовой деятельности работников, а также тарификацию оплаты в соответствии с предписанием. Здесь же содержатся бумаги по охране труда и данные о проведенных инструктажах.
2. «Кадровое обеспечение» — восьмой раздел включает в себя документы, регулирующие зачисление на работу, перевод сотрудников и увольнение, а также сведения о повышении квалификационного уровня и наградах работников.

Временное хранение осуществляется всеми типами организаций независимо от их организационно-правовой формы, а постоянное только муниципальными, государственными и теми частными фирмами, что самостоятельно заключили соглашение с архивом. Тем не менее любая организация обязана хранить деловые бумаги как минимум 10 лет, а далее поступать в соответствии с законодательно регулируемым регламентом.

Основные кадровые бумаги имеют следующие сроки хранения:

Рекомендуем: Оформление предприятием паспорта отходов для опасного мусора

N по Перечню	Наименование	Срок хранения
576	Коллективные договоры	Постоянно
586	Графики учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
587	Бумаги о соблюдении условий работы и дисциплины	3 года
602	Положения об аттестации рабочих мест	45 лет (в особых случаях — 75 лет)
624	Документы и инструктажи по технике безопасности	5−10 лет
687	Бумаги по командировкам	5, а для зарубежных — 10 лет
653	Сведения о работниках на госдолжностях, структурированные по полу, возрасту, стажу работы и образованию	Постоянно
656	Личные дела работников всех уровней	Постоянно
657	Трудовые договоры любого порядка	75 лет
658	Личные дела и карточки работников как постоянных, так и временных	75 лет
664	Оригиналы личных документов	До востребования или 75 лет
693	Графики отпусков сотрудников	1 год
696	Протоколы собраний, заседаний, постановления специальных комиссий	15 лет (75)