События и задачи менеджера

Планирование

Планирование — это обязательная часть любого вида деятельности. Без плана любая работа превращается в хаотичное движение, при котором не только не будет успеха, но и вся деятельность потеряет всякий смысл.

Планирование в современном менеджменте – это формирование конкретных целей, которые нужно достичь, с описанием средств и инструментов, которые для этого необходимы. Чтобы было проще составить план, рекомендуется дать ответы на следующие вопросы:

• какие результаты мы имеем на сегодняшний день?
• чего и когда хотим достичь?
• каким образом мы сможем это сделать?

Планирование принято делить на несколько категорий в зависимости от перспективы во времени – на несколько лет, на год, на квартал, на месяц.

Многие начинающие руководители совершают большую ошибку, когда пытаются составить план, ещё даже не попробовав провести всю работу в полном масштабе. В малом бизнесе это случается часто. Причём на эти грабли наступают не только начинающие предприниматели, но и даже опытные менеджеры.

Например, кто-то хочет открыть магазин или кафе, и с самого начала, ещё до открытия, пытается примерно подсчитать, в какую сумму обойдётся открытие, и какой примерно доход заведение будет приносить после запуска.

Вот здесь кроется ловушка, в которую попадают практически все новички. Не сильно ошибаются в таких случаях только те, кто открывает новые магазины по аналогии с уже существующими (например, сетевые ритейлеры).

Если у компании уже есть 20 магазинов, успешно работающих, то при составлении и реализации плана для 21-го магазина больших сложностей не возникнет.

Но если речь идёт о начинающем предпринимателе, который только собирается открыть свою первую торговую точку, то сделать успешное планирование с самого начала точно не получится. Полный бизнес-план в таких случаях требуется в большей степени как формальность (если, например, он нужен для получения кредита). А для себя сразу нужно усвоить, что придётся составлять 2 плана:

первый – предварительный (на недолгую перспективу), в котором все расчёты будут приблизительными;

второй – который надо будет составить через некоторое время после открытия магазина, когда он уже какое-то время поработает, и менеджеру уже будет понятно, какой примерно доход реально он приносит.

Дело в том, что все теоретические расчёты в таких случаях, даже если их делают опытные люди, чаще всего оказываются ошибочными. В реальной жизни никогда невозможно заранее точно просчитать, в какую сумму обойдётся открытие предприятия – тут всегда нужно закладывать в бюджет резервные средства в размере 10—20% от первоначальной сметы.

И тем более невозможно заранее спрогнозировать, какой в реальности будет доход. В большинстве случаев ошибки в этом пункте составляют 30% и больше.

Только после запуска магазина, когда он поработает несколько месяцев, когда всплывут все подводные камни, о которых заранее никто и не догадывался (а они бывают всегда), когда работа будет налажена и войдёт в колею – только тогда можно составлять план на длительную перспективу.

Один мой знакомый предприниматель любит говорить: «Бизнес – это как рыбалка. Новичок должен быть готов, что сначала будут одни сплошные разочарования. Но и когда ты наберёшься опыта – будь готов, что от твоих знаний будет зависеть только 50% успеха. Всё остальное – чистое везение, удача, фортуна».

Про фактор везения нужно помнить всегда. Даже при хорошо налаженной работе постоянно могут быть какие-то форс-мажорные обстоятельства. Их нужно учитывать при планировании. В любую стратегию всегда нужно вносить несколько планов – основной и запасные, и каждый должен иметь свои резервы на случай непредвиденных ситуаций.

Также обязательно нужно помнить, что планы, составленные на длительную перспективу, будут требовать постоянной корректировки. Как показывает практика, никогда не удаётся полностью выполнить план, составленный несколько лет назад.

Кто такой менеджер проектов

Управление проектами — одна из самых сложных областей работы. В этой профессии нет места скуке. Project manager отвечает за ведение всего проекта посредством инициирования, планирования, исполнения, контроля и завершения.

Менеджеры проектов всегда работают в команде. Чаще всего они общительные и отлично работают в коллективе. На позиции менеджера проекта, вы должны будете адаптироваться к различным людям, культурам, окружению и ситуациям.

Гибкость — это ключ к общению в команде, так как вы будете строить и контролировать команду.

Чтобы быть хорошим менеджером, вы должны быть лидером команды, коллегой и руководителем одновременно. Вы будете первым человеком, к которому будет обращается команда, при возникновении проблемы. Они будут рассчитывать, что у вас есть ответы на все вопросы. Но это то, что делает карьеру проджект-менеджера интересной.

Вы будете иметь дело как с формальным, так и с неформальным взаимодействием. Если вы считаете, что являетесь человеком, который хорошо знает людей со второй встречи с ними, то выбор этой карьеры будет правильным решением. Менеджеры проектов похожи на психологов. Они точно знают, какие проблемы, желания и ожидания есть у сотрудников и клиентов.

Обязанности менеджера проекта:

• генерация идей;
• выполнение проекта;
• подготовка методов коммуникации;
• поиск решений повторяющихся проблем;
• мониторинг хода проекта от начала до конца;
• обеспечение того, чтобы команда действительно добилась результатов;
• и многое другое.

Вы будете нести ответственность за связь каждого проекта с миром бизнеса и его клиентами. Вся ответственность за успех проекта ложится на ваши плечи.

Вы будете нести ответственность за любые ошибки, допущенные вашей командой, или за любые жалобы клиентов. На этой должности нужно сосредоточится как на точности своей работы, так и на работе своей команды.

Эта профессия всегда меняется и сталкивается с новыми требованиями. Если вы относитесь к тому типу людей, которые предпочитают разнообразие, это та работа, которая никогда не надоест. Вы всегда можешь сменить проект, над которым работаете, команду, с которой взаимодействуете, отрасль, и даже процессы и инструменты, чтобы облегчить свою работу.

Ни один проект не является таким же. Тем не менее, ваш опыт в этой области окажется полезным, когда вы столкнетесь с подобными ситуациями и проблемами в будущем

Точно так же ваш прошлый опыт будет иметь важное значение для быстрого решения проблем

В каких сферах работает менеджер

Удаленная работа – самый удобный режим исполнения своих функциональных обязанностей. Можно выделить такие специализации, зависящие от типа объекта продажи:

• промтовары;
• потребительские товары;
• услуги.

Профессия менеджера достаточно широко используется в оптовой торговле. В одних компаниях данные специалисты работают с потребителями напрямую (например, при продаже крупного и дорогостоящего товара), а в других – с предприятиями-дистрибьюторами, приобретающими товар с последующим развозом его по магазинам. Зачастую можно встретить ситуацию, когда план работы менеджера совмещает и первую, и вторую схемы продаж.

На первый взгляд может показаться, что деятельность такого специалиста представляет собой постоянные телефонные звонки, нудный поиск клиентов, а также переговоры. Однако необходимо отметить, что достаточно интересна работа менеджера. Обязанности его могут включать сбор и анализ информации, презентацию проектов, разработку документации, заключение договоров, работу на различных выставках. Также данный специалист должен постоянно мониторить своевременную доставку товара.

Flow

Еще один популярный сервис, позволяющий управлять проектами и отдельными задачами по системе гибкой методологии Agile. Поддерживает управление приоритетностью, планирование, индивидуальное распределение заданий. Также доступен не только в десктопной версии, но и в приложениях для мобильных устройств. Визуализация с использованием Канбан-досок удобна тем, что доступ к любой из них можно ограничить определенным перечнем участников. Это позволяет создавать отдельные группы для обсуждения и решения проблем на разных уровнях иерархии.

Преимущества:

• Многоуровневая структура.
• Инструменты создания вложенных задач.
• Система уведомлений.
• Возможность экспорта данных.

Как повысить мотивацию

Недостаточно поставить цель, необходимо регулярно предпринимать шаги, которые приблизят к цели

Важно понимать, что достижение цели – это марафон, а не спринт. На этом пути важны постоянные усилия, а не единоразовый рывок

Поэтому менеджеру нужна мотивация. Есть несколько техник:

• общение с теми, кто зарабатывает больше. Если менеджер поставил перед собой цель повысить уровень дохода и жизни, он может провести интервью и пообщаться с руководителем отдела продаж и коммерческим директором. Суть техники – узнать, как человек пришел к текущему уровню дохода. Рекомендуется выяснить сферу его деятельности, размер окладной и бонусной части, уровень дохода. Общение с людьми, которые стоят на несколько ступенек выше по карьерной лестнице, помогает увидеть, есть ли перспективы в этой компании или профессии;
• повышение уровня нормы. У каждого менеджера по продажам есть фиксированный оклад или определенный уровень дохода, к которому он привык. На основе текущего заработка менеджер планирует свои крупные и повседневные траты. Однако если он купит что-то на порядок дороже запланированного, это будет дополнительной мотивацией для повышения уровня жизни. Кроме того, регулярно приобретая дорогие вещи, человек привыкает к высокому качеству. От этого сложно отказаться и это становится дополнительным поводом больше работать и зарабатывать;
• формирование правильного окружения. В каждой профессии есть стеклянный потолок – уровень зарплаты, выше которого большинство представителей профессии не могут подняться. Чтобы стимулировать себя на пробивание стеклянного потолка, менеджер должен окружить себя людьми, которые зарабатывают на порядок больше. Регулярно общаясь с такими знакомыми, он будет перенимать их образ мыслей и отношение к работе, деньгам;
• ориентироваться на оптимистичный прогноз. Когда менеджер сформулировал цель по технике СМАРТ, он обозначил срок достижения. Однако всегда есть вероятность, что цель будет достигнута раньше. Менеджер может оценить оптимистичный прогноз и определить, что он может сделать, чтобы сократить срок достижения цели. Если менеджер будет понимать, что мечта может быть реализована гораздо раньше, он с большим усердием будет работать.

Специалисты рекомендуют прописывать много целей на краткосрочную перспективу. Например, на один календарный год можно поставить 50 и более целей разных масштабов. Не обязательно каждую прописывать по технике СМАРТ, возможно, некоторые можно выполнить за несколько дней. Но самые важные рекомендуется визуализировать. Визуализация – это создание доски (электронной или настоящей), на которую будут нанесены картинки или фотографии, символизирующие цель. Например, менеджер мечтает приобрести собственный загородный дом. Тогда он находит фотографию дома, максимально похожего на тот, о котором мечтает. Использовать доску визуализации полезно, когда мотивация на нуле.

Виды

Профессия менеджера имеет различные виды, при этом его должность может называться в соответствии с выполняемыми функциями. Например, на рынке труда можно встретить такие вакансии:

• арт-менеджер – специалист, который занимается решением организационных вопросов в сфере творчества и искусства;
• эвент-менеджер – этот человек выполняет функции, связанные с организацией развлекательных и торжественных мероприятий;
• пиар-менеджер – занимается созданием и поддержанием благоприятного имиджа компании в глазах общественности;
• бренд-менеджер – отвечает за создание, развитие и продвижение на рынок торговой марки и его работа часто связана с сетями в сфере торговли;
• сити-менеджер – это наемный управляющий, который выполняет функции мэра города.

Список можно продолжить, он дает представление не только о направлении применения менеджмента, но и показывает уровни, где иерархия специалистов отличается друг от друга. Существует 3 основных типа уровня менеджеров.

Высшее звено

Сюда относят управленцев высшей категории – это директора и собственники бизнеса. Подобный вид руководителей несет ответственность за планирование и стратегию развития организации. Их решения определяют судьбу компании не только в настоящем моменте, но и на многие годы вперед.

Среднее

Этот уровень менеджмента подразумевает руководителей, которые управляют менеджерами низшего звена. В обязанность такого управленца входит исполнение задач, поставленных перед ними высшим руководством. В их компетенции находится постановка среднесрочных планов, так как среднее поэтапно и планомерно выполняет поставленные перед ним глобальные задачи. Управленец среднего звена ценен своей исполнительностью и умением принимать верные решения. Менеджерами среднего звена считаются начальники цеха, отдела, небольшого структурного подразделения.

Низшее

Сюда относят руководителей начального уровня, выполняющих организацию и контроль за работой рядового персонала. Менеджеры низшего звена подчиняются руководителям средней и высшей иерархии. Такие должности, как бригадир старший смены, администратор, супервайзер, являются представителями именно низшего сегмента управленческой системы. В их ведении нет задач стратегического планирования, но они претворяют в жизнь планы вышестоящего руководства.

Notion

• Язык интерфейса: английский, корейский

• Отображение задач: kanban-доска, календарь, список по исполнителю, по срокам, а также по кастомным параметрам

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: нет

Сервис Notion объединяет в себе функции сразу нескольких инструментов: таск-менеджера, блокнота, планера. В нем можно не только управлять задачами и проектами, но и вести заметки, таблицы, работать с документами, собирать базы знаний и хранить файлы и полезные ссылки. Есть версии для десктопов и смартфонов на iOS и Android.

При регистрации (для нее понадобится ввести адрес электронной почты) вам предложат два варианта настройки сервиса — для личного и для командного использования.

В личных целях его можно использовать для ведения заметок, конспектов и дневника, личного расписания, списка дел, покупок, планов, постановки целей и т. д. В компаниях он пригодится как сервис для ведения задач. Задачи собираются на kanban-доске, им можно присваивать статусы Idea, In Progress, On Review, Published, а также фильтровать их по разным параметрам: по статусу, по исполнителю, по дедлайну и т. д.

Интерфейс сервиса на английском языке. Меню рабочего пространства для категории «Маркетинг» состоит из пяти основных вкладок:

1. Brand Assets — здесь хранятся корпоративные элементы: шрифты, логотипы, иконки, паттерны и т. д.

2. Meeting notes — заметки по итогам встреч и обсуждений.

3. Media list — ссылки на статьи, пресс-релизы, новости о компании, которые публиковались в СМИ.

4. Content Calendar — контент-план.

5. Mood board — доска с референсами.

Эти вкладки можно редактировать, удалять, добавлять новые вкладки и разделы для них. Например, можно создать вкладку, где будут храниться ссылки на полезные ресурсы для членов команды, вкладку с регламентами и т. д.

Кроме «Маркетинга», есть бесплатные шаблоны для категорий «Дизайн», «Образование», «HR», «Продажи», «Служба поддержки», Product management, «Проектирование» и «Личные нужды». В галерее Notion есть и другие шаблоны (в том числе платные), например, для планирования активностей в праздники. В сервис можно загружать и хранить файлы любого типа: видео, аудио, коды, таблицы.

Тарифы Notion:

1. Personal. Бесплатный, позволяет создавать неограниченное количество страниц и блоков и приглашать до пяти человек.

2. Personal Pro $4 в месяц. Можно загружать неограниченное количество файлов и приглашать неограниченное число гостей. Также можно просматривать историю версий.

3. Team $8 в месяц за пользователя. Дает возможность создавать общие рабочие пространства и пользоваться функциями администратора.

4. Enterprise. Тариф с расширенными администраторскими функциями и повышенной защитой данных.

Основные обязанности

Чаще всего работа менеджера по продажам начинается с поиска новых клиентов. Конечно, есть вероятность, что вы придете на готовую базу или будете отвечать на входящие заявки. Это облегчает работу. Но в полном цикле продаж все начинается с поиска и привлечения новых покупателей.

Следующий этап – это консультация, ответы на вопросы и возражения, корректный выход из коммуникации, в идеале с закрытием сделки, но часто с первого контакта все только начинается. Вы выясняете потребности заказчика и идете на следующий этап, на котором в зависимости от сферы деятельности компании готовите для него коммерческое предложение, смету или просто расчет стоимости.

После этого вы снова связываетесь или встречаетесь с заказчиком. Когда продажа совершена, клиенту, скорее всего, потребуется сопровождение, что тоже входит в обязанности менеджера по продажам.

А теперь еще раз коротко основные задачи продажника:

1. Поиск и привлечение новых покупателей посредством телефонных звонков, электронных писем, встреч.
2. Презентация продукта, участие в выставках.
3. Ответы на вопросы, снятие возражений.
4. Подготовка коммерческого предложения.
5. Подготовка документов с помощью юриста, бухгалтера и других специалистов.
6. Контроль поступления оплат.
7. Передача данных о заказе на производство или в другой отдел, который занимается непосредственным созданием продукта, услуги. Координация действий разных подразделений с целью удовлетворения потребности заказчика.
8. Контроль за выполнением заказа, сопровождение клиента.
9. Повторные контакты и продажи.
10. Выполнение плана продаж.

Какие-то обязанности могут выполнять и другие сотрудники. Это уже зависит от организации работы на конкретном предприятии. Чем меньше компания, тем больше функций у каждого сотрудника. Я рассказала общую схему и основные процессы, в которые включается продающий менеджер.

Ключевые функции

На основе изложенной выше информации можно сделать вывод, что суть управления сводится к планированию, мотивации, организации процесса и его контролю. Фактически это и есть цели менеджмента.

Таким образом, основные функции руководителя имеют следующую структуру:

• планирование;
• организация;
• мотивация;
• контроль.

Касаясь планирования, нужно отметить, что в рамках данной функции происходит определение наиболее актуальных для компании целей и составляется стратегия их достижения, вплоть до формирования алгоритма работы сотрудников всех уровней.

Менеджмент предприятия на данном этапе включает работу с несколькими ключевыми вопросами:

1. Где компания находится в данный момент?
2. Куда необходимо двигаться?
3. Как именно будет выглядеть это движение (план, ресурсы и т. д.)?

Именно благодаря планированию руководство компании определяет ключевые направления, в которых необходимо прилагать основные усилия.

Организация предприятия — это, по сути, процесс создания и развития существующей, а также новой структуры. В этом случае работа менеджеров ориентирована на учет всех граней внутренних процессов компании с целью грамотного их взаимодействия. При наличии качественного формирования всех процессов и глобального алгоритма прогресса предприятия все работники и руководители будут способствовать эффективному достижению поставленных целей.

Также система управления позволяет точно определить, кто и какие функции на предприятии должен выполнять.

Современный менеджмент трудно представить без грамотной мотивации. Суть в том, что алгоритм действий и развития будет успешен лишь в том случае, если все группы сотрудников смогут на постоянной основе качественно выполнять закрепленные за ними функции. Для этого менеджеры разрабатывают систему мотивации персонала, которая позволяет сохранять высокий уровень заинтересованности в точном достижении целей.

В цели менеджмента входит также контроль. Дело в том, что в силу некоторых обстоятельств процессы внутри компании могут несколько отклониться от первоначального алгоритма и выполнение поставленных задач окажется под вопросом. Во избежание подобных процессов руководители уделяют немало внимания контролю работы своих подчиненных.

Todoist (веб, Windows, macOS, iOS, Android)

Todoist — очень популярный таск-менеджер, простой и функциональный. Он работает на всех десктопных и мобильных платформах (и вообще, его разве что на умных холодильниках и чайниках нет).

Задачи можно быстро добавлять благодаря распознаванию текста — например, пишешь «заплатить за электричество в среду» и Todoist ставит соответствующую задачу на ближайшую среду. Новые задачи можно собирать во входящих, а затем раскидывать по проектам (и у задач, и у проектов есть бесконечная вложенность). С платным аккаунтом можно создавать фильтры и теги, а также получать напоминания о задачах (да, дико, но бесплатная версия Todoist тебя даже о приближающемся дедлайне не предупредит).

Я делал к Todoist несколько заходов, даже однажды по скидке купил премиум-аккаунт на год, но… у нас с ним так ничего и не вышло. Когда инструмент открывает перед тобой почти безграничные возможности, велик соблазн ничего не сделать.

Плюсы:

Минусы:

Стоимость: бесплатно. Если нужны уведомления и другие важные фичи, придётся платить 229₽ в месяц при оплате за год.

Кто такой менеджер

Без эффективного руководства развитие современных компаний не представляется возможным.

Если использовать актуальное значение терминов, то менеджером можно будет назвать управляющего или руководителя, который обладает достаточными полномочиями для решения различных задач, имеющих отношение к конкретным видам деятельности предприятия.

В целом к этой категории можно отнести следующих людей:

• руководители предприятия, равно как и его подразделений (это могут быть отделения, подразделения и т. д.);
• организаторы различных видов работ, действующие в рамках программно-целевых групп или подразделений;

• администраторы, независимо от уровня управления, в обязанности которых входит организация трудового процесса с учетом современных требований;
• руководители любых групп специалистов.

Независимо от профиля ключевой задачей менеджера всегда является управление сотрудниками для качественной реализации поставленных задач.

Координация

Эта управленческая функция менеджера автоматически вытекает из предыдущей. Эффективная организация работы предприятия невозможна без координации усилий всех отдельных структур и подразделений. Работа каждого сотрудника должна быть согласована с остальными. Это относится и к рядовым работникам, и к руководству.

Есть ряд принципов, на которых базируется координация. Исходя из практического опыта, начинающим менеджерам даётся несколько рекомендаций.

1. Координация должна быть постоянной, т. е. всегда надо «держать руку на пульсе». Ответственные руководители остаются на связи всегда – и в выходные, и ночью, и в отпуске.
2. Даже самым идеальным образом отлаженная работа может давать сбои. Это происходит по разным причинам: может помешать и пресловутый человеческий фактор, и отказ техники, и собственные ошибки руководства, и непредвиденные обстоятельства.
3. Подавляющее большинство сотрудников никогда не выполняют свою работу так, как это требуется. Кто-то недорабатывает, а кто-то наоборот, перерабатывает. Из-за этого постоянно возникают накладки, которые требуется срочно устранять, используя власть и резервы руководства.
4. Всегда нужно помнить и про фактор сезонности. Он актуален не только для торговли и туризма, но в других сферах бизнеса.

Microsoft To Do (веб, Windows, macOS, iOS, Android)

Однажды Microsoft купил Wunderlist и убил его. А потом сделал на костях свой «Wunderlist» c блэкджеком и… ну, в общем, ты понял. Приложения действительно максимально друг на друга похожи — и интерфейсом, и возможностями.

В Microsoft To Do есть проекты, которые можно объединять в группы; есть задачи и подзадачи (не полноценные, а, скорее, как пункты чек-листа). Задачи можно делать повторяющимися, а также прикреплять к задачам файлы и напоминания. В каком-то смысле To Do похож на Things, с той лишь разницей, что здесь нельзя указывать дату начала работы над задачей, после чего она постоянно напоминает о себе в разделе «Сегодня».

Я пробовал пользоваться ещё Wunderlist, но мне не понравилась система напоминаний. В To Do она такая же — я пробовал, и тоже забросил.

Плюсы:

Минусы:

Стоимость: бесплатно.