Что такое дедлайн, и как научиться его соблюдать?

Снижение уровня стресса: рекомендации психологов

При стрессовой ситуации в организме происходит повышение уровня адреналина, обостряющего чувства, концентрацию и придающего сил. Но это временное состояние. Если постоянно испытывать тревогу и перегрузки, это чревато умственными и физическими расстройствами. Чтобы снизить стресс, связанный с ограничением времени, можно воспользоваться советами психологов.

Чем быстрее будет приближаться дедлайн, тем более высоким будет ваш уровень стресса. Чтобы этого не случилось:

Урежьте сроки заблаговременно. Приступить к работе с далеким дедлайном трудно, поскольку мы понимаем, что подобные задачи имеют большую степень сложности – ведь на их выполнение требуется больше времени. У людей есть склонность к отсрочке трудоемких дел, но постановка более сжатых сроков будет являться мотивацией для более быстрого решения задачи. Кроме того, так у вас останется время на проверку и доработку.

Научитесь входить в поток. Это состояние, когда вы так сконцентрированы и вовлечены в работу, что даже не осознаете, как пролетает время

Важно создать такую рабочую обстановку, чтобы минимизировать отвлекающие факторы.

Превратите соблюдение сроков в игру. Выполнение скучной работы не особо помогает в соблюдении режима deadline

Геймифицировав их, вы сделаете ее увлекательнее и увеличите мотивацию своевременного завершения. К примеру, вы можете соперничать с сотрудниками, пробудив дух азарта. Либо установите какое-нибудь специализированное приложение, выдающее вам за каждое законченное дело бонусы.

И, самое главное, не будьте перфекционистом. Лучшее является врагом хорошего. Это не обозначает, что надо наплевать на качество работы. Но и от нескончаемого «причесывания» пользы никакой. Если вы станете излишне долго все улучшать, растратите трудовые и временные ресурсы, и в попытке достичь совершенства, просрочите дедлайн. 

Найдите свой идеальный уровень стресса

Хорошие новости: не все виды стресса вредны. Умеренный стресс способен нас мотивировать к действиям, а не удерживать нас от выполнения проекта в срок.

В 1908 году психологи Роберт Йеркес с Джон Додсон обнаружили, что чем больше стресса вы испытываете, тем продуктивнее становитесь. Однако после преодоления определенного стрессового порога, продуктивность падает.

Так какой же он, идеальный уровень стресса? Все зависит от типа проекта, который вы выполняете.

Простые задачи дают лучшие результаты, когда вы испытываете сильный стресс. Работа над сложными проектами, наоборот, ухудшается. Продуктивность в выполнении трудных задач становится выше, когда уровень стресса низкий или средний.

В следующий раз, когда вы будете устанавливать сроки, сделайте дедлайн для простых задач покороче. В случае со сложными заданиями, наоборот, выберите более дальний срок.

Ответы на вопросы о дедлайне

Ответим на несколько вопросов о дедлайне.

Вопрос № 1 .Что такое редлайн? 

С английского red line переводится как «красная линия». Это промежуточный срок между началом реализации проекта и дедлайном. Например, макет рекламного баннера маркетолог и дизайнер должны были подготовить к печати до 10 мая. Но руководитель рекламного агентства требует сдать проект уже 1 мая. Это и будет редлайн. Красная линия помогает обеспечить время для доработки проекта, не затягивать до дедлайна. С редлайном меньше риска, что крайний срок будет сорван.

Вопрос № 2. Что понимается под дедлайном в спорте? 

Это крайний срок перехода игроков из одного клуба в другой. В спорте есть «трансферное окно», период после окончания сезона, когда игроки могут заключать новые контракты, переходить в другие команды. Дедлайн — начало нового сезона, когда все трансферты прекращаются.

Вопрос № 3. Что такое перманентный дедлайн? 

Это постоянный дедлайн, когда человек практически не выходит из такого состояния. Дедлайны, которые стали ежедневными — это плохо для психологического самочувствия. Человек постоянно в стрессе и не может расслабиться, сдав проект или выполнив задачу, ведь его тут же ждет новый дедлайн.

Дедлайн — полезный инструмент, который позволяет все планировать, соблюдать сроки, банально не опаздывать на работу. Однако устанавливать дедлайны нужно правильно, сроки должны быть реальными, отвечающими поставленной задаче. Срывать крайние сроки очень нежелательно, это приводит к плачевным последствиям.

Что такое дедлайн?

Начнём, пожалуй, с происхождения слова дедлайн. Когда его начали использовать в обиходе – неясно. Само слово состоит из двух английских понятий: dead и lane. То есть дедлайн – это простыми словами «мёртвая линия». Единственное, это линия скорее не в пространстве, а во времени.

Можно сказать, что дедлайн – это некая временная граница, за которой действие уже бесполезно.

Конечно, пример не самый лучший, ведь можно просто подождать другой автобус. Но вдруг вам нужно было уехать именно на этом? Вот нравится вам кожаные сидения салона автобуса, который отправляется с вашей остановки именно в 14:00.

Нельзя путать понятие дедлайн со сроками. Есть несколько различий:

1. Срок – это время на выполнение задания. Если по наступлению срока задача не выполнена, то его можно подвинуть. Например, когда анонсирован выпуск фильма в прокат и назначается срок. Если фильм не успевают сделать к сроку выпуска, то его просто продлевают.

2. Дедлайны – это жёсткие временные границы. Их нельзя перенести и это главное отличие.

Для лучшей наглядности и простоты давайте рассмотрим это понятие в его, так сказать, рабочей среде и поймём: что такое дедлайны в работе?

Естественно, наш трудяга моментально бросается на помощь и прибывает на место вызова через условные две минуты. Проведя анализ ситуации, Карлос выясняет, что сердце у Х остановилось три минуты назад, а последние признаки дыхания пропали две минуты назад.

Карлос знает, что без признаков жизни Х может продержаться до шести минут и у него есть ещё целых три минуты, чтобы спасти Х. Три минуты – это буквально дедлайн Карлоса, а по совместительству – Х. Это буквальный пример понятия дедлайн.

Конечно, в повседневной жизни вы никогда не услышите от врача: у моего пациента дедлайн, мне нужно его спасать. Зачастую это можно услышать в каком-нибудь офисе по отношению к работе, а не в больнице. Поэтому предлагаю разобрать это понятие в офисной среде.

Итак, нам дают некое задание и жёсткий срок – две недели. В такой ситуации дедлайн – это день, который наступит после двух недель начиная со дня выдачи задания. Работа может быть любая: от разработки проекта до написания письма. Всё что угодно, но оно должно быть сделано в течение двух недель и крайний срок – это последний день второй недели. Этот день – дедлайн.

Возможно, вы скажете: эту работу можно перенести, если вдруг мы не успеем. Да, можно. Но начальник сказал: не сделаешь – уволю.

Вот и получается, что, если мы не успеваем выполнить работу до наступления дедлайна, нас уволят, а соответственно делать что-то дальше в этой компании – не имеет смысла.

Надеюсь, понятно и если вас вдруг спросят: «Дедлайн, что это значит?», то вы сможете дать однозначный ответ.

7 правил, как никогда не нарушать дедлайны

С учетом всего сказанного выше следует все-таки признать, что несоблюдение дедлайнов сильно вредит профессиональной репутации и доставляет неудобства коллегам

Поэтому важно искать способы борьбы с этой вредной привычкой

1. Примите тот факт, что вы не можете делать все сразу.

С этого фактически нужно начать работать над собой. Часто высокопрофессиональные люди думают, что они способны сделать больше, чем на то рассчитано время. В итоге это приводит к тому, что они не укладываются в сроки.

1. Заранее рассчитывайте, сколько времени нужно на выполнение задачи.

Недооценка этого фактора сильно вредит — вы можете просто переоценить свои способности

Начните отслеживать свое время: обращайте внимание на то, сколько времени на самом деле требует выполнение тех или иных задач. Сравните полученный результат с тем сроком, который вы закладывали изначально

Как только вы увидите разницу во времени, внесите корректировки там, где это необходимо, и начните работать согласно реальным срокам.

1. Попробуйте честно разобраться с личными причинами срыва дедлайнов.

Если проблема несоблюдения дедлайнов стала хронической, то разобраться в ее причинах нужно обязательно. На самом деле может быть несколько объяснений происходящему:

• Вы отрицаете существование самой проблемы.
• Вы слишком заняты.
• Вы пытаетесь соблюдать дедлайны, которые не реалистичны.
• Вы легко отвлекаетесь.
• Вы нарушаете свое обещание.

Как только вы ответите на вопрос «почему», вы сможете понять «как» решить проблему.

1. Установите личную зависимость от дедлайнов.

Доктор философии и клинический психолог Стив Левинсон утверждает, что привычка к нарушению дедлайнов культивируется отсутствием последствий. Решить эту проблему можно с помощью принятия преднамеренных и конкретных действий, чтобы вы реально чувствовали себя обязанными соблюсти установленные сроки.

1. Начинайте работать над проектом сразу же, как только получили его.

Лучше брать в работу задание в тот же день, когда вы его получаете. Не нужно затягивать. Сделайте важную подготовительную работу: проведите при необходимости базовые исследования, подготовьте папку с нужными файлами, соберите заметки, обсудите идеи проекта, тщательно изучите детали задания. Не нужно пытаться в первый же день объять необъятное, просто заложите основу для будущей работы с помощью несложных действий.

Небольшие задачи делайте сразу. Если кто-то шлет вам письмо, требующее краткого ответа, сразу же ответьте на него. То, что занимает пять минут, не растягивайте на сутки. Высвобождайте время на более серьезные проекты.

1. Обманывайте себя другими сроками.

Многие эксперты советуют устанавливать «личные сроки», которые на несколько дней опережают дату, которую устанавливает для вас кто-то другой. Это отличный способ заложить «временной запас», если обстоятельства сложатся так, что реализация проекта займет больше времени, чем вы ожидали.

Сроки должны рассматриваться как внутренний, а не внешний мотиватор

Почему это важно? Потому что в психологическом плане мы перестаем полагаться на других людей в плане установки временных границ. В результате мы начинаем делать то, что обязаны, в нужное для нас время

Кроме того, внешние мотиваторы всегда можно оправдать («этот дедлайн на самом деле не столь важен», «никто не заметит задержки в два дня»). Но внутренние мотиваторы не имеют квалификаторов — мы сами их установили, и мы решили, что мы сделаем это, независимо от сроков, которые нам установили другие люди.

1. Обеспечьте себя полезным набором инструментов.

К счастью, мы живем в мире, который предлагает сотни инструментов для управления своим временем. Можно начать хотя бы с самых доступных — например, использовать календарь в Gmail или Yandeх, настраивая там напоминания о встречах, звонках и предстоящих событиях. Регулировать потоки задач можно с помощью программы Trello. Недавно мы писали о Матрице Эйзенхауэра, которая тоже помогает эффективно управлять своим временем и грамотно распределять задачи на срочные и второстепенные.

Что делать, если дедлайн срывается?

Самое основное – не пытаться подобно страусу спрятать голову в песок, надеясь до последнего, что сгустившиеся над вами тучи сами расползутся. Помните, чем дольше вы не уведомляете нанимателя о том, что не сможете сдать заказ в срок, тем больше его подставите, что вполне может обернуться увольнением, отказом в оплате, негативным отзывом. А вот если пораньше сообщить о возникших проблемах и убедить заказчика в обоснованности переноса дедлайна, тогда вам могут пойти навстречу. Популярных вариантов решения проблемы три:

• Уменьшение объема работ. Наниматель перекладывает часть обязанностей на другого исполнителя, а исполнитель получает на руки меньшую сумму, соответствующую проделанной им работе. Разумеется, если вы тыкали, мыкали, но так и не смогли сделать что-либо сносное, на оплату можете не рассчитывать.
• Перенос дедлайна (продление сроков). Заказчик дает исполнителю дополнительное время на решение его проблем и выполнение поставленной задачи.
• Пересмотр условий трудового соглашения. Хоть это встречается не часто, все же иногда работодатели и исполнители могут пересмотреть первоначальный договор в сторону компенсации первым потраченного времени. Например, работнику продлят срок, но понизят оплату за труд.

Что говорит значение термина

Данное понятие будет точно полезным всем тем читателям блога, которые привыкли планировать свой день, чтобы повысить его эффективность. Конечно, в первую очередь, это касается работы, ведь оно и появилось изначально в лексиконе деловых людей, а позже его подхватили и представители свободных профессий. Постепенно понятие получило более широкое распространение и даже стало модным словцом.

В буквальном переводе с английского этимология термина означает «граничный рубеж», «последний срок». В настоящем времени википедия трактует его, как размер интервала времени, отпущенного для выполнения (решения) какой-либо задачи или совершения действия. Чаще всего дедлайны устанавливаются руководителем, преподавателем, заказчиком.

В бизнесе вообще и в продажах, в частности, такие процессы могут быть срочными, либо поэтапными. В одном случае дедлайн означает считанные дни на выполнение задачи, в другом — его приходится разбивать на отдельные подзадачи, которые должны контролироваться на каждой стадии. Эти понятия напрямую относятся к направлению проектного менеджмента, что становится все более популярным в современном отечественном бизнесе.

Где сейчас используется термин дедлайн

Его зачастую используют в своем лексиконе фрилансеры, дизайнеры, коммерческие менеджеры, учащиеся университетов и средних учебных заведений. А также журналисты, бизнесмены, спортсмены, копирайтеры.

Рассмотрим значение термина на примере его употребления. «Если я просрочу дедлайн, то мне не выплатят премию», «Редакторы постоянно мучают нас короткими дедлайнами», «Сегодня я не пойду к вам на вечеринку, потому что завтра стоит дедлайн сдачи курсовой работы» и т.д.

Как видите, слово применяется не только в профессиональной лексике офисных работников, но и в решении простых бытовых вопросов.

Что это такое

Сегодня в офисных кругах всё чаще стало мелькать слово «дедлайн», и те, кто не знаком с его значением, желает понять, о чём идёт речь.

Многим студентам, так же знакомо слово «дедлайн», поскольку требовательные преподаватели устанавливают лимиты по сдаче рефератов, курсовых и дипломных работ. Что это за слово, и почему оно прекрасно прижилось в русском языке, давайте разбираться вместе.

К примеру, необходимо написать портрет акварелью, и заказчик установил крайний срок в пятницу. Нельзя передать заказ в субботу, это будет не актуально, и, согласно требованиям клиента, дедлайн наступит в пятницу. С данным термином все имеют дело с детства, ведь ещё за школьной скамьи дети знали, что обязаны сдать сочинения до вторника, сделать поделку из бумаги до следующего урока трудового обучения и т.д.

Со временем термин плавно вклинивается в период студенческой жизни, где большинство студентов могли буквально за ночь изучить историю царской России, или с нуля написать реферат по квантовой физике. Дедлайн стал границей, стимулирующей вовремя выполнить задания.

Виды ограничения по времени и сферы применения

В зависимости от сферы применения суть термина не меняется — только форма, в которой он может реализоваться. Временные рамки применимы ко всем сферам деятельности, но есть незначительные отличия. Обычно они связаны с тем, насколько сложны выполнимые задачи, какой труд используется (ручной, творческий, интеллектуальный), как много людей задействовано и насколько важен корректный срок выполнения.

Дедлайн в рекламе и продажах

Рекламная сфера связана с многими процессами — в одной пиар-кампании может участвовать несколько десятков специалистов или даже организаций разного профиля

Соблюдать временные рамки в маркетинговом бизнесе очень важно, так как промедления или задержки могут свести на нет эффективность рекламы

Крайний срок в законодательстве

Здесь значение данного термина немного меняется — не обязательно наличие каких-либо специалистов или чиновников непосредственно в рабочем процессе, чтобы установить дедлайн. В законодательстве крайний срок означает период, к котором законопроект должен быть готов к окончательному рассмотрению или внедрению.

В журналистике

Несмотря на то, что печатные издания давно ушли в прошлое, новый формат журналов и другой прессы всё равно подразумевает постоянные дедлайны. Сроки устанавливаются для всего — для создания макета, для редактуры статей, для обработки фотографий моделей или товаров. Все процессы тесно взаимосвязаны, ещё больше, чем в сфере маркетинга. Если временные рамки одного из этапов будут нарушены, то под угрозой может оказаться весь проект.

Ограничение времени у программистов

В основном программисты занимаются созданием сайтов и приложений. Что первые, что вторые — сложные комплексные задачи, которые почти невозможно выполнить в одиночку. Именно поэтому у каждого сотрудника, чем бы он ни занимался на проекте, есть временные ограничения. Например, ведущие программисты должны успеть закончить «костяк» сайта, чтобы дизайнеры смогли сдать свою работу, а контентмейкеры — свою.

В сфере управления проектами

В процессах, которые предназначены для управления другими процессами, тоже есть дедлайны и их соблюдение очень важно. Сроки устанавливаются как внутри объектов управления, так и в самой организации

Сопоставить все сроки — непростая задача, для которой может понадобиться отдельный менеджер. Сложность управления в данном случае в том, что даже идеальный руководитель никак не может отвечать за исполнителей в своих подконтрольных проектах.

В кинематографе

Кинематограф представляет из себя сложную структуру, на которой основаны несколько десятков профессий — чтобы убедиться в этом, достаточно попробовать посчитать специалистов в титрах к любому фильму. Дедлайны здесь — каждодневная обыденность. Актёрам нужно уложиться в сроки, специалистам по обработке — подготовить кадры, композитору — написать музыку ещё до начала съёмок и согласовать её. Именно поэтому в киноиндустрии за срыв сроков положены колоссальные штрафы — даже звёздам первой величины.

Временные рамки настолько типичны для кинематографа, что множество фильмов сняты на эту тему — как серьёзных, так и не очень.

Принцип работы дедлайна

Бывали ли у вас в жизни ситуации, когда дедлайн намечен, вы не спеша взялись за работу, а срок сдачи проекта пришёл быстрее, чем вы ожидали? В такой момент большинство людей начинает впопыхах доделывать работу, просиживая ночи без сна, и зарекаясь больше никогда не позволять себе игнорировать строго установленные сроки работы.

Данный подход изначально в корне не верен, и приводит к необратимым последствиям. Дедлайн имеет конкретные принципы работы, следуя которым действительно можно добиться желаемого результата:

Принцип срочности. Если дедлайн заранее отсрочен на пару месяцев, то мы непроизвольно ищем себе оправдания не садиться вовремя за выполнение работы, то и дело находя причины отлынивать от рабочего процесса. Не стоит ставить дедлайны на месяцы вперёд, дайте себе слово разобраться с поставленной задачей в ближайшую неделю. Так вы сможете сдать работу значительно раньше, и у вас появится больше свободного времени;
Принцип уникальности. Помните, что работа над одним и тем же проектом, занимает у разных людей неодинаковое количество времени. Наши суждения, стиль и техника работы отличаются, поэтому дедлайн необходимо устанавливать, исходя из ваших личных способностей;
Принцип достижимости. Часто глобальные проекты пугают нас обилием работы. Психологически мы можем быть не готовы к её выполнению, но не стоит откладывать начало на потом. Разберитесь сразу, какой имеете фронт работ, с чего нужно начинать, какие этапы предстоит пройти. Тогда цель покажется более достижимой, и поэтапно вы разрешите все рабочие моменты;
Принцип осмысленности

Бывают ситуации, когда мы не до конца осознаём важность дедлайна. Создаётся впечатление, будто можно пренебречь всеми сроками, и пустить ситуацию на самотёк

Относитесь серьёзно и осознанно к финишным срокам окончания работы, и у вас не возникнет форсмажорных ситуаций.

Руководствуясь
данными принципами, можно с успехом выполнять всю намеченную работу, и быть
преуспевающим специалистом в своей сфере деятельности.

Дедлайн. Что это такое простыми словами?

Этот термин стал востребованным в обществе относительно недавно. Если говорить простыми словами, то дедлайн – окончательный срок выполнения задания или работы.

Польза и вред дедлайнов

На российской почве дедлайн – это явление, вызывающее скорее негативную реакцию. Мы любим делать все неспешно, а еще лучше вообще ничего не делать, а тут начальство или заказчики со своими сроками. Все это приводит к бессонным ночам, стрессам, головным болям и прочим неприятностям. В Интернете давно гуляет составленная кем-то «Краткая памятка о сроках работы», удивительно точно описывающая ситуацию в российских офисах и учреждениях.

Но если говорить серьезно, то дедлайн – вещь, безусловно, полезная.

1. Грамотные сроки увеличивают производительность
   Исследования показывают, что в корпорациях, где дедлайны – привычная форма работы, производительность труда сотрудников увеличивается. Особенно хорошо себя зарекомендовал метод промежуточных дедлайнов. Наличие конкретного срока сдачи своей части работы мотивирует исполнителя, не дает ему погрязнуть в лени и прокрастинации. Хорошо спланированный проект, разбитый на определенные этапы с четкими и реальными сроками выполнения – залог успешной и качественной работы.
2. Лекарство от прокрастинации
   Психологи считают дедлайны отличным лекарством от вечной привычки все откладывать на потом. Это действенный способ самоорганизации. Четверть офисных сотрудников и фрилансеров страдают приступами прокрастинации, обещая себе и другим, что вот завтра-то уж они как сядут, как поднажмут! На практике в самый последний момент такие горе-работники выдают крайне слабый, «сырой» результат.
3. Эффективный инструмент маркетологов
   Маркетинговый дедлайн прекрасно работает, хотя большинство из нас и осознает, что это манипуляция. Но вот приходит СМС о том, что в магазине косметики только сегодня скидка 50% на помаду, и мы бежим туда покупать то, что еще минуту назад покупать и не планировали. Подобный метод способен увеличить на 10-50% объемы продаж в зависимости от категории товаров.
4. Повышение концентрации
   Психологи заметили, что жесткий дедлайн положительно влияет на концентрацию. Исполнитель, загнанный в жесткие рамки сроков, предельно сосредоточен на поставленной перед ним задаче, у него просто нет времени отвлекаться и «растекаться».
5. Влияние дедлайна на коллектив
   Существует психологический прием, помогающий новому руководителю быстро оценить качества коллектива. Искусственно созданный жесткий дедлайн выявляет все нюансы взаимоотношений в команде – кто реальный лидер или аутсайдер, кто стрессоустойчив или, наоборот, склонен впадать в панику и истерию.

Положительное влияние дедлайнов на рабочие, учебные и бытовые процессы существенны, но без ложки дегтя здесь не обошлось. Все же дедлайн, особенно жесткий, это стресс, и как любой стресс он имеет негативные последствия.

• Слишком сжатые сроки деморализуют исполнителя. Мода на дедлайны начала давать обратный эффект – чем ближе срок сдачи работы, тем хуже производительность. Высокий темп работы изматывает людей, падает мотивация, жесткий график стал восприниматься работниками как лишний стресс. Ужас от приближающегося часа Х парализует многих сотрудников, и они просто перестают что-либо делать вообще.
• Жесткое планирование убивает спонтанность. Элемент творчества присутствует практически во всех видах деятельности человека. Но вдохновение не приходит по расписанию. В истории практически нет примеров прославившихся высокоорганизованных творческих натур. Хотя, есть и исключения. Например, Алексей Рыбников, композитор суперпопулярной «Юноны и Авось» и бесчисленного количества кинофильмов, в одном из интервью признался, что секрет его вдохновения именно в дедлайнах, когда приходится систематически работать.
• Неразумные жесткие сроки убивают качество. Человек втиснется в заявленные рамки, но работа, скорее всего, будет сделана «на отвяжись», халтурно.
• В то же время раздутые сроки расхолаживают исполнителя, включается режим привычной прокрастинации. Рабочий процесс идет рывками, неравномерно, производительность труда и концентрация на проблеме существенно снижаются.

Чтобы лавировать между крайними проявлениями последствий дедлайнов, нужно учиться находить золотую середину. Причем это касается как исполнителей, планирующих свое время, так и дедлайнеров, устанавливающих сроки.