Управление рабочим временем персонала: тайм-менеджмент для сотрудников

Примеры формулирования вопросов и комментариев к планам сотрудника

Пример комментария №1

Задача:

“Внутренние: Ответить Лидам из онлайн-консультанта”

<�ссылка на задачу в системе постановки задач>

Комментарий от руководителя:

“Конкретно этим Лидам отвечать не надо, почта их собирается из формы подписок на рассылку. Задачу необходимо удалить”.

Пример комментария №2

Задача:

“Внутренние: написать инструкцию по использованию сервиса”

<�ссылка на задачу в системе постановки задач>

Комментарий от руководителя:

“Неясно, как будет выполняться задача. Добавьте план инструкции”.

Пример комментария №3

Задача:

“Внутренние: проверка планов Петра и Ивана на неделю и на (ПН)”

<�ссылка на задачу в системе постановки задач>

Комментарий от руководителя:

“Для каждого сотрудника завести отдельный лог (историю комментариев к планам). Пример оглавления см. на сриншоте ниже.

Сриншот оглавления документа с историей обсуждения и комментариев по планам сотрудника

Добавить эту информацию в свой алгоритм (в соотв. раздел “При выходе на работу сотрудника в офис”).

Прислать предложение по вопросу “Неверно указываются сделки к задачам”

Создать для себя общую задачу по этим пунктам, поставить меня в наблюдатели и добавить в план на неделю”.

Пример комментария №4

Задача:

“Внутренние: установить и настроить lastpass для всех сотрудников и себя”

<�ссылка на задачу в системе постановки задач>

Комментарий от руководителя:

“Где результаты алгоритмизации? Есть данные в списке аккаунтов сотрудников?

Если задача “Завершена”, то почему этих данных нет?

Если задача “В процессе” — требуется более подробный план, куда планируете что добавлять”.

Перейти к оглавлению

Почему возникает дефицит времени

Иногда директору может казаться, что ему катастрофически не хватает времени. Дефицит часто возникает из-за психического состояния человека. Он переутомляется, устает, не высыпается или находится в депрессии. Все эти факторы нужно убирать, только в этом случае времени будет хватать.

Существуют определенные правила планирования рабочего времени, но основных всего два:

1. Следует распланировать заранее только шестьдесят процентов своего рабочего времени, а сорок оставить на решение возникающих по мере работы задач. Поэтому нет смысла пытаться расписать свой ежедневник до минуты. Плотность графика негативно сказывается на гибкости выполнения отдельных дел.
2. Все дела нужно разделять на первостепенные, второстепенные и незначительные. В первую очередь сосредоточиться нужно на первостепенных и второстепенных делах, а когда остается время, заниматься малозначительными.

“Для галочки” или “управленческая информация”?

Многие нововведения в компании с течением времени склонны превращаться в бесполезные операции. Сотрудники выполняют некие действия лишь исходя из принципа “у нас так заведено”. Кому нужны эти действия, кто и как использует данную информацию — в компании уже никто не помнит.

В предыдущей статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)” я подробно рассказывал о технологии составления ежедневных и еженедельных планов. Теперь самое время поделиться алгоритмом преобразования “обычного плана” сотрудника в “управленческую информацию”

для руководителя.

Планы имеют свою ценность и без использования их в качестве управленческой информации. Когда сотрудник составляет план работ на день и на неделю, это значительно влияет на рост его продуктивности. А если мы попробуем еще и получить из этого процесса управленческую информацию, то сможем одновременно “убить двух зайцев”.

Переход к еженедельному планированию. Дополнения к алгоритму с учётом еженедельных планов

Общие принципы сохраняются из раздела “Алгоритм разбора ежедневного плана и задач из него” (см

выше).
Так как еженедельный план изначально составляется совместно с начальником, для него НЕ требуется повторный просмотр руководителем в первый рабочий день.
При изучении еженедельного плана необходимо дополнительно обратить внимание на: рациональность распределения времени между проектами, наличие в плане низкоприоритетных задач, резервы времени на непредвиденные работы.
Еженедельное планирование требует большей квалификации, поэтому имеет смысл сначала “отработать” технологию и навыки на ежедневных планах.
Проверять у опытных и одновременно лояльных сотрудников еженедельные планы можно выборочно, 1-2 раза в месяц. Прогноз времени достижения необходимого опыта: 6-8 месяцев.

Перейти к оглавлению

Правила

Тайм-менеджмент – это технология, которая учит умению эффективно управлять своим временем и контролировать его. Выделяют несколько важных правил.

Сегодня – последний день

Представьте, что сегодня последний день. Это позволит вложить все свои силы в накопившиеся дела и быстро их разгрести. Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Мысль о том, что нужно сделать все дела сегодня, чтобы завтра уехать в отпуск, даст положительный психологический настрой на любую деятельность.

Планирование задач

Задачи планировать лучше не в уме, а в своем ежедневнике. Ведь когда они наносятся на бумагу и визуализируются, то практически материализуются. Когда дело сделано, его нужно вычеркнуть из списка и перейти к следующему. Это очень помогает сосредоточиться.

Отсеивание ненужной информации

Руководителю в свой обычный рабочий день приходится выслушивать много информации, большая часть которой ему не пригодится

Поэтому важно приобрести привычку фильтровать поток данных, оставляя нужные и забывая ненужные

Убрать факторы, пожирающие время

Случается, руководители тратят много времени впустую на социальные сети, электронную почту и даже игры в рабочее время. Такое расточительство недопустимо. Ведь эти вещи затягивают, и теряется чувство времени, что вредит работе.

Чтобы полностью сосредоточить внимание на ключевых задачах, нужно отключить все гаджеты и приложения, способные отвлечь вас. А для расслабления можно выбрать определенное четко ограниченное время и тогда заняться соцсетями, почтой и прочим

Не заниматься несколькими делами одновременно

Конечно, иногда каждый сталкивается с необходимостью быть в двух местах одновременно

Но, когда это становится нормой, это рассеивает внимание, и ни одна задача не будет решена как следует. Разумнее выполнять такие задачи по очереди, начиная с первостепенных и заканчивая необязательными

Самые сложные дела выполняются утром, в начале рабочего дня. Не стоит их переносить на день или вечер, ведь именно утром у человека больше всего сил. Когда утром будет сделано самое сложное, остальное уже покажется нетрудным. Хуже, когда трудоемкое дело висит на душе целый день, мешая заниматься второстепенными вещами.

Порядок на рабочем месте

Когда на столе руководителя порядок и все лежит на своих местах, проще собраться с мыслями. А вот бардак и хаос настраивают на рассеянность и лень. Да и когда на столе нагромождение бумаг, то много времени тратится на поиски нужного документа или предмета. Кроме того, рабочее место должно быть удобным и нравиться руководителю. Поэтому не грех заказать себе красивое мягкое кресло и большой стол.

Выходные по необходимости

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье. Появились незагруженные работой дни – смело берите выходные и, например, проводите время с семьей. Отдых помогает человеку собраться с силами и восстановиться для новых свершений. После полноценного выходного дня происходит естественное повышение эффективности использования рабочего времени.

Отдых нужен каждому, и не обязательно, чтобы он приходился на субботу или воскресенье.

Оценка качества планирования руководителем

По итогам просмотра и разбора плана руководителем, обязательно должна быть выставлена оценка и подведены итоги. В рамках итогов полезно отметить: соблюдаются ли стандарты планирования, есть ли тенденции в навыках сотрудника и другие моменты.

Периодичность измерения качества зависит прежде всего от квалификации сотрудника.

Когда сотрудник только начинает планировать, к его ежедневным планам может быть много комментариев руководителя. Однако со временем , как правило, их становится все меньше. Появляется опыт планирование и понимание рабочих процессов. Вы сами заметите, что у более опытных сотрудников в итогах разбора ежедневных планов обычно стоит: “Вопросов нет”. (Как я уже говорил, их планы могут разбираться выборочно).

Перейти к оглавлению

Пример подведения итогов №1

ОБЩИЙ ВЫВОД:

1) Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает не только вопросы, но и риск, что задача будет сделана неэффективным / неоптимальным способом,окажется выполненной не на 100% и/или потребует переделки.

Как этого избежать? В плановые задачи необходимо добавлять ссылку на алгоритм, по которому предполагается действовать и/или краткий план действий.

2) Время на выполнение задач запланировано с чрезмерным резервом.

Пример подведения итогов №2 (для еженедельного плана)

ОБЩИЙ ВЫВОД:

1) У некоторых задач есть план работ, у многих задач он отсутствует: — недостаточно проработаны задачи на этапе планирования.

2) Не уделяется должного внимания “систематизации работы” (регулярность проверок по разным тематикам) и “регламентации повторяемых действий” (добавить вопросы в документ). Из плюсов: поднята очень важная проблема: оценки компетенции руководителей проектов.

Пример подведения итогов №3

ОБЩИЙ ВЫВОД:

1. План составлен на “хорошо” (с учётом планов действий по задачам).

2. Есть резерв времени для решения дополнительных стратегических задач: 2-3 часа.

3. Осталось отработать мелочи и план будет на “отлично”.

Перейти к оглавлению

Надо что-то делать

В результате почти выгорания на работе, как это часто бывает, я ушла в свободное плавание, и, наконец, обрела свободу! Свободу и время, чтобы подумать о своей жизни, о своих истинных мечтах и целях, о том, что я делаю не так, и почему не чувствую удовлетворения от жизни.

Я уже писала об этом в отдельных статьях здесь и здесь. Поиски привели меня в стодневку, которая и помогла понять: чтобы двигаться и чувствовать прогресс в жизни – надо ставить цели и планировать их достижение. Сами цели к тебе на белом коне не прискачут и на блюдечке их тебе тоже никто не принесёт.

Ведь мало просто мечтать, составлять списки ста мечт или визуализировать! Как минимум нужно прилагать хоть какие-то усилия для их достижения.

Продвижение вперед

В качестве примера предлагаю недельный план работы команды из шести человек (команда отвечает за выполнение заказов клиента).

Недельный план работы команды по выполнению заказов

на 1 — 5 мая 2004 года

Понедельник — По предварительным подсчетам, в течение недели предстоит выполнить 90 заказов.

ЗАДАНИЯ:

Сортировка заказов — Джим и Сью.

Упаковка заказов — Хосе и Луи.

Решение проблем клиентов — Мария; Хосе — поддержка.

Отпуск — Сэм.

Среда — Анализ работы и внесение корректив. Собрание.

Пятница — Подготовка отчета о результатах работы за неделю. Собрание.

Как видите, команда разработала процедуру планирования и выполнения работы. В понедельник команда подсчитывает количество заказов, которые предстоит выполнить на этой неделе, и назначает сотрудников на выполнение трех основных задач. Также планируется подменить уходящего в отпуск сотрудника, в среду провести собрание, чтобы проанализировать достижения и внести необходимые коррективы, а в пятницу провести собрание по подготовке недельного отчета. В следующий понедельник будет распланирована работа на новую неделю.

Из-за непрерывного характера работы команда считает целесообразным составлять простой еженедельный план. Благодаря простоте плана члены команды каждую неделю учитывают дополнительные факторы, например, отпуск сотрудников, обучение и тренинги, меняющийся объем работы.