7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела

Методы планирования

Эффективные методики планирования были созданы американскими менеджерами, которые получив большой опыт работы, за определенную плату поделились знаниями. с коллегами. Сарафанное радио набирало обороты, информация оказалась опубликованной в различных журналах ведения бизнеса.

Метод карточек

Автором этого способа планирования является Глеб Архангельский, который считается писателем и директором фирмы по обучению управлению тайм-менеджмента. Для планирования по этому методу рекомендуется лист бумаги А4 разделить на три части, которые будут отличаться друг от друга цветом или картинками.

1. На первом месте должна стоять карточка с темой стратегического характера, на ней должна отображаться важная цель, которую нужно решить в ближайшее время, используя всевозможные ресурсы.
2. Вторая по счету карточка для записей планов и идей на год вперед.
3. Третья включает важные события сегодняшнего дня.

Метод Айви Ли

Чтобы ускорить процесс развития, избавиться от лишних проблем и неверно поставленных целей, автор советует планировать для выполнения не более 6 задач в день, поочередно. Так как человеческие ресурсы на большие возможности не приспособлены.

Суть заключается в расположении по степени доминантной проблемы. Список начинается с первостепенной задачи

Ежедневно стоит ставить в первый пункт самое важное задание. Решать проблемы в таком же порядке, в котором они отображены

Метод оценок

В процессе систематизации дел главные заботы порой теряются среди второстепенных. Следовательно, они не были выделены в приоритетном списке

Продолжительный, насыщенный событиями день может сбить с важной цели

Суть

На чистом листе написать несколько цифр от 0 до 2, где отобразить уровень важности. Чем выше бал, тем доминантней цель

Например, 0 – подготовить вещи к завтрашнему дню, положить в сумку спортивную форму, обувь, 1- сделать домашнюю работу по предметам,2- выучить материал, необходимый для решения завтрашней контрольной работы по химии, физике, русскому и.тд.

Ежедневные обязанности, лежащие на ученике: вымыть пол, убрать в помещениях должны отображаться в нулевом пункте. Список можно расширять.

Несвоевременное выполнение основных задач, сильно влияет на жизнь, часто приводит к дискомфорту. 

Метод 1–3–5

Методом 1-3-5 поделился со своими читателями известный американский блогер Крис Гильбо. Его суть заключается в том, что на один день не стоит планировать больше девяти дел. Это позволяет выполнить намеченное без напряжения и не выбиваясь из сил.

Все задания следует разделить по степени важности на три позиции по такой системе:

первое – самое важное, надо выполнить немедленно;
три следующих – неотложные, которые разрешаются в течение рабочего дня;
остальные пять — менее значительные, можно выполнить по возможности.

GTD — Getting Things Done

С английского языка переводится как, доведение дел до конца. Автор — американский менеджер Аллен. В своих произведениях он писал, чтобы качественно исполнять долг и готовиться к учебе, рекомендуется не зацикливаться на отвлекающих вещах, например, долго гулять, много говорить по телефону, обсуждать классные события, отношение к вам преподавателей, сокурсников, одноклубников, одноклассников. Способ идеально подходит для ведения ежедневника.

Эффективность методики зашкаливает, но, чтобы ежедневно ей пользоваться нужно привыкнуть к системе. В различных геометрических фигурах отображаются определённые задания, которые нужно выполнить.

1. Восклицательный знак – доминантная цель, которую нужно решить в срочном порядке.
2. Кружок с галочкой – вопрос решен или отменен.
3. Пустой круг – цель, которую предстоит выполнить.
4. Кружок со стрелкой – задание дано на выполнение другому сотруднику.
5. Круг с поперечно поставленной полосой – цель решается сейчас.
6. Круг с точкой в центре – не забыть о выполнении задания.

Список задач (или to-do list)

В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).

Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.

Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.

Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.

Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.

Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части

Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:

• А — важные и срочные дела (требуют немедленного внимания);
• В — важные, но не срочные (дела на долгосрочную перспективу);
• С — срочные, но не важные (ими стоит заняться в последнюю очередь);
• D — не срочные и не важные.

Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.

Алгоритм планирования на каждый день

При планировании времени рабочего дня:

• расставляются приоритеты;
• выбираются наиболее важные задачи;
• ищутся наилучшие варианты решения задач;
• распределяется деятельность для свободного времени.

Расставлять приоритеты важно. Это позволяет заблаговременно выделить вопросы, требующие срочного решения, и отсеять проблемы, которые не имеют на данный момент смысла

Как и информация, время сегодня имеет большую ценность, и впустую распыляться им глупо.

Похожий смысл имеет этап выбора важнейших задач, только планирование ограничено одним рабочим днем. Необходимо выбрать, что в пределах этого периода требует срочного решения, а что может подождать.

Важным пунктом является и выбор наилучших вариантов решения проблем. При этом должны учитываться и скорость, и максимальное качество выполнения.

Наконец, грамотное планирование включает в себя и распределение свободного времени. Например, у вас в течение рабочего дня есть пара часов, которые можно потратить на самообразование, совершенствование рабочего проекта. А можно просто сообщить о свободном времени своему начальнику. Будьте уверены — он найдет для вас работу.

Как распределять время правильно, чтобы все успевать

Большинство из нас беспокоит вопрос «Как распределять время так, чтобы оно помогало выполнять запланированные дела и приносило существенные результаты?».

Очень часто возникает проблема нехватки времени. Вы постоянно задаетесь вопросом: куда оно уходит и почему его всегда не хватает? Ответ простой – вы неправильно расставляете приоритеты на что тратите свое время в течение дня. Очень часто вы нагружаете себя пустыми задачами, которые не приносят пользы, а только отнимают силы и энергию

Поэтому очень важно ценить время и учиться распределять его правильно на важные дела

Существует много техник и методов, как научиться рационально планировать свое время, чтобы все успевать. Очень популярной сегодня является наука тайм-менеджмента.

Советы по составлению дневного плана

Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:

• Время составления плана. Лучше составлять заранее: или накануне вечером, или утром. Для того чтобы была возможность его пересмотреть и внести коррективы.
• Подведение итогов дня. Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов за день. Проанализируйте, что удалось сделать, что вызвало сложности и, как улучшить процесс реализации задач.

Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

Составьте список дел, которые нужно выполнить. Включите мелкие дела и крупные.
Разделите дела на группы

Критерии для сортировки разные, например, важность и срочность (принцип деления описан выше). К важным отнесите те дела, которые приведут к достижению целей

Их выполните в первую очередь. Если какие-то задачи требуют немедленного выполнения, начинайте с них.
Пронумеруйте дела по очередности выполнения.
Используйте пометки для распределения дел по важности (символы или раскраску цветами).
Запланируйте выполнение дел на определенное время. Оставляйте запас на случай непредвиденного.
Не планируйте много дел на один день. Планируйте 1-3 важных дела, которые нужно выполнить в любом случае. А остальные, если успеете.
Распределяйте дела на неделю равномерно.

Пример составления плана на день

Примерный план на день выглядит так:

• 6.00-подъем;
• 6.00-6.30 – душ, зарядка;
• 6.30-7.00 –лёгкий завтрак;
• 7.00-7.40-сборы на работу;
• 8.30-12.30 – работа в офисе;
• 12.30-13.15 – обед (здоровая пища), небольшой отдых;
• 13.30 – 15.00 – работа в офисе;
• 15.00-15.15 – кофе-пауза/прогулка на воздухе;
• 15.15-17.30 – рабочая встреча;
• 17.30 – 18.30 – заехать в магазин за продуктами, дорога домой;
• 18.30 – 19.30 – приготовить ужин, поужинать;
• 19.30 – 21.00 – время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 – 21.30 – прогулка перед сном;
• 21.30 – 22.00 – душ;
• 22.00 – 23.00 – чтение/музыка;
• 23.00 – крепкий здоровый сон.

Этот образец распорядка дня можете взять за основу.

Не пишите в список рутинные дела

Дела, которые выполняются в любом случае (собраться на работу, приготовить завтрак и т.д.) записывать нет смысла. Это только будет визуально загромождать список и пугать объёмами работы.

Если пользуетесь приложениями для планирования, классный лайфхак — составить список повторяющихся дел и выставить соответствующую периодичность их выполнения. Это одна из самых полезных функций в приложениях, потому что помогает сэкономить много времени на планировании, и ничего не теряется из виду.

У меня в таком списке «выпить витамины», «проверить электронную почту», «опубликовать пост», «оплатить счёт», «пройти урок испанского» и т.д.

Продолжительность рабочего времени

Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю в соответствии с частью 2 статьи 91 ТК РФ.

В силу закона или по договоренности с сотрудником может быть установлена другая продолжительность рабочего времени.

Сокращенное рабочее время

Сокращенное рабочее время предоставляется отдельным категориям работников в силу закона:

• несовершеннолетним до 16 лет – до 24 часов в неделю;

• несовершеннолетним с 16 до 18 лет – во время каникул не более 7 часов в день, в течение учебного года не более 4 часов в день;

• инвалидам – согласно медицинскому заключению;

• медицинским работникам – от 24 до 39 часов в неделю в зависимости от трудовых обязанностей;

• педагогам-психологам – 36 часов в неделю;

• женщинам, работающим в районах Крайнего Севера или в сельской местности, – не более 36 часов в неделю;

• работникам с вредными или опасными условиями труда (III и IV степень) – до 36 часов в неделю;

• другим.

Установление сокращенного рабочего времени не отражается на размере заработной платы. Исключение – несовершеннолетние. Размер их заработной платы может рассчитываться пропорционально отработанному времени.

Неполное рабочее время

Неполное рабочее время оформляется по соглашению между работодателем и работником. С сотрудником заключается договор на неполную ставку. Оплата труда производится пропорционально отработанному времени.

Есть три вида неполного рабочего времени:

• неполный рабочий день;

• неполная рабочая неделя;

• смешанный.

При неполном рабочем дне (смене) сотрудник работает всю рабочую неделю, но с неполным рабочем днем. Например, 5 дней в неделю по 4 часа.

Сотрудник, работающий на неполной рабочей неделе, выполняет трудовые обязанности в течение полного рабочего дня, но несколько дней в неделю. Например, по 8 часов в день с понедельника по четверг.

При смешанном виде неполного рабочего времени сотрудник выполняет свои обязанности несколько дней в неделю по несколько часов. Например, 3 дня в неделю по 5 часов в день.

Как распределять время правильно, чтобы все успевать

Большинство из нас беспокоит вопрос «Как распределять время так, чтобы оно помогало выполнять запланированные дела и приносило существенные результаты?».

Очень часто возникает проблема нехватки времени. Вы постоянно задаетесь вопросом: куда оно уходит и почему его всегда не хватает? Ответ простой – вы неправильно расставляете приоритеты на что тратите свое время в течение дня. Очень часто вы нагружаете себя пустыми задачами, которые не приносят пользы, а только отнимают силы и энергию

Поэтому очень важно ценить время и учиться распределять его правильно на важные дела

Существует много техник и методов, как научиться рационально планировать свое время, чтобы все успевать. Очень популярной сегодня является наука тайм-менеджмента.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

1. Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.

2. GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:

3. Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня, а затем идите по ветвям, пытаясь равномерно достичь “ядра” вашего дерева.

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

Вредные и опасные условия труда

Федеральными законами установлены следующие виды работ, обязывающие работодателя установить для занятых на них сотрудников сокращенную рабочую неделю:

• работы с химическим оружием (Федеральный закон от 7 ноября 2000 г. № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием»). Для этих работников установлена 24- или 36-часовая рабочая неделя. Помимо этого, им полагаются установленные на федеральном и региональном уровне компенсации и льготы;
• работа в медицинских учреждениях (статья 350 ТК РФ). Для медработников установленная продолжительность рабочего времени составляет 39 часов в неделю. В зависимости от должности (специальности) и условий труда продолжительность рабочей недели может быть сокращена до 36 часов, 33 часов или 30 часов (Постановление Правительства РФ от 14 февраля 2003 г. № 101 «О продолжительности рабочего времени медицинских работников в зависимости от занимаемой ими должности и (или) специальности»;
• работа в медучреждениях, связанная с непосредственным проведением рентген-терапии и рентген-облучения препаратами в радиологических кабинетах и лабораториях. Для этих работников установлена продолжительность рабочей недели, равная 24 часам;
• работа в медучреждениях, ветеринарных учреждениях, предполагающая взаимодействие с людьми или животными, больными туберкулезом, или производство и хранение продуктов животноводства. Для этих работников установлена рабочая неделя продолжительностью 30 часов (Федеральный закон от 18 июня 2001 г. N 77-ФЗ «О предупреждении распространения туберкулеза в Российской Федерации»);
• работа в учреждениях здравоохранения, предполагающая проведение диагностических и лечебных мероприятий в отношении ВИЧ-инфицированных пациентов или работу с инфицированными ВИЧ биоматериалами. Им полагается сокращенная рабочая неделя продолжительностью 36 часов (Постановление Правительства РФ от 3 апреля 1996 г. № 391);
• работа в образовательных учреждениях, связанная с повышенной интеллектуальной и нервной нагрузкой. Для таких работников установлена 36-часовая рабочая неделя; в зависимости от должности/специальности с учетом особенностей труда продолжительность их рабочего времени (нормы часов педагогической работы за ставку заработной платы) устанавливается Правительством РФ (стать 333 ТК РФ);
• летная работа в качестве членов экипажей воздушных судов гражданской авиации. Для данных категорий работников установлена максимальная продолжительность;
• рабочей недели, равная 36 часов (Постановления Минтруда России от 12 июля 1999 г. № 22).

Перечень профессий и должностей с вредными условиями труда, при наличии которых работодатель обязан установить для занятых в них работников сокращенное рабочее время, приведен в списке, утвержденном Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. № 298/П-22) в соответствии с:

• Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих;
• Квалификационным справочником профессий рабочих, работников связи и младшего обслуживающего персонала, не вошедших в Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
• Единой номенклатурой должностей служащих.

Продолжительность сокращенного рабочего дня в этом случае будет определяться следующим образом:

• 8 часов — при 36-часовой рабочей неделе;
• 6 часов — при 30-часовой рабочей неделе;
• 6 часов — при меньшей продолжительности рабочей недели.

При этом, если профессия или должность, занятая работником, отсутствуют в указанном выше списке, но работник в какие-то дни выполнял работу во вредных или опасных условиях труда, то в соответствующие даты продолжительность его рабочего дня должна не превышать установленной для работников, выполняющих эту работу постоянно.

Если же работники исполняли различные виды работы, включая, но не ограничиваясь работами во вредных и опасных условиях труда, и провели в этих условиях более половины рабочего дня, то он не может длиться более шести часов. Законом работодателю предоставлено право самостоятельно расширять список должностей и профессий работников, которым положена сокращенная продолжительность рабочего времени, если, по его мнению, условия труда являются вредными или опасными.

Распечатать шаблон планера на день

Начать учиться планированию можно с дневного расписания. Попробуйте составить список дел с разбивкой по часам на завтрашний день: для этого выпишите все свои задачи на завтра, а затем занесите на соответствующий час с нужными пометками.

Так, у вас на руках окажется полноценный ежедневник на день размером A4. Оне не занимает много места в сумке, и всегда помогает сориентироваться по встречам и другим делам буквально за пару секунд.

Вот так выглядит шаблон планера на день:

Стильный и минималистичный шаблон подойдет всем новичкам планирования. Для работы по этому планеру мы рекомендуем воспользоваться техникой тайм менеджмента Pomodoro: чередуйте 25- и 5-минутные периоды времени, выделяя 25 на работу, а 5 — на отдых. После четырех таких чередований вам необходимо взять длинную паузу на 10 минут. Подробнее о методике смотрите видео чуть ниже:

Хотите этот печатный шаблон? Жмите на кнопку «Скачать шаблон»:

Распорядок дня студента во время каникул

Каникулы для школьников и студентов – это время, когда можно выспаться, отдохнуть, провести время с пользой для себя.

Но и в этот период не стоит забывать о распорядке дня.

И во время учебы, и на каникулах нужно как можно чаще гулять на свежем воздухе

Для чего стоит соблюдать распорядок дня в период каникул:

Здоровье. Нарушение режима дня (поздний подъем, нарушенный сон), нарушение режима питания – все это неблагоприятным образом сказывается на деятельности всех систем организма, которые постепенно начинают привыкать к подобному ритму, и по возвращении на учебу будет сложно восстановить нормальный режим.
Здоровый сон. Даже в период каникул не стоит ложиться под утро и спать до обеда, даже если вы можете себя такое позволить

Организму важно получать ежедневный полноценный сон, который начинается до полуночи. При подобном раскладе вы будете чувствовать себя бодро на протяжении всего дня.
Правильное питание

Перекусы, плотный обед один раз в день преимущественно в вечернее время, большое количество вредной пищи – все это негативным образом сказывается на здоровье. Правильный режим питания, который включает завтрак, обед и ужин – это то, от чего нельзя отказывается ни при каких обстоятельствах.
Успешность. Даже находясь на каникулах, многие студенты заняты работой, разработкой каких-то научных проектов, подготовкой к конкурсам и т.д., и наличие четко распланированного дня позволит рационально использовать свое время и быстрее достичь поставленной цели.

Правильный режим дня даже во время студенческих каникул – это залог эффективной работы в следующем семестре. Самодисциплина и самоорганизованность – это основные качества, которые присущи каждому успешному человеку.

Приблизительный распорядок дня студента на каникулах:

• 7:30 — 8:30 — пробуждение, гимнастика; 
• 8:30 — 9:00 — водные процедуры;
• 9:00 — 9:30 — завтрак;
• 9:30 -12:00 — образование. В этот период можно начать подготовку к следующему семестру, просмотреть предметы, примерный план обучения, выявить проблемы в своих знаниях по уже имеющимся дисциплинам;
• 12:00 -12:30 — отдых, перекус;
• 12:30 -14:00 — свободное время. Лучше всего провести его на свежем воздухе, занимаясь какой-либо активной деятельностью;
• 14:00 -14:30 — обед; 
• 14:30-16:30 — чтение. Какую литературу читать – это уже предпочтение каждого человека индивидуально; 
• 16:30 -17:00 — перекус;
• 17:00 — 19:00 — занятия спортом; 
• 19:00 — 19:30 — ужин;
• 19:30 — 22:30 — свободное время, которое можно посвятить встрече с друзьями, просмотру фильма и т.д.;
• 22:30 — 23:00 — подготовка ко сну, сон.

Это приблизительный распорядок дня для студента. Конечно, в каждом индивидуальном случае он будет меняться, но такие основные аспекты, как сон, прием пищи и время для отдыха, необходимо сохранять при любых коррективах данного плана.

Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского  – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

Каждый день с утра составлять список дел.
Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Как правильно распределять рабочее время?

Научившись правильно распределять время в личной жизни, вы с легкостью станете применять те же способы и на работе с небольшими поправками:

1. Придя на работу будьте сосредоточены именно на своих трудовых обязанностях. Отложите все чаепития и разговоры по душам с коллегой. Используйте утро максимально эффективно;
2. Откажитесь от использования интернета и мобильного телефона, если это не противоречит вашим трудовым обязанностям. Так как это и есть основные поглотители времени;
3. Наведите порядок на столе и вокруг вас, так вы будете знать где и что вовремя можно взять и посмотреть, в голове будет порядок;
4. Заведите ежедневник. Вписывайте туда свои ежедневные обязанности и задачи, поставленные на планерке и присваивайте им приоритеты;
5. Утром лучше всего заняться делом, которое вы долго откладывали или которое вам не по душе;
6. Не стоит браться за одновременное выполнение нескольких задач. Это отбирает энергию и время;
7. Имея свой ворох планов не нужно помогать коллегам с их делами. В этом случае лучше один раз грамотно научиться отказывать;
8. При возможности разделяйте дела на те, которые вам необходимо сделать самому и те, которые вы можете перепоручить подчиненным или коллегам.

Помните, что ближе к вечеру ваша энергия иссякает и на выполнение задачи затрачивается гораздо больший ресурс. Поэтому планируйте рабочий день грамотно.

Какие недостатки у бумажных средств планирования времени

Ежедневники не справляются с реально высоким потоком дел. Когда дел всего пара в день, то всё выглядит отлично. Как только дела начинают прибавлять в количестве, например, от 10 штук в день, то начинается хаос.
Все странички ежедневника покрываются слоем ваших исправлений. Если неподготовленный человек взглянет на расписание, он не сможет установить естественный порядок дел.
Где-то мелким почерком дописаны новые сведения, где-то нарисованы стрелочки, некоторые задания вычеркнуты, некоторые вставлены между строк.
Вторым недостатком «теплых ламповых» инструментов является их невосстановимость. Вы можете забыть их в такси, оставить в кафе, потерять на улице, залить кофе в конце концов. Самое опасное не в том, что ваши планы кто-то найдёт, а в том, что вы останетесь без планов.
Эти сложности наводят на простую мысль: приложения для планирования времени гораздо удобнее и защищённее от человеческих ошибок.

Основы грамотного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.

Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:

Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове. Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» — дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков. Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра)

Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения

Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале. Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней

Заключение

Когда вы наберетесь опыта, времени не станет больше, но вы научитесь правильно им пользоваться. А еще планировать, делиться задачами с коллегами и не забывать про возможные риски. Чем раньше вы начнете учиться, тем быстрее станете крутым менеджером проектов.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

• Живая обратная связь с преподавателями
• Неограниченный доступ к материалам курса
• Стажировка в компаниях-партнёрах
• Дипломный проект от реального заказчика
• Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы